【Teams】特定の言葉を含む投稿を「キーワードアラート」で通知する!自分に関係する話題を逃さない

メッセージストリームをリアルタイムにスキャンし、特定の「文字列」を検知して通知を強制発火させる監視環境を構築する

Teamsのチャネルが増えるほど、すべての投稿に目を通すことは物理的に不可能になります。しかし、自分の担当プロジェクト名や「至急」「不具合」といった重要なキーワードが含まれる投稿を見逃すわけにはいきません。Slackなどの他ツールには標準搭載されている『キーワード通知』ですが、Teamsでは標準設定には存在せず、代わりに『ワークフロー(Power Automate)』を活用することで、より高度で柔軟な監視エンジンを自構築できます。
これは技術的には、Teamsのチャネルに投稿された新しいメッセージをトリガーとし、その本文( body )プロパティに対して条件演算子( contains )を用いて文字列照合を行うイベントドリブン型のオートメーションです。本記事では、ワークフローを用いたキーワードアラートの具体的な作成手順から、複数ワードの論理和(OR条件)設定、そして通知ノイズを制御するためのフィルタリング技術について詳説します。

1. 技術仕様:文字列照合とイベントトリガーの仕組み

Teamsのキーワードアラートは、APIレベルでの継続的な監視(ポーリングまたはWebhook)によって実現されます。

内部的なデータフロー

・トリガー(When a new channel message is added):Microsoft Graph APIを介して、指定したチャネルに新しい $Entity$ が追加されたことを検知します。
・評価ロジック(Condition):取得したメッセージ本文の文字列 $S$ に対し、キーワード $K$ が含まれるかを判定します。

$$Result = (S \ni K_{1}) \cup (S \ni K_{2}) \cup \dots$$

・通知レイテンシ:ワークフローを介するため、実際の投稿から通知が届くまで数秒から数十秒のタイムラグが生じますが、リアルタイム性を損なわない範囲でのバッチ処理が行われます。

2. 実践:ワークフローで「キーワード通知」を自作する手順

特定の言葉が含まれたときに、自分宛にチャットで通知を飛ばす具体的な構築ステップです。

具体的な設定プロトコル

1. Teams左側の「ワークフロー」(または「アプリ」>「ワークフロー」)を開きます。
2. 「+新しいフロー」をクリックし、「チャネルに特定のメッセージが投稿されたとき」に関連するテンプレート、または一から作成を選択します。
3. トリガーとして「チャネルに新しいメッセージが追加されたとき」を設定し、監視したいチームとチャネルを選択します。
4. 次のステップに「条件」を追加し、左側に「メッセージ本文」、中央に「次の値を含む」、右側に「監視したい言葉(例:至急)」を入力します。
5. 「はい」の場合のステップに「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」を追加し、投稿者に「Flow bot」、投稿先を「Chat with Flow bot」、宛先を「自分」にします。
6. メッセージ本文に、元のメッセージへのリンクを埋め込みます。

3. 技術的洞察:タグ(タグ付け)機能による「準標準」の代替案

自動化フローを組まずに、組織的な運用で解決するエンジニアリング手法です。

・キーワードの「タグ」化:Teamsには特定の役割や単語を「タグ」としてグループ化し、 @タグ名 で全員をメンションする機能があります。管理者がよく使われるキーワード(例:不具合対応)をタグとして定義し、投稿者にそのタグの使用を推奨することで、システム標準の通知機能としてキーワードアラートを擬似的に実現( $Emulation$ )できます。

4. 高度な修復:通知が「多すぎる」時のフィルタリング技術

アラートがノイズにならないための、論理条件の最適化プロトコルです。

不具合解消のプロトコル

1. 差出人による除外:Botによる自動投稿などを監視対象から外すため、条件分岐に「差出人が特定のBotでない場合」という論理否定( $NOT$ )を追加します。
2. 正規表現の近似(大文字小文字の区別):「Contains」演算子は通常、大文字小文字を区別しません。厳密な区別が必要な場合は、ワークフロー内で tolower() 関数を用いて文字列を正規化した上で比較を行う処理を挟みます。
3. 通知の集約:1分間に何度もキーワードが流れる場合、その都度通知を飛ばすと集中を削ぎます。変数を活用し、「5分間に一度、検知したメッセージをまとめて通知する」バッチ処理へのアップグレードを検討してください。

5. 運用の知恵:情報の「プル型」から「プッシュ型」への転換

常にチャネルを監視する「監視コスト」をシステムに肩代わりさせる思考を提示します。

・「重要ワード」のリスト化:自分が反応すべきキーワードを $5 \sim 10$ 個程度に厳選し、それ以外は「流し見」で良いと割り切ります。これは情報の『選択的抽出( $Selective\ Extraction$ )』です。
・エスカレーションの自動化:「顧客名」と「苦情」が同時に含まれる場合にのみ、自分だけでなくチームリーダーにも通知を飛ばすといった「多段条件( $Nested\ Conditions$ )」を組むことで、業務のクリティカルな局面を技術的に支えます。
・検索機能の限界を補完:Teamsの検索は過去のデータを探すのには向いていますが、現在進行系の話題を捕まえるのには向きません。ワークフローによる監視は、検索エンジンの『前方一致』的な不便さを補う、能動的なインデックス・リスナーとして機能します。

このように、特定の言葉をフックに通知を制御することは、情報の海に溺れることなく、自身に関わる重要なシグナルを技術的に「抽出」し、レスポンスの質と速度を最大化するための重要なエンジニアリングです。

まとめ:標準機能 vs ワークフロー(自作)の比較表

Teamsのキーワードアラートを構築することは、あなた専用の「24時間稼働する情報フィルター」を設置することです。すべての投稿を追いかけるのをやめ、システムが「あなたの名前」や「あなたの関心事」を呼んだときだけ反応すること。この技術的な一工夫が、情報のオーバーフローからあなたを救い、真に価値のある対話へと瞬時に導いてくれます。まずは最も見逃したくないプロジェクト名を一つ、ワークフローに登録することから、あなたのスマートな情報収集をスタートさせてみてください。