【Teams】管理センターで会議後のPost-Meetingサーベイを自動配信する手順

Microsoft Teams会議の終了後、参加者にアンケートを自動で送信したいと考えていませんか。

会議の振り返りや改善点把握に役立つPost-Meetingサーベイですが、手動での送信は手間がかかります。

この記事では、Microsoft Teams管理センターを使って、会議終了後に自動でアンケートを配信する手順を解説します。

組織全体の会議体験を向上させるための設定方法を、具体的に理解できるでしょう。

Teams管理センターでPost-Meetingサーベイを自動配信する仕組み

Microsoft Teamsでは、会議の体験を向上させるために様々な設定が用意されています。Post-Meetingサーベイ機能もその一つです。

この機能を使うと、会議終了後に参加者へ自動的にアンケートが送信されます。これにより、会議の満足度や改善点に関するフィードバックを効率的に収集できます。

この自動配信は、Teams管理センター内の「会議ポリシー」設定を通じて行われます。管理者は、組織全体または特定のユーザーグループに対して、この機能を有効化・無効化できます。

設定が完了すると、会議参加者は会議終了後、OutlookまたはTeamsの通知を通じてアンケートへの回答を求められます。回答内容は、会議の主催者や関係者が確認し、今後の会議運営に活かすことが可能です。

この機能は、会議の質を継続的に改善し、より生産的なコミュニケーションを実現するための強力なツールとなります。

Post-Meetingサーベイを有効化する会議ポリシー設定手順

Post-Meetingサーベイを自動配信するには、Teams管理センターで会議ポリシーを編集する必要があります。

この設定は、Teamsのグローバル管理者またはTeamsサービス管理者権限を持つユーザーのみ実行できます。

1. Teams管理センターにサインインする
   WebブラウザでTeams管理センター(admin.teams.microsoft.com)にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 会議ポリシー設定画面に移動する
   左側のナビゲーションメニューから「会議」を選択し、次に「会議ポリシー」をクリックします。
3. 既存のポリシーを編集または新規作成する
   既存のポリシーを編集する場合は、一覧から対象のポリシー名をクリックします。組織全体に適用したい場合は、デフォルトポリシー(例: グローバル(組織全体に適用))を編集するのが一般的です。新規にポリシーを作成する場合は、「ポリシーの追加」ボタンをクリックします。
4. サーベイ設定項目を探す
   ポリシー設定画面をスクロールダウンし、「会議」セクションまたは関連するセクションを探します。「会議の終了時に参加者にアンケートを表示する」といった項目が見つかるはずです。
5. アンケート表示を有効にする
   該当する項目のトグルスイッチを「オン」または「有効」に切り替えます。
6. 設定を保存する
   画面下部にある「保存」ボタンをクリックして、変更内容を保存します。

ポリシーの変更は、組織全体に反映されるまでに時間がかかる場合があります。通常は数時間以内ですが、最長で24時間程度かかることもあります。

特定のユーザーまたはグループにポリシーを適用する

組織全体ではなく、特定のユーザーやグループにのみPost-Meetingサーベイ機能を適用したい場合は、カスタムポリシーを作成して割り当てる必要があります。

1. カスタムポリシーを作成する
   「会議ポリシー」画面で「ポリシーの追加」をクリックし、新しいポリシーを作成します。ポリシー名(例: “Post-Meeting Survey Enabled Policy”)を分かりやすく付けます。
2. サーベイ機能を有効にする
   前述の手順5と同様に、「会議の終了時に参加者にアンケートを表示する」項目を「オン」にします。その他の設定は必要に応じて調整します。
3. ポリシーを保存する
   作成したカスタムポリシーを保存します。
4. ユーザーまたはグループにポリシーを割り当てる
   左側のナビゲーションメニューから「ユーザー」を選択し、ポリシーを適用したいユーザー名をクリックします。
5. ポリシー設定を変更する
   ユーザー編集画面で「ポリシー」タブを選択し、「会議ポリシー」の横にある「編集」ボタンをクリックします。
6. カスタムポリシーを選択して保存する
   ドロップダウンリストから、先ほど作成したカスタムポリシーを選択し、「保存」をクリックします。

グループにポリシーを割り当てる場合は、Teams管理センターの「グループ」機能を利用して、セキュリティグループやMicrosoft 365グループにポリシーを関連付けることも可能です。これにより、多数のユーザーへの設定管理が容易になります。

Post-Meetingサーベイの確認と回答方法

Post-Meetingサーベイ機能が有効になると、会議参加者は会議終了後にアンケートを受け取ります。

参加者側のアンケート受信と回答手順

会議が終了すると、参加者のOutlook受信トレイまたはTeamsの通知に、会議に関するアンケートへのリンクが届きます。

1. アンケート通知を確認する
   会議終了後、Outlookの受信トレイに「会議のフィードバック」といった件名のメールが届きます。Teamsを使用している場合は、Teamsのチャットやアクティビティフィードにも通知が表示されることがあります。
2. アンケートリンクをクリックする
   メールまたは通知内の「アンケートに回答する」などのボタンをクリックします。
3. アンケートに回答する
   表示されたアンケートフォームに、会議に関する質問(例: 会議の目的は達成されましたか?、進行はスムーズでしたか?)に回答します。
4. 回答を送信する
   全ての質問に回答したら、「送信」ボタンをクリックします。

このアンケートは、Microsoft Formsを使用して作成・管理されます。そのため、回答者はMicrosoftアカウントでサインインしている必要はありません。匿名での回答も可能です。

会議主催者・管理者のフィードバック確認方法

会議の主催者や管理者は、収集されたアンケート結果を確認できます。

1. Microsoft Formsにアクセスする
   アンケート結果は、Teams会議のチャットタブに表示される「フィードバック」セクション、またはMicrosoft Formsのウェブサイト(forms.office.com)で確認できます。
2. 会議ごとの結果を表示する
   Teams会議のチャットタブに表示されたフィードバックセクションでは、その会議固有のアンケート結果が直接表示されます。
3. Formsで詳細を確認する
   Microsoft Formsでは、作成されたアンケート一覧から該当するアンケートを選択し、回答数、平均スコア、個々の回答内容などを詳細に確認できます。
4. 結果を分析・活用する
   収集したデータを分析し、会議の運営方法や内容の改善に役立てます。必要に応じて、Excelへのエクスポート機能も利用できます。

これにより、会議の質を客観的なデータに基づいて評価し、継続的な改善サイクルを回すことが可能になります。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams(v2)と従来Teamsでは、インターフェースや一部機能の配置に違いがありますが、Post-Meetingサーベイ機能の基本的な設定方法や動作原理に大きな変更はありません。

Teams管理センターのURLや、会議ポリシーの設定項目、ユーザーへの割り当て手順などは、基本的に同じです。新しいTeams(v2)でも、上記の手順でPost-Meetingサーベイを有効化できます。

ただし、新しいTeams(v2)では、よりモダンなUIデザインが採用されており、設定画面の見た目が若干異なる場合があります。しかし、機能名称や設定項目自体は踏襲されているため、戸惑うことは少ないでしょう。

会議終了後に参加者に届くアンケートの形式や、主催者が結果を確認するインターフェースにも、大きな変更はありません。

新しいOutlookと従来Outlookでの違い

Post-Meetingサーベイ機能は、会議終了後に参加者のOutlookにアンケートメールを送信する形で機能します。この点において、新しいOutlookと従来Outlookでの根本的な違いはありません。

どちらのバージョンのOutlookを使用していても、会議主催者がTeams管理センターでサーベイ機能を有効にしていれば、参加者は会議終了後にアンケートメールを受信します。

ただし、新しいOutlookはWeb版Outlookの機能を取り込んだモダンなインターフェースであり、メールの表示方法や一部の操作感が従来Outlookと異なります。

アンケートメールの表示や、メール本文中のリンクのクリック操作などは、新しいOutlookのUIに準拠して表示されます。しかし、アンケート自体はMicrosoft Formsで提供されるため、回答体験に大きな影響はありません。

Mac版、モバイル版、Web版Teamsでの違い

Post-Meetingサーベイ機能の設定は、Teams管理センターで行うため、管理者権限を持つユーザーはどのプラットフォームからでもアクセス可能です。通常、管理者はWebブラウザ経由でTeams管理センターにアクセスします。

一方、会議参加者がアンケートに回答する際の体験は、使用しているデバイスやTeamsクライアントによって若干異なります。

Mac版Teams

Mac版Teamsクライアントでも、会議終了後にアンケート通知を受け取ることができます。通知をクリックすると、デフォルトのWebブラウザが開き、Microsoft Formsのアンケートページが表示されます。操作感はWindows版とほぼ同じです。

モバイル版Teams (iOS/Android)

モバイル版Teamsアプリでも、会議終了後にアンケート通知が届きます。通知をタップすると、Teamsアプリ内でアンケートが開かれるか、またはモバイルブラウザでFormsページが表示されます。モバイルデバイスでの回答に最適化されたUIで表示されます。

Web版Teams

WebブラウザでTeamsを利用している場合も、会議終了後にアンケート通知が届きます。通知をクリックすると、同じブラウザタブまたは新しいタブでMicrosoft Formsのアンケートページが開きます。

いずれのプラットフォームでも、Post-Meetingサーベイ機能の有効化・無効化といった管理側の設定はTeams管理センターで行い、参加者側のアンケート回答体験は、各プラットフォームのUIに最適化されて提供されます。

Post-Meetingサーベイ機能でよくある誤解と注意点

Post-Meetingサーベイ機能は便利ですが、いくつか注意すべき点や誤解されやすい部分があります。

アンケートが自動で送信されない場合

会議終了後、参加者にアンケートが自動送信されない場合、以下の点を確認してください。

1. 会議ポリシー設定の確認
   Teams管理センターで、対象ユーザーに適用されている会議ポリシーの「会議の終了時に参加者にアンケートを表示する」設定が「オン」になっているか再確認してください。
2. ポリシーの反映時間
   ポリシー変更は即時反映されない場合があります。24時間程度待っても改善しない場合は、Microsoft 365サポートに問い合わせることを検討してください。
3. 会議の種類
   一部の会議の種類(例: チャネル会議、インスタント会議の一部)では、サーベイ機能の動作が異なる場合があります。
4. ライセンスの問題
   会議参加者、主催者、管理者が適切なMicrosoft 365ライセンスを割り当てられているか確認してください。

アンケート内容のカスタマイズについて

Teams管理センターで有効化されるPost-Meetingサーベイは、Microsoft Formsの標準的なテンプレートに基づいています。この機能自体では、アンケートの質問項目を自由にカスタマイズしたり、独自の質問を追加したりすることはできません。

もし、より詳細なアンケートや、特定の目的に合わせた質問項目が必要な場合は、会議主催者が手動でMicrosoft Formsを使ってアンケートを作成し、会議終了後に別途共有する必要があります。または、Formsのアンケートを会議のチャネルタブにピン留めして、参加者がいつでも回答できるようにする方法もあります。

匿名回答の範囲

Post-Meetingサーベイは、デフォルトで匿名回答が可能です。これは、参加者が率直な意見を述べやすくするための配慮です。

ただし、管理者がMicrosoft Formsの設定で匿名回答を無効にすることも可能です。その場合、回答者の氏名が記録されます。組織のポリシーや目的に応じて、この設定を検討してください。

収集されたデータのプライバシー

収集されたアンケートデータは、Microsoft 365のデータガバナンスポリシーに準拠して扱われます。データは組織内で管理され、Microsoftが個人の意見を特定したり、マーケティング目的で利用したりすることはありません。

会議の終了条件

Post-Meetingサーベイがトリガーされるのは、会議が正式に「終了」された場合です。単に参加者が退出するだけでは、会議が終了したとみなされないことがあります。会議の主催者が会議を終了させる操作を行うことで、サーベイの配信が確実になります。

まとめ

Microsoft Teams管理センターを利用することで、Post-Meetingサーベイの自動配信設定が可能です。これにより、会議後のフィードバック収集を効率化し、組織全体の会議体験の質を向上させることができます。

まずはTeams管理センターで会議ポリシーを確認し、Post-Meetingサーベイ機能を有効化してみてください。必要に応じて、カスタムポリシーを作成して特定のユーザーに適用することもできます。

この機能を活用することで、会議の改善点をデータに基づいて把握し、より効果的なコミュニケーションを実現できるでしょう。さらに、Microsoft Formsの機能を活用して、より詳細なカスタマイズアンケートを作成・共有することも検討してみましょう。

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