【Teams】自動文字起こしに代わるWord文書への手動エクスポート手順

Teams会議の記録を残したいが、自動文字起こし機能が使えない、または利用できない状況ですか?会議の内容を後から確認・共有するために、手動で会議の議事録をWord文書にエクスポートする方法を知りたいですよね。この記事では、Teams会議の文字起こしをWord文書に手動でエクスポートする手順を詳しく解説します。これにより、自動文字起こしに頼らずとも、会議の記録を確実に保存・活用できるようになります。

Teams会議の議事録ダウンロード機能の概要

Microsoft Teamsには、会議中に発言された内容をリアルタイムでテキスト化する文字起こし機能があります。しかし、この機能は一部のライセンスプランでは利用できなかったり、組織のポリシーで無効化されていたりする場合があります。また、会議の参加者や設定によっては、自動文字起こしが開始されないこともあります。そのような場合に役立つのが、会議のチャットから議事録をダウンロードする機能です。これは、会議の参加者が発言した内容をテキストデータとして取得し、Word文書として保存するための代替手段となります。この機能を使えば、自動文字起こしが利用できない状況でも、会議の重要な発言や決定事項を記録として残すことが可能です。

会議の議事録をダウンロードする手順

Teams会議の議事録をダウンロードするには、会議が終了した後に、その会議のチャットを開く必要があります。会議のチャットには、会議中に共有されたファイルや、自動文字起こし機能が有効だった場合の議事録へのリンクなどが表示されます。ここから議事録をダウンロードすることで、会議の内容をテキストデータとして取得できます。この手順は、管理者権限を必要としません。組織のポリシーによって、会議のチャット機能自体が無効化されている場合は、この方法も利用できませんのでご注意ください。

1. Teams会議を終了する
   会議の参加者全員が退出するか、主催者が会議を終了します。
2. 会議のチャットを開く
   Teamsの左側メニューから「チャット」を選択し、該当する会議のチャットスレッドを開きます。会議のチャットは、会議のタイトルや参加者名で検索できます。
3. 「議事録」タブを探す
   チャットの上部にあるタブの中から「議事録」という項目を探します。もし「議事録」タブが表示されない場合は、自動文字起こし機能が有効になっていなかったか、会議のチャットで議事録が生成されていない可能性があります。
4. 議事録をダウンロードする
   「議事録」タブが表示されたら、その中に「ダウンロード」ボタンや、議事録ファイルへのリンクが表示されます。これをクリックして、議事録ファイルをダウンロードします。
5. ファイル形式を確認する
   ダウンロードされるファイルは、通常、.docx形式(Word文書)または.vtt形式(WebVTT字幕ファイル)です。Word文書として直接保存される場合もあれば、後でWordで開く必要がある場合もあります。

ダウンロードした議事録をWord文書として保存する

Teams会議のチャットからダウンロードした議事録ファイルは、そのままWord文書として利用できる場合と、一度開いてから保存し直す必要がある場合があります。多くの場合、ダウンロードされたファイルは既にWord文書形式(.docx)であるため、そのまま開いて編集・保存できます。しかし、もし.vtt形式でダウンロードされた場合は、テキストエディタで開いて内容をコピーし、新しいWord文書に貼り付ける作業が必要になります。ここでは、ダウンロードしたファイルをWord文書として確実に保存する手順を説明します。

.docx形式でダウンロードされた場合

Teamsからダウンロードしたファイルが.docx形式であれば、Wordで直接開いて編集・保存できます。この形式であれば、ほとんど手間なくWord文書として扱えます。

1. ダウンロードしたファイルを開く
   Teamsのチャットからダウンロードした.docxファイルを見つけ、ダブルクリックしてMicrosoft Wordで開きます。
2. 編集モードに切り替える
   Wordでファイルを開くと、「保護ビュー」や「読み取り専用」で開かれることがあります。編集するには、「編集を有効にする」または「読み取り専用を解除」をクリックしてください。
3. 内容を確認・編集する
   ダウンロードされた議事録の内容を確認します。必要に応じて、不要な部分を削除したり、発言者を明確にしたり、補足情報を追加したりして編集します。
4. Word文書として保存する
   編集が終わったら、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択し、任意の場所とファイル名でWord文書(.docx)として保存します。

.vtt形式でダウンロードされた場合

.vtt形式は、主に動画や音声の字幕ファイルとして使用される形式です。Teams会議の議事録がこの形式でダウンロードされた場合は、以下の手順でWord文書に変換します。

1. .vttファイルをテキストエディタで開く
   ダウンロードした.vttファイルを右クリックし、「プログラムから開く」を選択して、メモ帳などのテキストエディタで開きます。
2. 内容をコピーする
   テキストエディタで開かれた.vttファイルの内容をすべて選択し、コピーします(Ctrl+Aで全選択、Ctrl+Cでコピー)。.vttファイルには、タイムスタンプや発話者情報などが含まれていますが、会議の議事録として必要なテキスト部分だけを抽出するか、そのままコピーしてWordで整形することになります。
3. 新しいWord文書を作成する
   Microsoft Wordを起動し、「新しい文書」を作成します。
4. コピーした内容を貼り付ける
   新しく作成したWord文書に、コピーした.vttファイルの内容を貼り付けます(Ctrl+V)。
5. 内容を整形する
   貼り付けられたテキストは、タイムスタンプなどが混在しているため、会議の議事録として読みにくい場合があります。不要なタイムスタンプ(例: 00:01:23.456 –> 00:01:25.789)や、発話者情報(例: [話者名])などを削除・編集し、読みやすい形に整形します。
6. Word文書として保存する
   整形が終わったら、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択し、任意の場所とファイル名でWord文書(.docx)として保存します。

Teamsの自動文字起こし機能について

Teamsの自動文字起こし機能は、会議中の発言をリアルタイムでテキスト化し、会議終了後に議事録として保存できる便利な機能です。しかし、この機能はすべてのユーザーが利用できるわけではありません。利用するには、Microsoft 365の特定のライセンス(例: Microsoft 365 E5、Office 365 E3/E5、Microsoft 365 Business Premiumなど)が必要です。また、組織のTeams管理者によって、この機能が有効化されている必要があります。管理者権限がない場合や、ライセンスが不足している場合は、自動文字起こし機能を利用できません。

自動文字起こし機能の利用条件

自動文字起こし機能を利用するための主な条件は以下の通りです。

• ライセンス: Microsoft 365の特定のライセンスを契約していること。
• 管理者設定: Teams管理者が会議ポリシーで文字起こし機能を有効にしていること。
• 会議の参加者: 会議の主催者または発表者権限を持つユーザーが文字起こしを開始できること。
• 言語設定: 会議の言語設定が、文字起こし機能でサポートされている言語であること。

自動文字起こしが利用できない場合の代替策

自動文字起こし機能が利用できない場合でも、会議の内容を記録する方法はいくつかあります。今回紹介している「会議の議事録をダウンロードする」方法が最も直接的な代替策となります。その他にも、以下のような方法が考えられます。

• 手動で議事録を作成する: 会議中に、参加者が手動でノートを取る、またはリアルタイムでWord文書などに記録していく方法です。
• 画面録画と音声録音: 会議画面と音声を録画・録音し、後から音声認識ソフトや手動で文字起こしを行う方法です。ただし、Teamsの標準機能では画面録画・音声録音はできません。別途ツールが必要です。
• 会議の議事録作成ツールを導入する: Otter.aiやFireflies.aiのような外部のAI文字起こしツールを会議に招待し、自動文字起こしを行う方法です。これらはTeamsと連携できるものもありますが、別途契約や設定が必要です。

手動エクスポート手順における注意点とよくある質問

Teams会議の議事録を手動でエクスポートする際、いくつかの注意点や、ユーザーが疑問に思いやすい点があります。ここでは、それらについて解説します。

「議事録」タブが表示されない場合

会議のチャットに「議事録」タブが表示されない場合、いくつかの原因が考えられます。

• 文字起こし機能が無効: 会議の主催者または組織のポリシーで、会議の文字起こし機能自体が無効になっている。
• 文字起こしが開始されなかった: 会議中に文字起こしが開始されていなかった。手動で開始する必要がある機能ですが、開始し忘れた可能性があります。
• 会議の種類: チャネル会議など、一部の会議の種類では議事録の生成機能が異なる場合があります。
• 会議終了後の遅延: 会議終了直後は、議事録が生成されるまでに時間がかかることがあります。しばらく待ってから再度確認してみてください。

これらの場合、残念ながらTeamsの機能で直接議事録をダウンロードすることはできません。その際は、前述した手動での議事録作成や、画面録画・外部ツールの利用を検討する必要があります。

ダウンロードしたWord文書の編集について

ダウンロードした議事録は、あくまで会議中の発言の記録です。そのため、発言が途切れていたり、専門用語の誤認識、句読点の不足など、そのままでは読みにくい場合があります。会議の議事録として活用するためには、以下の点を意識して編集すると良いでしょう。

• 発話者の明確化: 誰が何を言ったのかが分かるように、発話者名を追記・修正する。
• 句読点の追加・修正: 読点(、)や句点(。)を適切に追加・修正して、文の区切りを分かりやすくする。
• 専門用語・固有名詞の修正: 誤認識されやすい専門用語や固有名詞を正しい表記に修正する。
• 不要な部分の削除: 会話の途中の「えーと」「あのー」といったフィラーワードや、無関係な発言などを削除して、要点をまとめる。
• 決定事項のハイライト: 会議で決定した事項や、次のアクションなどを分かりやすくマークアップする。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの違い

新しいTeams(v2)は、パフォーマンスの向上やユーザーインターフェースの刷新が図られています。操作性やデザインに若干の違いはありますが、会議の議事録をチャットからダウンロードする基本的な機能や手順に大きな変更はありません。従来通り、会議終了後にチャットを開き、「議事録」タブからダウンロードできるはずです。もし新しいTeamsで操作方法に迷った場合は、以前のTeamsでの手順を参考にしてみてください。

新しいOutlookとの関連性

新しいOutlookは、OutlookのWeb版(Outlook on the web)のインターフェースに近づき、よりモダンなデザインと機能を提供しています。Teams会議の議事録をWord文書にエクスポートする手順は、Outlookの機能とは直接関係ありません。Teams会議の記録は、Teamsアプリケーション内で管理・ダウンロードされます。新しいOutlookでTeams会議の招待を受け取ったり、会議の予定を確認したりすることはできますが、議事録のダウンロード操作自体はTeamsで行う必要があります。

まとめ

Teams会議の自動文字起こし機能が利用できない場合でも、会議の議事録をWord文書に手動でエクスポートする方法は存在します。会議終了後にチャットから「議事録」タブを探し、ダウンロードすることで、会議の内容をテキストデータとして取得できます。ダウンロードしたファイルが.docx形式であればそのまま、.vtt形式であればテキストエディタで整形してからWord文書として保存しましょう。この手順をマスターすれば、Teams会議の記録を確実かつ柔軟に残すことができます。今後は、会議のチャットを定期的に確認し、議事録のダウンロードを習慣づけることをお勧めします。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。