【Teams】Copilotからの返信提案を使って社内用語を自動置換する辞書設定

Microsoft TeamsでCopilotの返信提案機能を使いたいけれど、社内独自の専門用語や略語がうまく変換されないと困っていませんか?

Copilotは便利な機能ですが、そのままでは社内用語に最適化されていません。この記事では、Copilotの返信提案を社内用語に合わせて自動置換する辞書設定の方法を解説します。

設定を行うことで、Copilotがより的確な返信を提案できるようになります。ぜひ最後までご覧ください。

Copilotの返信提案機能の基本と社内用語の課題

Microsoft TeamsのCopilotは、チャットや会議でのコミュニケーションを効率化する強力なAIアシスタントです。特に、返信提案機能は、受け取ったメッセージに対して数秒で返信案を複数提示してくれるため、迅速な対応を可能にします。

しかし、Copilotが学習しているのは一般的な言語モデルです。そのため、企業内で独自に使用されている専門用語、略語、あるいは特定のプロジェクト名などを正しく理解・変換できない場合があります。

例えば、社内で「〇〇プロジェクト」を「〇〇P」と略して呼んでいても、Copilotはこれを認識できず、一般的な単語として解釈してしまう可能性があります。これにより、生成される返信案が的外れになったり、不自然な表現になったりすることがあります。

この課題を解決するために、Copilotの返信提案機能に社内用語の辞書を適用することが有効です。これにより、Copilotは社内特有の言葉遣いを理解し、より文脈に沿った、精度の高い返信を提案できるようになります。

Copilotの返信提案に社内用語辞書を設定する手順

Copilotの返信提案機能を社内用語に合わせて最適化するには、Microsoft 365の管理センターで用語集を設定します。この設定は、組織全体のCopilotの挙動に影響を与えるため、通常はMicrosoft 365の管理者権限を持つユーザーが行います。

前提条件と管理者権限について

この設定を行うには、Microsoft 365テナントのグローバル管理者またはExchange管理者、あるいはCopilot関連の権限を持つ管理者ロールが必要です。

また、Copilot for Microsoft 365が組織に展開されている必要があります。Copilot for Microsoft 365のライセンスがない場合、この設定項目自体が表示されません。

用語集の作成と登録手順

用語集は、CSVファイル形式で作成し、Microsoft 365管理センターからアップロードします。設定は段階的に行われ、反映までに時間がかかる場合があります。

1. Microsoft 365管理センターへのサインイン
   管理者アカウントでMicrosoft 365管理センター(admin.microsoft.com)にサインインします。
2. Copilotの設定メニューへの移動
   左側のナビゲーションメニューから「設定」→「Copilot」を選択します。
3. 「用語集」タブの選択
   Copilotの設定画面が表示されたら、「用語集」タブをクリックします。
4. 新しい用語集の作成
   「用語集の追加」または「新規作成」ボタンをクリックします。
5. 用語集の名前と説明の入力
   用語集に分かりやすい名前(例: 社内用語集、プロジェクト略語集)を付け、必要に応じて説明を入力します。
6. CSVファイルのアップロード
   「アップロード」ボタンをクリックし、事前に準備しておいたCSVファイルを指定してアップロードします。
7. 用語集の保存と公開
   アップロードが完了したら、「保存」または「公開」ボタンをクリックして設定を確定します。

CSVファイルの作成方法

CSVファイルには、Copilotに認識させたい社内用語とその正しい表記、あるいは説明を記述します。最低限、置換したい用語とその置換後の正しい表記が必要です。

CSVファイルのフォーマットは以下の通りです。1行目はヘッダー行とします。

フォーマット例:

`Term,Description,Synonyms`

例:

`〇〇P,〇〇プロジェクト,XXプロジェクト`

`CRM,顧客関係管理システム,Salesforce`

`Slack,コミュニケーションツール,チャットツール`

`Term`列には、Copilotが検出する可能性のある社内用語や略語を記述します。

`Description`列には、その用語の正しい表記や簡単な説明を記述します。Copilotはこの説明を参考に、より文脈に合った返信を生成しようとします。

`Synonyms`列には、その用語の別名や関連語をカンマ区切りで記述できます。これにより、さらに多くのバリエーションに対応できます。

CSVファイルを作成する際は、文字コードをUTF-8に設定し、区切り文字をカンマ(,)にしてください。Excelなどの表計算ソフトで作成し、「CSV UTF-8 (コンマ区切り)」形式で保存すると簡単です。

設定の反映と確認

用語集をアップロードした後、Copilotがその内容を学習し、返信提案に反映させるまでには、数時間から最大24時間程度かかる場合があります。

設定が反映されたかを確認するには、実際にCopilotにメッセージを送信し、返信提案を生成させてみてください。社内用語が正しく変換されたり、文脈に沿った提案がされるようになっているかを確認します。

例えば、以前は「〇〇P」と入力してもCopilotが認識しなかった場合でも、設定後は「〇〇プロジェクト」として正しく扱われ、関連する返信案が生成されるようになります。

Copilotの返信提案精度をさらに高めるためのヒント

用語集の設定は、Copilotの返信提案精度を向上させるための強力な手段ですが、さらに効果を高めるためのいくつかのヒントがあります。

用語集の定期的な更新とメンテナンス

組織では、新しいプロジェクトが開始されたり、新しい略語が生まれたりすることがあります。そのため、用語集は一度作成したら終わりではなく、定期的に見直し、更新することが重要です。

新しい用語を追加したり、既存の用語の説明をより詳細にしたりすることで、Copilotの対応範囲を広げ、精度を維持・向上させることができます。更新した用語集は、再度アップロードすることで反映されます。

「Copilot for Microsoft 365」の最新機能への対応

MicrosoftはCopilot for Microsoft 365の機能を継続的にアップデートしています。新しい機能や改善点が登場した場合、それらを活用することで、返信提案の精度や使い勝手がさらに向上する可能性があります。

Microsoftの公式ドキュメントや発表を定期的に確認し、最新の機能や設定方法について情報を収集することをお勧めします。

ユーザーからのフィードバックの活用

Copilotの返信提案が期待通りでない場合、ユーザーからのフィードバックは非常に貴重です。管理者は、ユーザーからの「Copilotがこの用語を認識してくれなかった」「この返信は不適切だった」といった意見を収集し、用語集の改善に役立てることができます。

組織内でCopilotの利用に関するフィードバックチャネルを設けることで、継続的な改善サイクルを構築できます。

新しいTeams (v2) との互換性

新しいTeams (v2) は、UIや一部の機能が刷新されていますが、Copilot for Microsoft 365の基本的な機能や設定方法は、従来Teamsと大きく変わりません。用語集の設定も、Microsoft 365管理センターで行われるため、新しいTeams (v2) 環境でも同様に機能します。

ただし、新しいTeams (v2) では、Copilotの表示方法や操作感が若干異なる場合があります。返信提案が表示される場所や、提案された内容を編集する際のUIに注意してください。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Copilot for Microsoft 365の用語集設定は、Microsoft 365管理センターというWebベースの管理ポータルで行われます。この設定は、組織全体に適用されるため、Mac版Teams、Windows版Teams、モバイル版Teams (iOS/Android)、Web版TeamsのいずれからCopilotを利用する場合でも、同じ用語集が参照されます。

つまり、一度管理センターで設定を行えば、どのデバイスやプラットフォームからでも、Copilotは同じ社内用語辞書に基づいて返信提案を行います。デバイスごとの個別の設定は不要です。

ただし、各プラットフォームのTeamsアプリのバージョンによっては、Copilotの機能の表示や動作に若干の違いが生じる可能性があります。常に最新バージョンのTeamsアプリを使用することが推奨されます。

まとめ

この記事では、Microsoft TeamsのCopilot返信提案機能で、社内用語の自動置換を行うための用語集設定方法を解説しました。

Microsoft 365管理センターでCSVファイルを用いて用語集を登録することで、Copilotは組織固有の言葉遣いを理解し、より精度の高い返信案を提案できるようになります。

今後は、定期的な用語集の更新や、最新機能の活用を通じて、Copilotのパフォーマンスをさらに向上させていきましょう。

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