【Teams】Teamsで共催者(コ・オーガナイザー)を設定する手順

Microsoft Teamsの会議を運営する際、自分だけでなく他のユーザーにも会議の管理権限を委ねたい場合があります。そのようなときに便利なのが「共催者(コ・オーガナイザー)」機能です。共催者を設定すると、会議の開催者と同じように会議オプションの変更や参加者の管理が行えます。本記事では、Teamsで共催者を設定する具体的な手順を、注意点とともにお伝えします。

共催者設定の仕組みと必要な理由

Teamsの会議では、通常、会議を作成したユーザーが「開催者」としてすべての管理権限を持ちます。しかし、大規模な会議や定例会議では、担当者が不在の場合に備えて複数のユーザーで管理を分担したいケースがあります。そこで共催者を設定します。共催者は、開催者と同じく会議オプションの変更、参加者のミュート解除や削除、会議の録画開始/停止、ブレイクアウトルームの管理など、多岐にわたる操作が可能です。この機能は、チームでの会議運営をスムーズにするために有効です。たとえば、研修会議では主催者とサブリーダーが共催者になり、参加者の入退室を管理できます。また、取引先との打ち合わせで、自社チームの複数メンバーに操作権限を与えたい場合にも役立ちます。

共催者を設定する手順

以下は、Teamsのデスクトップアプリ(Windows/Mac)およびWebブラウザ版での設定手順です。モバイルアプリでは現時点で共催者設定ができないため、PCから操作してください。

1. Teamsのカレンダーを開きます。
   Teams左側のメニューにある「カレンダー」アイコンをクリックします。すると、自分の予定表が表示されます。
2. 設定したい会議を開くか、新しい会議を作成します。
   既存の会議の場合は該当するイベントをダブルクリックします。新規作成の場合は右上の「+ 新しい会議」をクリックします。
3. 会議の詳細画面で「会議オプション」をクリックします。
   画面上部のメニューバーに「会議オプション」というボタンがあります。これをクリックすると、ブラウザの新しいタブまたはTeams内に設定画面が開きます。
4. [共催者] フィールドにユーザーを追加します。
   「共催者」と書かれたテキストボックスに、追加したいユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。複数名を追加するには、カンマで区切るか、各人の後にEnterキーを押します。追加したユーザーは候補リストから選択できます。
5. 必要に応じてその他の会議オプションを設定し、「保存」をクリックします。
   例として「出席者に電話をかけることを許可する」や「会議のチャットを有効にする」などのオプションもこの画面で調整できます。忘れずに画面下部の「保存」ボタンを押してください。
6. メール通知を送信するかどうかを確認します。
   設定後、Teamsが自動的に共催者に対して通知メールを送信する場合があります。必要に応じて会議の招待を再送信することもできます。

以上の手順で、指定したユーザーが共催者として会議を管理できるようになります。なお、設定画面は「新しいOutlook」と「クラシックOutlook」で若干レイアウトが異なる場合がありますが、基本的な操作は同じです。

設定時の注意点とよくあるミス

落とし穴1: 会議の開催者以外は共催者を設定できません

共催者を追加できるのは、その会議を作成した開催者だけです。他のユーザーが会議オプションを開いても、共催者欄が表示されない、または操作が無効になっています。たとえば、上司から共有された会議の招待状で「自分で共催者を追加しようとしたができない」というケースが発生します。この場合は、会議の開催者に連絡して追加してもらう必要があります。

落とし穴2: 最大10名までしか共催者を指定できません

Teamsの仕様上、一つの会議に設定できる共催者は最大10名です。組織全体の全体会議などで多数の管理者を指定したい場合は、別の方法として「会議グループ」を作成するか、必要最低限に絞ることをおすすめします。また、10名を超えて追加しようとするとエラーが表示されます。

落とし穴3: 共催者が会議を削除できるかどうかは設定次第です

共催者には「会議を削除する権限」はデフォルトで与えられていません。ただし、会議オプションで「開催者の代理として会議を管理する」などの設定を有効にすると、削除が可能になる場合があります。意図しない会議削除を防ぐため、必要でなければ削除権限はオフのままにしましょう。

共催者と他の役割の比較

Teamsの会議には、開催者、共催者、発表者、出席者という役割があります。それぞれの権限の違いを以下の表にまとめました。

このように共催者は開催者に近い権限を持ちながら、会議そのものを削除できない点が大きな違いです。組織のポリシーに合わせて適切な役割を割り当ててください。

よくある質問(FAQ)

共催者設定に関して、ユーザーからよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

• Q: 共催者は会議の開始時間を変更できますか?
  A: はい、共催者は会議オプションで開始時間やその他スケジュールを変更できます。ただし、その変更は会議の参加者に自動的に通知されます。
• Q: 組織外のユーザーを共催者にできますか?
  A: できます。ゲストユーザーでもTeams会議の招待を受けていれば、共催者に指定することが可能です。ただし、そのユーザーが組織のポリシーに従うことを確認してください。
• Q: すでに設定した共催者を解除するにはどうすればいいですか?
  A: 同じ会議オプション画面で、共催者欄から該当ユーザーの名前を削除(×をクリック)し、保存します。これで権限が取り消されます。

まとめ

Teamsの共催者設定は、会議運営を効率化するための便利な機能です。たった数クリックで他のメンバーに管理権限を委譲でき、チームでの協力がスムーズになります。ただし、設定できるのは会議の開催者本人だけであること、最大10名までであること、削除権限には注意が必要なことなど、いくつかの制約があります。本記事で紹介した手順を参考に、適切に共催者を活用してください。なお、関連サービスとしてMicrosoft 365管理センターやExchange Onlineの設定も合わせて確認すると、組織全体の会議ポリシーを統一できます。