【Teams】会議録画のRetention Holdを訴訟対応で設定する手順

Microsoft Teamsで会議の録画データを訴訟対応のために一定期間保持する必要がある場面があります。しかし、いつ、どのように設定すれば良いか迷う方もいるでしょう。本記事では、Teams会議録画にRetention Hold(保持ポリシー)を設定する具体的な手順を解説します。これにより、訴訟やコンプライアンス要件に対応するためのデータ保持が可能になります。

訴訟や監査の際には、特定の期間、電子情報(この場合はTeams会議の録画データ)を削除できないように保持する必要があります。Microsoft 365には、この要件を満たすための強力な機能が備わっています。特に、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルを活用することで、会議録画に対するRetention Holdを効果的に適用できます。本記事を読めば、必要なデータが誤って削除されるリスクを防ぎ、コンプライアンスを遵守できるようになります。

訴訟対応におけるTeams会議録画の保持ポリシーの重要性

訴訟や法的な調査が発生した場合、証拠となりうる情報はすべて適切に保持されなければなりません。Teams会議の録画データは、議論の内容、決定事項、参加者の発言といった重要な情報源となるため、その対象となり得ます。Retention Hold(保持ポリシー)は、これらのデータを意図しない削除から保護し、法的な要求に応じるための不可欠な機能です。

Microsoft 365のRetention Holdは、Exchange Onlineのメール、SharePointやOneDriveのファイル、Microsoft Teamsのチャットメッセージや会議録画など、様々な種類のコンテンツに適用できます。これにより、組織は単一のプラットフォームで包括的なデータ保持戦略を実行できます。訴訟ホールドが設定されたコンテンツは、ユーザーが削除を試みても、保持期間が経過するまで完全に削除されることはありません。これは、コンプライアンス要件を満たす上で極めて重要です。

特にTeams会議の録画については、その保存場所や管理方法を正確に理解し、適切な保持ポリシーを適用することが求められます。通常、Teams会議の録画は、会議の主催者または参加者のOneDrive for BusinessまたはSharePointサイトに保存されます。これらの保存場所に対して保持ポリシーを適用することで、録画データが確実に保護されます。

Retention Hold設定の前提条件と権限

Teams会議録画にRetention Holdを設定するには、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルへのアクセスが必要です。このポータルは、組織のデータコンプライアンスを管理するための強力なツールであり、特定の管理者権限を持つユーザーのみが利用できます。

具体的には、「コンプライアンス管理者」、「情報保護管理者」、「組織のコンプライアンス管理」、「グローバル管理者」といった役割を持つユーザーが、保持ポリシーを作成・管理できます。これらの権限がない場合は、組織のIT管理者またはコンプライアンス担当者に設定を依頼する必要があります。管理者権限がないユーザーが誤って設定を変更することを防ぐため、アクセスは厳格に管理されています。

また、保持ポリシーを適用する前に、対象となるTeams会議録画がどこに保存されているかを確認しておくことが推奨されます。通常、Teams会議の録画は、会議の主催者のOneDrive for Businessまたは会議が開催されたチームのSharePointサイトに保存されます。この保存場所を把握しておくことで、より的確にポリシーを適用できます。設定によっては、Teams会議ポリシーで録画の保存先が指定されている場合もあります。

Microsoft Purviewコンプライアンスポータルでの保持ポリシー作成手順

Microsoft Purviewコンプライアンスポータルを使用して、Teams会議録画に適用する保持ポリシーを作成します。このプロセスは、組織のコンプライアンス要件に合わせてカスタマイズ可能です。

1. Microsoft Purviewコンプライアンスポータルへのアクセス
   Webブラウザを開き、Microsoft 365管理センターから、または直接「compliance.microsoft.com」にアクセスしてサインインします。
2. 保持ポリシーセクションへの移動
   左側のナビゲーションペインで、「ソリューション」>「データライフサイクル管理」>「Microsoft Purview」>「保持ポリシー」を選択します。
3. 新しい保持ポリシーの作成
   「保持ポリシー」画面で、「+ 作成」ボタンをクリックします。
4. ポリシーの名前と説明の指定
   名前フィールドに、ポリシーの内容がわかる名前(例: “Litigation Hold – Teams Meeting Recordings”)を入力します。説明フィールドには、ポリシーの目的や適用範囲などの詳細を記述します。
5. 保持期間の設定
   「保持期間」セクションで、「保持する」を選択し、保持する期間を指定します。訴訟対応の場合、一般的には数年間(例: 7年間)に設定されます。保持期間は、「無期限」または「指定した期間」で設定できます。
6. 保持するコンテンツの指定
   「保持するコンテンツ」セクションで、「+ コンテンツの選択」をクリックします。
7. Teams会議録画の選択
   「コンテンツの選択」画面で、「Microsoft Teams」を選択します。次に、「Teams 会議の録画」をチェックします。必要に応じて、Teamsチャットメッセージやチャネルメッセージなども選択できます。
8. ポリシーの確認と保存
   「次へ」をクリックし、設定内容を確認します。問題がなければ、「ポリシーの作成」をクリックして保存します。

保持ポリシーの適用と展開

保持ポリシーを作成したら、それを組織内の適切なユーザーまたはコンテンツに適用する必要があります。ポリシーは、作成後すぐに有効になるわけではなく、展開に時間がかかる場合があります。

ポリシーの展開は、通常、数時間から最大で24時間程度かかることがあります。展開が完了すると、ポリシーは対象となるコンテンツに適用され、保持が開始されます。組織全体に適用されるポリシーの場合、すべてのユーザーのデータが対象となります。

特定のユーザーやグループのみに適用したい場合は、ポリシー作成時に「スコープ」を設定できます。例えば、特定の部署やプロジェクトチームのメンバーのみを対象とするなど、柔軟な設定が可能です。ただし、訴訟対応の場合は、関連する可能性のあるすべてのユーザーを対象に含めることが一般的です。

ポリシーが適用されると、対象となるTeams会議録画は、ユーザーが削除操作を行っても、保持期間が終了するまで削除されません。削除されたように見えても、実際には「訴訟ホールド」または「保持」の対象として保持されます。このデータは、後で必要に応じて検索・エクスポートできます。

保持ポリシーの確認と管理

保持ポリシーを設定した後も、その有効性を確認し、必要に応じて管理を続けることが重要です。定期的な確認は、コンプライアンス要件を満たしていることを保証するために不可欠です。

Microsoft Purviewコンプライアンスポータルでは、作成した保持ポリシーの一覧を確認できます。各ポリシーの状態(有効/無効)、適用範囲、保持期間などを確認できます。また、ポリシーの編集や削除もここから行えます。

訴訟や調査が発生した際には、保持ポリシーが正しく機能しているか、対象データが意図せず削除されていないかを確認する必要があります。Microsoft 365のコンプライアンス機能には、保持されているアイテムを検索・エクスポートするための「電子情報開示(eDiscovery)」機能もあります。この機能を利用することで、訴訟対応に必要なデータを正確に取得できます。

保持ポリシーは、組織のコンプライアンス要件や法規制の変更に合わせて、定期的に見直しと更新を行うことが推奨されます。例えば、保持期間の延長や、対象コンテンツの追加・変更などが必要になる場合があります。IT管理者やコンプライアンス担当者は、これらの変更に迅速に対応できる体制を整えておくべきです。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの違い

新しいTeams(v2)は、従来のTeamsと比較して、パフォーマンスの向上、UIの刷新、機能の強化などが行われています。しかし、会議録画の保存場所や、それを管理するためのRetention Hold設定といったコンプライアンス機能に関する基本的な仕組みは、Microsoft 365のバックエンドサービス(Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Microsoft Purview)に依存しているため、大きく変更されていません。

したがって、新しいTeams(v2)を利用している場合でも、会議録画のRetention Holdを設定する手順は、本記事で解説したMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルでの設定方法と基本的に同じです。会議録画が保存されるOneDrive for BusinessやSharePointサイトの管理、そしてMicrosoft Purviewでの保持ポリシー設定は、Teamsのバージョンに依存せず、一貫した操作となります。

新しいTeams(v2)では、UIや一部の操作フローが変更されている可能性がありますが、コンプライアンス管理の根幹となる保持ポリシーの設定プロセスは、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルを介して行われるため、混乱は少ないでしょう。Teams会議の録画設定自体(自動録画の有効化など)はTeamsの会議ポリシーで行いますが、その録画データに対する保持ポリシーは、Purviewで一元管理されます。

新しいOutlookと従来Outlookの違い

新しいOutlookは、Web版Outlookの機能を取り込み、よりモダンで統合されたユーザーエクスペリエンスを提供することを目指しています。UIの変更や、統合されたアカウント管理などが特徴です。しかし、Outlook自体はメールクライアントであり、Teams会議録画のRetention Hold設定とは直接的な関連はありません。

Teams会議録画のRetention Holdは、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルで設定され、Exchange Online、SharePoint、OneDriveなどのストレージサービスに保存されているデータに適用されます。Outlookでメールや予定表を管理している場合、それらのデータに対する保持ポリシーはOutlookのコンテキストで設定されることもありますが、Teams会議録画とは管理主体が異なります。

したがって、新しいOutlookを利用しているかどうかにかかわらず、Teams会議録画のRetention Holdを設定する手順は、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルでの操作に変わりはありません。Outlookは、情報伝達の手段の一つであり、データ保持ポリシーの対象となるコンテンツ(メールなど)の管理には関わりますが、Teams会議録画の保持設定そのものに影響を与えるものではありません。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Microsoft Teams会議録画のRetention Hold設定は、主にMicrosoft PurviewコンプライアンスポータルというWebベースの管理インターフェースで行われます。そのため、この設定作業自体は、利用しているOS(Windows、macOS)やデバイス(デスクトップ、モバイル)に依存しません。

管理者権限を持つユーザーは、どの環境からでもWebブラウザを通じてMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルにアクセスし、保持ポリシーを作成・管理できます。Mac版Teams、モバイル版Teams、Web版Teamsのいずれを利用しているユーザーであっても、会議録画が生成され、そのデータが保存される場所(OneDrive for BusinessやSharePoint)は共通です。そして、その保存データに対するRetention Holdは、Purviewポータルで一元管理されます。

ただし、会議録画の再生やダウンロードといったユーザー側の操作は、Teamsクライアント(デスクトップアプリ、Webアプリ、モバイルアプリ)によってUIや機能が若干異なる場合があります。しかし、データが保持されるかどうかのコンプライアンス設定は、サーバーサイドで一元的に管理されるため、クライアント環境による影響はありません。

よくある質問とトラブルシューティング

保持ポリシーがTeams会議録画に適用されない

保持ポリシーを作成しても、すぐにすべてのTeams会議録画に適用されない場合があります。これは、ポリシーの展開に時間がかかるためです。通常、ポリシーの適用には最大で24時間かかることがあります。

対処法:

1. 展開時間の確認
   ポリシー作成後、少なくとも24時間は待ってから、対象の会議録画が保持されているか確認してください。
2. スコープの確認
   ポリシーのスコープが正しく設定されているか確認します。特定のユーザーやグループのみを対象としている場合、そのユーザーが作成・参加した会議録画のみが保持されます。組織全体に適用したい場合は、そのように設定されているか確認してください。
3. コンテンツタイプの確認
   ポリシー作成時に、「Microsoft Teams」>「Teams 会議の録画」が正しく選択されているか再度確認します。
4. IT管理者に相談
   上記を確認しても問題が解決しない場合は、組織のIT管理者またはコンプライアンス管理者に相談してください。テナント設定や他のポリシーとの競合が原因である可能性があります。

保持期間が経過した会議録画が削除されてしまった

保持期間が終了したコンテンツは、保持ポリシーの設定に従って自動的に削除されます。もし、保持期間内であるはずなのに削除された、という場合は、保持ポリシーの設定自体に問題があるか、または別のプロセスによって削除された可能性があります。

対処法:

1. 保持ポリシーの保持期間確認
   Microsoft Purviewコンプライアンスポータルで、対象の保持ポリシーの保持期間設定が正しいか再度確認します。
2. 保持ポリシーの有効性確認
   ポリシーが有効になっているか、削除されていないかを確認します。
3. 保持ポリシー以外の削除要因確認
   Teams会議録画は、会議の主催者や参加者が手動で削除することも可能です。ただし、保持ポリシーが適用されている場合は、手動削除操作は無効化されます。もし保持ポリシーが適用される前に削除された、という可能性も考慮します。
4. 電子情報開示(eDiscovery)での検索
   削除された可能性のある会議録画を、電子情報開示(eDiscovery)機能を使って検索できるか試みます。これにより、データがまだ保持されているか、または完全に削除されたかを確認できます。

保持ポリシーの削除・変更について

一度設定した保持ポリシーは、訴訟対応やコンプライアンス要件を満たすために重要です。安易な削除や変更は、法的なリスクを招く可能性があります。

注意点:

1. 変更・削除の際の承認プロセス
   保持ポリシーの変更や削除を行う際は、必ず組織内のコンプライアンス担当者や法務部門の承認を得てください。
2. 保持期間の延長は可能
   保持期間を延長することは、コンプライアンスの観点からは問題ありません。
3. 保持期間の短縮・削除は慎重に
   保持期間を短縮したり、ポリシーを削除したりする場合は、法的な義務や組織のポリシーを確認し、リスクを十分に評価した上で行う必要があります。

訴訟ホールド( Litigation Hold)として設定されたポリシーは、訴訟が終結するまで解除しないことが一般的です。保持ポリシー(Retention Policy)は、保持期間が終了すれば自動的に解除・削除されますが、訴訟対応の場合は、法的な必要性がなくなるまで保持を継続することが求められます。

まとめ

本記事では、Microsoft Teams会議録画のRetention Holdを訴訟対応のために設定する手順を解説しました。Microsoft Purviewコンプライアンスポータルを活用することで、会議録画データを法的に必要な期間、確実に保持し、コンプライアンス要件を満たすことができます。

今回解説したMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルでの保持ポリシー作成と適用手順を理解することで、組織の重要な会議記録を保護し、訴訟や監査に適切に対応できるようになります。まずは、組織のIT管理者またはコンプライアンス担当者と連携し、貴社のコンプライアンス要件に合った保持ポリシーを設定・展開することをお勧めします。

さらに、電子情報開示(eDiscovery)機能と連携させることで、保持されているデータを検索・エクスポートするプロセスもスムーズに行えます。これにより、コンプライアンス管理体制をより強固なものにできるでしょう。

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