【Teams】Copilotの応答で部門別キーワードを優先させるチューニング手順

Microsoft TeamsでCopilotを利用する際、部門ごとに異なる専門用語やキーワードの重要度があります。しかし、現状のCopilotは一般的な応答に偏りがちで、部門固有のニュアンスを汲み取れていないと感じる場面もあるでしょう。この記事では、Teams Copilotの応答で、特定の部門が使用するキーワードを優先させるためのチューニング手順を解説します。これにより、Copilotからの回答精度を高め、より部門の業務に即した活用が可能になります。

Teams Copilotは、組織全体の情報を学習しますが、部門ごとの特性を細かく反映させるには追加の設定が必要です。特に、専門用語が多い部門や、独自の略語を使用する部門では、Copilotの応答が的外れになることがあります。本記事を読むことで、これらの課題を解決し、Copilotを部門のニーズに合わせて最適化する具体的な方法を習得できます。

Copilotの応答を部門の業務に最適化することで、情報検索の効率が向上し、より的確な意思決定を支援できるようになります。このチューニングは、IT管理者権限を持つユーザーが実施可能です。

Copilotの応答における部門別キーワードの重要性

Microsoft Teams Copilotは、組織全体のデータに基づいて応答を生成します。しかし、部門ごとに専門用語、業界特有の略語、プロジェクト固有のキーワードなどが存在します。これらの「部門別キーワード」は、その部門の業務内容やコミュニケーションにおいて非常に重要な意味を持ちます。例えば、マーケティング部門ではキャンペーン名や広告用語、開発部門ではコードネームや技術用語が頻繁に使われます。

Copilotがこれらの部門別キーワードを正確に理解し、応答に反映させることは、回答の質を大きく左右します。もしCopilotがこれらのキーワードの重要度を理解せず、一般的な用語で応答してしまうと、ユーザーは意図した情報を得られず、Copilotの利用価値が低下してしまいます。そのため、部門の特性に合わせてCopilotの応答をチューニングすることは、その効果を最大化するために不可欠です。

このチューニングは、Microsoft 365 Copilotの管理機能を通じて行われ、組織全体のCopilotの挙動に影響を与えるため、慎重な実施が求められます。

Copilotの応答を部門別キーワードで優先させるための設定手順

Teams Copilotの応答を部門のニーズに合わせてチューニングするには、Microsoft 365管理センターで「Microsoft Copilot」の設定を調整します。具体的には、「Microsoft Graph」のデータアクセス権限を部門ごとに設定し、Copilotが参照できる情報を部門の業務内容に合わせて最適化します。

この設定は、IT管理者権限を持つユーザーのみが実施できます。また、組織のポリシーやMicrosoft 365テナントの設定によっては、利用できる機能や手順が異なる場合があります。

1. Microsoft 365管理センターへのサインイン
   Webブラウザを開き、Microsoft 365管理センター (admin.microsoft.com) にアクセスします。IT管理者アカウントの資格情報を使用してサインインしてください。
2. Copilot設定へのナビゲーション
   管理センターの左側ナビゲーションメニューから、「設定」を展開し、「Copilot」を選択します。
3. データアクセス権限の構成
   Copilotの設定画面で、「データアクセス権限」またはそれに類する項目を探してクリックします。ここで、Copilotが組織のデータソース(SharePoint、OneDrive、Teamsチャットなど)にアクセスする際の挙動を制御します。
4. 部門別キーワードの優先設定(間接的な設定)
   Copilot自体に直接「このキーワードを優先」という設定項目はありません。しかし、CopilotはMicrosoft Graphを通じて組織のデータを参照し、ユーザーの質問に関連する情報を検索・要約します。そのため、部門固有のキーワードをCopilotに認識させるためには、その部門が日常的に使用するドキュメントやチャット、SharePointサイトなどの情報がCopilotからアクセス可能であることを確認し、それらの情報に部門別キーワードが豊富に含まれている状態を作ることが重要です。
5. 特定の部門へのデータアクセス範囲の制限または拡張(必要に応じて)
   「データアクセス権限」設定では、Copilotがアクセスできるデータソースや、特定のユーザーグループ(部門)に対するアクセス権限を調整できます。例えば、特定の部門のみが利用する機密性の高い情報源がある場合、その情報源へのアクセスをその部門のユーザーグループに限定することで、Copilotが参照する情報を最適化できます。これは、関連性の低い情報がCopilotの応答に混入するのを防ぎます。
6. Azure Active Directory (Azure AD) グループの活用
   部門ごとにAzure ADグループを作成し、Copilotのデータアクセス設定でこれらのグループを基にした権限管理を行うことが推奨されます。これにより、部門ごとの情報参照範囲を明確に定義できます。
7. 設定の保存と反映
   設定変更が完了したら、「保存」ボタンをクリックします。設定の反映には、数時間から最大24時間かかる場合があります。
8. TeamsでのCopilot利用と効果測定
   設定反映後、対象部門のユーザーがTeamsでCopilotを利用します。部門固有のキーワードを含む質問をし、応答の変化を確認します。期待通りの応答が得られない場合は、参照させるドキュメントの内容や、Azure ADグループの設定を見直してください。

新しいTeams (v2) と従来TeamsでのCopilot設定の違い

新しいTeams (v2) と従来Teamsのインターフェースや一部機能に違いがありますが、Copilotの設定自体は、Microsoft 365管理センターで行われるため、基本的な管理手順に大きな変更はありません。Copilotのデータアクセス権限や、Microsoft Graph APIの利用設定は、どちらのTeamsクライアントからでも同じ管理コンソールから行います。

ただし、新しいTeamsでは、CopilotのUI/UXが一部変更される可能性があります。例えば、Copilotとの対話インターフェースがより統合されたり、特定の機能へのアクセス方法が変わったりすることが考えられます。しかし、これはCopilot自体の応答ロジックや、それを制御する管理設定とは直接関係ありません。管理者は、引き続きMicrosoft 365管理センターを通じてCopilotの挙動を管理します。

Copilotの応答精度を高めるための「部門別キーワードの優先」という概念は、新しいTeamsでも従来Teamsでも同様に適用されます。重要なのは、Copilotが参照するデータソース(SharePoint、OneDrive、Exchange Onlineなど)に、部門固有のキーワードを多く含む情報が存在し、かつCopilotがそれにアクセスできる権限を持っていることです。

Copilotの応答精度をさらに向上させるためのヒント

部門別キーワードを優先させる設定は、Copilotの応答精度を向上させるための第一歩です。さらに効果を高めるためには、以下の点を考慮すると良いでしょう。

参照させるドキュメントの品質向上

Copilotは、組織内のドキュメント、チャット、メールなどを参照して回答を生成します。そのため、参照させるドキュメントの品質が応答精度に直結します。部門内で使用するドキュメント(報告書、議事録、仕様書など)に、部門固有のキーワードや専門用語を正確かつ適切に含めるように意識することが重要です。情報の構造化や、キーワードの統一も効果的です。

Microsoft Graph APIの活用とデータガバナンス

CopilotはMicrosoft Graph APIを通じて、Microsoft 365内の様々なデータにアクセスします。IT管理者は、Microsoft Graph APIのアクセス権限を適切に管理し、Copilotが参照できるデータソースを最適化することで、応答の関連性を高めることができます。例えば、特定の部門に関連するSharePointサイトやTeamsチームへのアクセス権限を、その部門のユーザーグループに限定するといった管理です。

また、データガバナンスの観点から、不要な情報や古い情報がCopilotの学習データに含まれないように、定期的なデータクレンジングも重要になります。これにより、Copilotはより最新かつ関連性の高い情報に基づいて応答できるようになります。

ユーザーからのフィードバック収集と改善

Copilotの応答が期待通りでなかった場合、ユーザーからのフィードバックを収集する仕組みを設けることが有効です。TeamsのCopilotインターフェースには、応答に対する「いいね」「よくないね」などのフィードバック機能が備わっている場合があります。これらのフィードバックを収集・分析し、管理者が設定を見直したり、参照データの内容を改善したりすることで、継続的なチューニングが可能になります。

特に、部門固有のキーワードの解釈が間違っている、あるいは応答に反映されていないといったフィードバックは、チューニングの重要な手がかりとなります。

カスタム指示(Custom Instructions)の活用(将来的な機能)

現時点では直接的な機能として提供されていませんが、将来的にMicrosoft Copilotでは、ユーザーや管理者がCopilotに対して「カスタム指示」を与えられるようになる可能性があります。例えば、「この質問には、開発部門で使われる〇〇という用語を優先して回答してください」といった指示を事前に設定できれば、より精緻なチューニングが可能になります。このような機能が登場した際には、積極的に活用を検討しましょう。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Microsoft Teams Copilotの設定手順は、基本的にMicrosoft 365管理センターで行われるため、クライアントの種類(Windows版、Mac版、Web版)による設定方法の違いはありません。IT管理者は、どのクライアントからでも同じ管理センターにアクセスし、Copilotのデータアクセス権限などを設定します。

ただし、各クライアントでのCopilotの利用体験(UI/UX)には若干の違いが生じる可能性があります。例えば、モバイル版Teamsでは、画面サイズや操作性の制約から、Copilotとの対話インターフェースがデスクトップ版とは異なる場合があります。しかし、これはCopilotの応答内容や、それを制御する管理設定とは直接関係ありません。

Web版Teamsも同様に、デスクトップアプリケーションとほぼ同等の機能を提供しますが、パフォーマンスや一部の機能の挙動に微妙な差が出ることがあります。いずれのクライアントを利用するユーザーも、管理者が設定したCopilotの挙動に基づいて応答を受け取ることになります。

まとめ

この記事では、Microsoft Teams Copilotの応答で部門別キーワードを優先させるためのチューニング手順を解説しました。Copilotの設定はMicrosoft 365管理センターで行い、Microsoft Graph APIを通じたデータアクセス権限の管理が鍵となります。部門固有のキーワードを多く含むドキュメントの整備と、Azure ADグループを活用したアクセス権限の最適化が、応答精度の向上に繋がります。

Copilotの応答を部門の業務に適合させることで、情報検索の効率化と、より的確な意思決定を支援できます。今後は、ユーザーフィードバックの収集や、将来的なカスタム指示機能の活用も視野に入れ、継続的な改善を進めましょう。