【Salesforce】Kanban表示が一部ユーザーだけ見えない時のレポート条件と項目設定の直し方

SalesforceのKanban表示は、商談やケースなどのレコードをステージやステータスごとに視覚的に管理できる便利な機能です。しかし、一部のユーザーだけKanban表示が表示されず、業務に支障をきたすことがあります。この問題は、レポートの共有設定や権限、表示項目の設定に起因することが多く、適切な切り分けと修正で解消できます。本記事では、Kanban表示が見えなくなる原因を整理し、具体的な直し方をステップごとに解説します。Salesforce管理者やキーユーザーの方は参考にしてください。

1. Kanban表示が見えない原因を切り分ける

Kanban表示が特定のユーザーだけ見えない場合、原因は主に3つの領域に分けられます。まず、レポートそのものが表示されていないのか、レポートを開いてもKanban表示ボタンが表示されないのか、あるいはKanban表示内の項目が正しく見えないのかを確認してください。それぞれの症状によって疑うべき設定が異なります。

レポートの共有設定の問題

Kanban表示はレポートを基盤として動作します。ユーザーが対象のレポートにアクセスできない場合、Kanban表示を開くことすらできません。レポートフォルダの共有設定で、当該ユーザーまたはその所属するグループ・ロールに「参照」権限が付与されているかを確認してください。レポートが「すべてのユーザーに公開」されていても、フォルダ単位のアクセス制限で見えなくなるケースがあります。

プロファイル・権限設定の問題

レポートを開けるにもかかわらずKanban表示ボタンが表示されない場合、ユーザーのプロファイルまたは権限セットに「レポートの作成とカスタマイズ」権限が不足している可能性があります。Kanban表示はレポート機能の一部であり、この権限がないとKanban表示を実行できません。また、「API 有効」権限も必要になる場合があるため、併せて確認してください。

表示項目の権限の問題

Kanban表示で使用する項目(例:商談の「フェーズ」やケースの「ステータス」)が、ユーザーのフィールドアクセス権で参照不可になっていると、Kanban画面に項目が表示されなかったり、エラーになったりします。特にカスタム項目を使用している場合、プロファイルや権限セットで「参照」権限が付与されているか確認する必要があります。

原因	症状	対処法
レポートフォルダ未共有	レポート一覧に該当レポートが表示されない	フォルダ共有設定でユーザーまたはグループを追加する
プロファイル権限不足	レポートは開けるがKanban表示ボタンがない	プロファイルまたは権限セットで「レポートの作成とカスタマイズ」権限を付与する
表示項目のフィールド権限なし	Kanban表示が開かない、または項目が空欄になる	フィールド権限で対象項目を「参照可能」にする
ページレイアウトに項目がない	Kanban表示内の特定項目が表示されない	該当オブジェクトのページレイアウトに項目を追加する

2. レポート条件の確認と修正手順

まずはレポートの共有設定と表示条件を確認します。以下の手順で進めてください。

1. 問題が発生しているユーザーでSalesforceにログインし、レポートタブを開きます。
2. Kanban表示で利用したいレポートが一覧に表示されるか確認します。表示されない場合は、レポートフォルダの共有設定を疑ってください。
3. 設定画面(歯車アイコン→設定)に移動し、「レポートフォルダ」を検索します。該当レポートが格納されているフォルダを開き、「共有」ボタンをクリックします。
4. ユーザーまたはロール・グループを追加し、「参照」権限を付与します。すでに権限があるにもかかわらず見えない場合は、権限の継承やグループ階層を確認してください。
5. レポートが一覧に表示されるようになったら、レポートを開き、「Kanban表示」ボタンが画面上部に表示されているか確認します。ボタンがない場合はプロファイル権限が不足しています。
6. レポートを開いた時に「表示項目」にKanbanで使用したいフィールドが含まれているか確認します。レポートの編集画面で「表示項目の追加」から必要なフィールドを追加してください。

なお、Kanban表示に対応するレポートは、グループ化が可能なテーブル形式のレポートです。折れ線グラフや棒グラフのレポートではKanban表示を使用できません。レポートタイプを確認し、必要に応じてレポートを作り直してください。

3. 項目設定とページレイアウトの直し方

表示項目のフィールド権限

Kanban表示で使用する項目(例:商談.フェーズ、ケース.ステータス)が、ユーザーのプロファイルまたは権限セットで参照可能になっているか確認します。設定画面から「プロファイル」または「権限セット」を開き、該当オブジェクトのフィールドアクセス権を開きます。Kanban表示で使う項目に「参照」チェックが入っていない場合はチェックを入れます。注意点として、カスタム項目はデフォルトで参照不可になっていることが多いため、特に注意が必要です。

ページレイアウトへの項目追加

Kanban表示で項目を表示するためには、その項目が少なくとも1つのページレイアウトに含まれている必要があります。ページレイアウトに項目が存在しない場合、画面上に値が表示されないことがあります。設定画面から該当オブジェクトの「ページレイアウト」を開き、Kanban表示で使用する項目を適切なセクションにドラッグ&ドロップで追加してください。この操作は管理者権限が必要です。なお、ページレイアウトに項目がなくても、フィールド権限さえあればKanban表示は「空欄」として表示されるケースもありますが、確実に表示させるためにはページレイアウトにも追加しておくことを推奨します。

4. 失敗パターンと注意点

よくある失敗パターンとして、レポートの「表示項目」にKanbanで使いたいフィールドを追加し忘れるケースがあります。たとえば、商談のKanban表示でフェーズ別に表示したいのに、レポートの列にフェーズが含まれていないと、正常にグループ化できません。また、Kanban表示はレコードをグループ化する際に「グループ化基準」として指定した項目が必要です。レポート編集時に「グループ化」の設定を確認し、正しい項目が選択されているか確認してください。

別の失敗パターンとして、権限設定を変更したにもかかわらず、キャッシュが原因で反映に時間がかかることがあります。その場合は、ユーザーにSalesforceからログアウトして再ログインしてもらうか、24時間程度待ってから再度確認してください。また、複数の権限セットが割り当てられている場合、競合が発生することがあります。権限セットの優先順位や、プロファイルの設定との重複をチェックしてください。

5. 管理者へ確認する情報

トラブルシューティングを進める際に、管理者に以下の情報を伝えると迅速な解決につながります。

• 問題が発生しているユーザーのユーザー名またはメールアドレス
• そのユーザーに割り当てられているプロファイル名と権限セット名
• 使用しているレポートの名前とレポートタイプ
• Kanban表示で使用しようとしている項目(フィールド名)
• 現象の詳細:レポートが見えない、Kanbanボタンがない、項目が表示されないなど

これらの情報をもとに、管理者はレポートフォルダの共有、プロファイル権限、フィールドアクセス権、ページレイアウトを順に確認できます。特に、管理者しか操作できない設定(プロファイルや権限セットの変更)については、管理者に依頼する必要があります。

6. よくある質問

Q1. Kanban表示はどのレポートタイプで使えますか?
A. Kanban表示は、テーブル形式でグループ化されたレポートで使用できます。具体的には、標準の「レポート」タブで作成する、グループ化ありのテーブルレポートが対象です。グラフレポートやマトリックスレポートでは使用できません。また、レポートタイプは「商談」「ケース」「リード」「カスタムオブジェクト」など、グループ化可能な項目を持つオブジェクトであれば利用可能です。

Q2. レポートに必要な項目はすべて表示項目に含めなければなりませんか?
A. Kanban表示で「グループ化基準」として使用する項目は必ずレポートの表示項目に含めてください。また、Kanbanカードに表示したい項目も表示項目に追加することで、カード内に値が表示されます。ただし、表示項目に含めなくても内部的に利用できるケースもありますが、トラブルを避けるために必要な項目はすべて表示項目に追加することをお勧めします。

Q3. 権限を設定したのにすぐに反映されません。どうすればよいですか?
A. Salesforceでは権限変更が完全に反映されるまでに数分から数時間かかることがあります。ユーザーに一度ログアウトしてもらい、しばらく待ってから再ログインすることで反映される場合があります。また、組織のキャッシュ設定によっては最大24時間かかることもありますので、まずは翌営業日まで待ってから再度確認してください。

7. まとめ

Kanban表示が一部ユーザーだけ見えない問題は、レポート共有、権限、項目設定の3つの観点から切り分けることで解決できます。最初にレポートフォルダの共有設定を確認し、次にプロファイルや権限セットの権限をチェックし、最後にフィールドアクセス権やページレイアウトを確認してください。それぞれの設定は管理者でなければ変更できないものもあるため、社内のSalesforce管理者と連携しながら進めることが重要です。適切な設定変更を行えば、すぐにKanban表示を利用できるようになります。