【Teams】会議録画の自動削除スケジュールをStreamで設定する手順

Microsoft Teamsで会議を録画する機会は多いでしょう。しかし、録画データが溜まりすぎるとストレージ容量を圧迫する可能性があります。特に、不要になった会議録画が自動で削除されないと、管理が煩雑になりがちです。この記事では、Microsoft Stream(SharePoint)の機能を使って、Teams会議の録画を自動で削除するスケジュールを設定する方法を解説します。これにより、ストレージ容量を効率的に管理し、不要なデータによる混乱を防ぐことができます。

会議録画の保存場所と自動削除の仕組み

Microsoft Teamsの会議録画機能は、近年、Microsoft Stream on SharePoint(以下、Stream on SharePoint)へと移行しています。従来はMicrosoft Stream (Classic) に保存されていましたが、現在はTeams会議の録画は、会議のチャネルに紐づいたSharePointサイト、または個人会議の場合は主催者のOneDrive for Businessに保存されるようになっています。このStream on SharePoint環境では、SharePointの保持ポリシーや削除ポリシーを活用することで、会議録画の自動削除スケジュールを設定することが可能です。組織のIT管理者によって、このポリシーが事前に設定されている場合もありますが、特定の会議録画に対して、ユーザー自身が削除スケジュールを設定できる場合もあります。ただし、この自動削除機能は、組織全体のポリシー設定に依存するため、利用できない場合もあります。

自動削除の仕組みは、SharePointの保持ポリシーに基づいています。このポリシーでは、「一定期間経過後にアイテムを削除する」といったルールを設定できます。Teams会議の録画ファイル(.mp4ファイル)もSharePoint上のファイルとして扱われるため、この保持ポリシーの対象となります。管理者が設定したポリシーに従い、指定された期間が経過した会議録画は、自動的にゴミ箱に移動または完全に削除されます。この自動削除は、データ管理の負担を軽減し、ストレージ容量を最適化するために非常に有効です。

会議録画の保存場所を確認する手順

会議録画の自動削除スケジュールを設定するには、まず録画ファイルがどこに保存されているかを確認する必要があります。Teams会議の録画は、会議のタイプによって保存場所が異なります。チャネル会議の場合は、そのチャネルに関連付けられたSharePointサイトに保存されます。一方、チャネル会議ではない、個人間の会議やグループ会議の場合は、会議の主催者のOneDrive for Businessに保存されます。

保存場所を確認する最も簡単な方法は、Teams会議のチャット履歴から録画ファイルを探すことです。録画が完了すると、会議のチャットに録画ファイルへのリンクが表示されます。このリンクをクリックすると、保存されている場所(SharePointまたはOneDrive)が開きます。SharePointサイトに保存されている場合、通常は「ドキュメント」ライブラリ内の「Recordings」フォルダに格納されます。OneDriveに保存されている場合は、「Recordings」フォルダ内に保存されます。

もし、Teamsのチャット履歴から録画ファイルを見つけられない場合は、Teamsの会議履歴から確認することも可能です。Teamsの左側メニューにある「カレンダー」を開き、該当する会議を選択します。「詳細」タブに移動すると、会議の録画へのリンクが表示されることがあります。ここから保存場所を確認し、自動削除設定が可能かどうかを判断してください。組織によっては、IT管理者が保持ポリシーを設定しているため、ユーザー側で削除スケジュールを直接設定できない場合があります。その場合は、IT部門に確認する必要があります。

会議録画に適用する削除ポリシーを作成する手順

会議録画の自動削除スケジュールを設定するには、Microsoft 365コンプライアンスセンター(またはMicrosoft Purviewコンプライアンスポータル)で削除ポリシーを作成する必要があります。この操作は、通常、組織のグローバル管理者またはコンプライアンス管理者の権限を持つユーザーが行います。一般ユーザーは、組織のポリシーによってこの機能にアクセスできない場合があります。

まず、Microsoft 365コンプライアンスセンターにアクセスします。サインイン後、左側のナビゲーションペインから「データライフサイクル管理」>「Microsoft Stream」を選択します。ここで、「保持ポリシー」または「削除ポリシー」という項目を見つけます。新しいポリシーを作成するために、「ポリシーの作成」ボタンをクリックします。

ポリシー作成ウィザードが表示されたら、まずポリシーに分かりやすい名前を付けます。例えば、「Teams会議録画自動削除ポリシー」などです。次に、ポリシーの対象となるコンテンツの種類を選択します。ここでは、「会議の記録」または「ビデオ」といった項目を選択します。組織の設定によっては、より具体的な「Microsoft Teams会議の記録」といった選択肢がある場合もあります。

続いて、ポリシーの期間を設定します。会議録画をいつ削除したいかに応じて、「〇日後に削除」や「〇年後に削除」といった期間を指定します。例えば、会議録画を90日間保存したい場合は、「90日後に削除」を選択します。また、ポリシーの条件として、特定の期間(例: 作成日から90日)を指定することも可能です。これにより、古い会議録画のみが削除対象となります。

最後に、ポリシーのレビューと作成を行います。設定内容を確認し、問題がなければポリシーを保存して有効化します。このポリシーは、後述するSharePointサイトやOneDriveに適用されることになります。組織によっては、このコンプライアンスセンターへのアクセス権限が限定されているため、IT管理者に相談してポリシーを作成・適用してもらう必要がある点に注意してください。

削除ポリシーを会議録画の保存先に適用する手順

作成した削除ポリシーを、Teams会議録画が保存されているSharePointサイトやOneDriveに適用します。この適用操作も、通常はIT管理者権限が必要です。一般ユーザーが直接この設定を行うことはできません。

SharePointサイトに適用する場合、Microsoft 365コンプライアンスセンターの「データライフサイクル管理」>「Microsoft Stream」から、作成したポリシーを選択します。ポリシーの設定画面で、「適用」または「割り当て」といった項目を探し、ポリシーを適用したいSharePointサイトを指定します。複数のサイトに適用したい場合は、サイトのURLをリストで指定できます。チャネル会議の録画は、そのチャネルに紐づいたSharePointサイトに保存されるため、該当するサイトを指定することが重要です。

OneDrive for Businessに適用する場合も同様の手順です。ポリシー設定画面から、「適用」または「割り当て」を選択し、対象として「OneDrive for Business」全体、または特定のユーザーのOneDriveを指定します。個人会議の録画は、会議主催者のOneDriveに保存されるため、これを考慮して適用範囲を設定します。組織全体に適用するか、特定の部署やユーザーグループに限定するかは、組織のポリシーによって決定されます。

ポリシーが適用されると、指定された期間が経過した会議録画ファイルは、自動的にSharePointまたはOneDriveのゴミ箱に移動されます。ゴミ箱に移動された後、さらに一定期間(通常30日程度)経過すると、完全に削除されます。この削除プロセスは、バックグラウンドで自動的に実行されるため、ユーザー側での特別な操作は不要です。ただし、ポリシーが反映されるまでには、数時間から最大で24時間程度かかる場合があります。IT管理者の方は、組織のデータ保持ポリシーと照らし合わせながら、適切な期間と適用範囲を設定してください。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams (v2) と従来のTeamsでは、会議録画の保存場所や管理方法に若干の違いがあります。以前は、Microsoft Stream (Classic) が会議録画の主要な保存先でした。しかし、新しいTeams (v2) では、会議録画はすべてMicrosoft Stream on SharePointに保存されるようになっています。これは、SharePointやOneDriveとの連携を強化し、より柔軟なデータ管理を可能にするためです。

この変更に伴い、会議録画の自動削除スケジュール設定も、Stream on SharePointの管理機能、すなわちSharePointの保持ポリシーやコンプライアンスセンターのデータライフサイクル管理機能を利用して行うことになります。従来のようにStream (Classic) の設定画面で直接削除スケジュールを設定するのではなく、SharePointの管理機能を通じて行う形です。したがって、自動削除を設定したい場合は、IT管理者がMicrosoft 365コンプライアンスセンターで適切なポリシーを作成し、適用する必要があります。

新しいTeams (v2) では、会議録画の管理がより統合された形で行われるため、IT管理者にとっては一元管理がしやすくなっています。一方で、一般ユーザーが会議録画の削除スケジュールを自分で設定する機会は、組織のポリシー設定に大きく依存するため、従来よりも限定的になる可能性があります。もし、会議録画の自動削除についてご自身の環境で設定できない場合は、所属組織のITサポート部門に相談することをお勧めします。

新しいOutlookと従来Outlookでの違い

今回の記事で解説しているTeams会議録画の自動削除スケジュール設定は、Microsoft Outlookの機能とは直接関係ありません。Teams会議の録画は、Microsoft Stream on SharePointという、SharePointおよびOneDriveのデータ管理機能と連携しています。

Microsoft Outlookは、主に電子メール、予定表、連絡先、タスクの管理に使用されるアプリケーションです。一方、Microsoft Stream on SharePointは、ビデオコンテンツの管理と共有に特化したプラットフォームです。そのため、Outlookの新しいバージョン(新しいOutlook)と従来バージョン(Outlook for Windows/Mac)の違いが、Teams会議録画の自動削除設定に影響を与えることはありません。

ただし、Teams会議の録画の通知や、録画ファイルへのリンクがメールで送られてくる場合、そのメールの受信・閲覧にはOutlookが利用されます。新しいOutlookは、Web版Outlookのインターフェースに近づき、よりモダンなデザインと機能を提供していますが、これはあくまでメールクライアントとしての機能の違いです。Teams会議録画の管理・削除設定は、TeamsとStream on SharePointの機能として扱われることを理解しておきましょう。

Teams会議録画の自動削除でよくある誤解と注意点

Teams会議録画の自動削除機能を利用する上で、いくつかの誤解や注意点があります。これらを理解しておくことで、意図しないデータの消失を防ぐことができます。

ポリシーがすぐに適用されない

IT管理者が削除ポリシーを作成・適用しても、その設定がTeams会議録画に反映されるまでに時間がかかることがあります。SharePointやOneDriveのデータ管理システムは、設定変更を同期するために一定の時間を要します。一般的には数時間から最大で24時間程度かかります。そのため、ポリシー適用直後に会議録画が削除されないからといって、設定が間違っていると早合点しないようにしましょう。しばらく待ってから、再度確認することが重要です。

削除された録画の復旧方法

自動削除された会議録画は、通常、SharePointまたはOneDriveのゴミ箱に移動されます。ゴミ箱は、削除されたアイテムを一定期間保持する場所です。もし、誤って削除された録画が必要になった場合は、ゴミ箱から復旧できる可能性があります。ただし、ゴミ箱からも完全に削除された後(保持期間が経過した後)は、復旧が困難になるか、不可能になります。そのため、重要な会議録画は、削除ポリシーの期間を考慮して、必要であれば事前にダウンロードしておくなどの対策が必要です。組織によっては、IT管理者がより長期の保持ポリシーを設定していたり、バックアップシステムを利用している場合もあります。

一般ユーザーによる設定の制限

前述の通り、Teams会議録画の自動削除ポリシーを作成・適用する権限は、通常、組織のIT管理者またはコンプライアンス管理者に限定されています。一般ユーザーは、Teamsの会議録画機能で「録画を停止」することはできても、その録画ファイルの保存期間や削除スケジュールを自分で設定することはできません。もし、会議録画を長期間保存したい、または早期に削除したいといった要望がある場合は、所属組織のIT部門に相談してください。組織のポリシーとして、自動削除期間が設定されている場合、それを変更するには管理者権限が必要になります。

チャネル会議と個人会議の保存場所の違い

チャネル会議の録画は、そのチャネルに紐づいたSharePointサイトに保存されます。一方、個人会議の録画は、会議の主催者のOneDrive for Businessに保存されます。削除ポリシーを適用する際には、この保存場所の違いを考慮する必要があります。チャネル会議の録画を削除対象としたい場合は、該当するSharePointサイトにポリシーを適用します。個人会議の録画を削除対象としたい場合は、OneDrive for Businessにポリシーを適用します。組織によっては、これらの保存場所ごとに異なる保持期間を設定している場合もあります。IT管理者は、これらの違いを理解した上で、適切なポリシーを設計・適用することが求められます。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Teams会議録画の自動削除スケジュール設定は、Microsoft 365コンプライアンスセンターというWebベースの管理ポータルで行われます。そのため、PCのOS(WindowsかMacか)や、Teamsのクライアントアプリ(デスクトップ版かWeb版か)、あるいはモバイルアプリ(iOS/Android)であるかどうかにかかわらず、操作自体は基本的に同じです。自動削除ポリシーの作成・適用は、管理者権限を持つユーザーがWebブラウザを通じて行うため、どの環境からアクセスしても同じ管理画面が表示されます。

ただし、会議録画の保存場所であるSharePointやOneDriveへのアクセス方法には、環境による違いがあります。WindowsやMacのデスクトップ版Teamsクライアント、あるいはWeb版Teamsでは、会議録画ファイルへのリンクをクリックすると、ブラウザ上でSharePointやOneDriveのファイルビューアが開きます。モバイルアプリの場合も同様に、アプリ内でファイルが開かれるか、ブラウザに遷移して表示されます。これらのファイルビューア上で、保存期間や削除に関する情報(ポリシーが適用されている場合)を確認できることがあります。

重要なのは、自動削除機能の設定自体は、ユーザーの利用環境ではなく、組織のIT管理者によって行われるという点です。したがって、Macユーザーであっても、Windowsユーザーであっても、モバイルユーザーであっても、会議録画の自動削除スケジュール設定に関する権限や操作方法は、組織のITポリシーによって一律に管理されます。もし、ご自身の環境で自動削除設定ができない場合は、IT管理者に確認するのが最も確実な方法です。

Teams会議の録画再生やダウンロードといった操作は、各環境(Windows, Mac, Web, モバイル)で利用可能なTeamsアプリやブラウザを通じて行うことができます。これらの基本的な操作に違いはありません。自動削除の設定は、あくまでバックエンドのデータ管理機能の一部として機能します。

まとめ

本記事では、Microsoft Teams会議の録画データをMicrosoft Stream on SharePointの機能を用いて自動削除するスケジュールを設定する手順を解説しました。IT管理者は、Microsoft 365コンプライアンスセンターで保持ポリシーを作成し、SharePointサイトやOneDriveに適用することで、会議録画のデータ管理を効率化できます。これにより、不要なデータが蓄積されるのを防ぎ、ストレージ容量を最適化することが可能です。まずは、お使いのTeams会議録画がStream on SharePointに保存されていることを確認し、IT管理者にご相談の上、組織のポリシーに沿った自動削除設定の適用を検討してください。

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