【Teams】チャットメッセージの改ざん検知(Immutable Copy)を有効化する手順

Microsoft Teamsでチャットのやり取りを記録・管理している中で、メッセージが改ざんされていないか心配になることはありませんか。特に、重要な決定事項や合意事項がチャットで交わされた場合、その内容が後から変更されていないことを証明できると安心です。しかし、標準のTeamsチャットでは、メッセージの編集や削除が可能であり、改ざんの可能性を完全に排除できません。この記事では、Teamsのチャットメッセージが改ざんされていないことを検知・証明するための機能である「Immutable Copy」を有効化する手順を解説します。この設定を行うことで、コンプライアンス要件を満たし、より信頼性の高いコミュニケーションを実現できます。

Immutable Copy の仕組みと目的

Immutable Copy は、Microsoft 365 のコンプライアンス機能の一部です。この機能が有効になると、Teams のチャットメッセージ(1対1チャット、グループチャット、会議チャット)が送信された際に、その内容が改変不可能な形式で自動的に保存されます。これは、Exchange Online の保持ポリシーと連携して実現されます。具体的には、保持ポリシーで指定された期間、メッセージのコピーが Microsoft 365 のストレージ(通常は各ユーザーの非公開の訴訟ホールドメールボックス)に保持されます。これにより、後からメッセージが編集または削除されたとしても、元の内容を証拠として保全することが可能になります。この機能の主な目的は、法的・規制上の要件を満たすための証拠保全、コンプライアンス違反の防止、および内部監査の強化です。組織のポリシーによっては、チャットのやり取りを法的な証拠として利用する必要がある場合や、監査のために一定期間保存する必要がある場合に不可欠な機能となります。

Immutable Copy を有効化するための前提条件

Immutable Copy の機能を有効化するには、いくつかの前提条件があります。まず、この機能は Microsoft 365 の特定のライセンスが必要です。具体的には、Microsoft 365 E3、Microsoft 365 E5、Office 365 E3、Office 365 E5、または Microsoft 365 Business Premium などのライセンスに含まれるコンプライアンス機能を利用する必要があります。これらのライセンスがない場合、保持ポリシーを作成・適用することができません。次に、操作を行うユーザーは、Microsoft Purview コンプライアンスポータル(旧称: Microsoft 365 コンプライアンスセンター)で適切な管理者権限を持っている必要があります。通常は、コンプライアンス管理者、情報保護管理者、またはグローバル管理者のロールが必要です。これらの権限がないと、保持ポリシーの作成や管理画面にアクセスできません。さらに、Immutable Copy は Exchange Online の機能と密接に関連しているため、組織の Exchange Online が適切に構成されていることが必要です。Teams のチャットメッセージは、Exchange Online のメールボックスに保存されるため、Exchange Online の設定が保持ポリシーの動作に影響を与える可能性があります。これらの前提条件が満たされていることを確認してから、次の手順に進んでください。

保持ポリシーを作成して Immutable Copy を有効化する手順

Immutable Copy を有効化するには、Microsoft Purview コンプライアンスポータルで保持ポリシーを作成し、Teams チャットメッセージを保存するように設定します。この設定は、組織全体のコンプライアンスポリシーを管理する上で非常に重要です。

1. Microsoft Purview コンプライアンスポータルにサインインする
   Web ブラウザを開き、Microsoft Purview コンプライアンスポータルのURL (https://compliance.microsoft.com/) にアクセスします。組織の管理者アカウントでサインインしてください。
2. 「ソリューション」から「保持」を選択する
   左側のナビゲーションメニューから「ソリューション」を展開し、「保持」をクリックします。
3. 「保持ポリシー」を作成する
   保持ポリシーの画面で、「+ 新しい保持ポリシー」ボタンをクリックして、新しいポリシー作成ウィザードを開始します。
4. ポリシーに名前を付ける
   「名前」フィールドに、ポリシーを識別するためのわかりやすい名前を入力します。例:「Teamsチャットメッセージ保持ポリシー」など。必要に応じて「説明」フィールドに詳細を記入し、「次へ」をクリックします。
5. 保存場所を指定する
   「保存場所」の画面で、どの種類のコンテンツを保存するかを選択します。ここで「Teams チャット」を選択してください。必要に応じて、Teams の会議チャットやチャネルメッセージも選択できます。この設定により、Teams のチャットメッセージが保持の対象となります。次に「次へ」をクリックします。
6. 保持期間を設定する
   「保持期間」の画面で、メッセージをどれくらいの期間保持するかを設定します。
7. 保持期間の選択
   「保持期間」のオプションから「無期限に保持」または「指定された期間保持」を選択します。
8. 期間の設定
   「指定された期間保持」を選択した場合は、保持する期間を日数、月数、年数で入力します。例えば、7年間保持する場合は「7年」と入力します。
9. 保持期間の開始時期
   保持期間がいつから開始されるかを指定します。「メッセージが作成されたとき」を選択するのが一般的です。これにより、メッセージが送信された時点から保持期間のカウントが開始されます。
10. 保持期間の終了後の処理
    保持期間が終了した後の処理について、「保持期間が終了したら、アイテムを削除する」を選択しないように注意してください。Immutable Copy の目的は証拠保全であるため、削除ではなく、保持し続ける設定が望ましいです。必要に応じて「保持期間が終了したら、アイテムを削除する」を選択することも可能ですが、コンプライアンス要件を確認してください。
11. 保持期間の設定完了
    保持期間の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
12. 対象ユーザーまたはグループを指定する
    「対象ユーザーまたはグループ」の画面で、この保持ポリシーを適用するユーザーまたはグループを選択します。
13. ポリシーの適用範囲
    「すべてのユーザー」を選択すると組織全体に適用されます。特定の部門やグループのみに適用したい場合は、「特定のユーザーまたはグループを選択」を選び、対象を追加します。コンプライアンス要件に応じて、適切な範囲を設定してください。
14. 対象ユーザーの設定完了
    対象ユーザーの設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
15. ポリシーの確認と作成
    「確認」の画面で、これまでに設定した内容を確認します。ポリシー名、保存場所、保持期間、対象ユーザーなどをすべてチェックしてください。問題がなければ、「ポリシーの作成」ボタンをクリックします。
16. ポリシーの適用完了
    ポリシーが正常に作成されると、「ポリシーが作成されました」というメッセージが表示されます。「完了」をクリックしてウィザードを閉じます。

ポリシーの適用と確認

保持ポリシーを作成したら、そのポリシーが意図した通りに機能しているかを確認することが重要です。ポリシーの適用には時間がかかる場合があります。通常、ポリシーの変更は数時間から24時間以内に反映されますが、環境によってはそれ以上かかることもあります。

ポリシーの適用状況の確認

Microsoft Purview コンプライアンスポータルで「保持」>「保持ポリシー」にアクセスすると、作成したポリシーのステータスを確認できます。ポリシーが「アクティブ」になっていることを確認してください。

実際にチャットメッセージを送信してテストする

ポリシーが適用されたら、実際に Teams でテストメッセージを送信し、そのメッセージが保持されているかを確認します。テストは、ポリシーが適用されているユーザーアカウントを使用して行います。

1. テストユーザーで Teams にサインインする
   保持ポリシーの対象となっているユーザーアカウントで Microsoft Teams にサインインします。
2. チャットメッセージを送信する
   他のユーザーとの間で 1対1 チャット、グループチャット、または会議チャットを開始し、テストメッセージを送信します。
3. メッセージを編集・削除してみる
   送信したメッセージを編集したり、削除したりしてみてください。Immutable Copy が有効になっている場合、メッセージを編集・削除しても、元の内容は保持されます。
4. Exchange Online でメッセージを確認する
   管理者は、Microsoft Purview コンプライアンスポータルまたは Exchange 管理センターを使用して、テストユーザーのメールボックスを確認します。
5. 訴訟ホールドアイテムの確認
   「コンテンツ検索」機能などを使用して、テストユーザーのメールボックスにある「訴訟ホールドアイテム」または「保持アイテム」を確認します。ここに、削除・編集された元のチャットメッセージが保存されているはずです。

注意点:保持ポリシーの競合

複数の保持ポリシーが同じコンテンツに適用される場合、競合が発生する可能性があります。例えば、あるポリシーが「7年間保持」で、別のポリシーが「無期限に保持」の場合、より厳しい方のポリシー(この場合は無期限に保持)が優先されます。保持ポリシーの適用順序や優先順位については、Microsoft のドキュメントを参照して、意図しない動作を防ぐようにしてください。

Immutable Copy と関連する機能・設定

Immutable Copy は、Microsoft 365 のコンプライアンス機能群の一部であり、他の機能と連携することで、より強力なデータ管理とコンプライアンス体制を構築できます。

訴訟ホールド (Litigation Hold)

Immutable Copy は、実質的には Teams チャットメッセージに対する訴訟ホールドのようなものです。訴訟ホールドは、法的な紛争や監査の際に、ユーザーのメールボックスや Teams のチャットデータなどのコンテンツを削除から保護し、保持するための機能です。保持ポリシーは、訴訟ホールドよりも柔軟な設定が可能で、特定の期間や条件に基づいてコンテンツを保持・削除できます。Immutable Copy を有効化することで、Teams のチャットデータも訴訟ホールドの対象となり、証拠保全が強化されます。

情報ガバナンス (Information Governance)

Immutable Copy は、組織の情報ガバナンス戦略の重要な要素です。情報ガバナンスとは、組織が生成・利用する情報のライフサイクル全体を管理し、コンプライアンス、セキュリティ、リスク管理を最適化する取り組みです。Teams のチャットメッセージを改変不可能な形で保存することは、情報のライフサイクル管理における「保持」フェーズを強化し、コンプライアンス要件を満たす上で役立ちます。

データ損失防止 (DLP)

データ損失防止 (DLP) ポリシーは、機密情報(個人情報、財務情報、知的財産など)が組織外に漏洩するのを防ぐための機能です。Immutable Copy と DLP を組み合わせることで、機密情報を含むチャットメッセージが意図せず共有されたり、外部に流出したりすることを検知・ブロックすると同時に、そのメッセージの記録を保持することが可能になります。これにより、コンプライアンス違反のリスクを低減し、セキュリティ体制を強化できます。

監査ログ (Audit Log)

Microsoft 365 の監査ログ機能は、組織内で行われた様々なアクティビティ(ファイルのアクセス、設定の変更、メッセージの送信・削除など)を記録します。Teams のチャットメッセージに関する編集・削除イベントも監査ログに記録されるため、Immutable Copy によって保存された元のメッセージと、監査ログに記録されたイベントを照合することで、メッセージの改ざんや不正な操作が行われていないかを詳細に調査できます。Immutable Copy による改変不可能なコピーは、監査ログと組み合わせて使用することで、より強力な証拠保全と不正行為の抑止力となります。

新しいTeams (v2) との互換性

Microsoft Teams の新しいバージョン (v2) でも、Immutable Copy の機能は引き続き利用可能です。保持ポリシーは Exchange Online のレベルで機能するため、Teams のクライアントインターフェースが変更されても、バックエンドのデータ保存および保持の仕組みに影響はありません。したがって、新しい Teams (v2) を利用している場合でも、上記の手順で保持ポリシーを設定することで、チャットメッセージの改ざん検知機能を有効化できます。ただし、新しい Teams (v2) では、UI の変更や一部機能の挙動が変更されている可能性があります。保持ポリシーの設定自体は Microsoft Purview コンプライアンスポータルで行うため、Teams クライアントのバージョンによる直接的な影響は限定的です。

Mac版・モバイル版・Web版との違い

Immutable Copy の機能は、バックエンドの Exchange Online および Microsoft 365 のコンプライアンス機能によって提供されます。そのため、Teams のクライアントが Windows 版、Mac 版、モバイル版(iOS/Android)、または Web 版のいずれであっても、チャットメッセージが送信された時点で保持ポリシーが適用され、改変不可能なコピーが保存されるという基本的な動作は同じです。ユーザーがどのプラットフォームから Teams を利用しても、設定された保持ポリシーは一貫して機能します。ただし、各プラットフォームでのメッセージの表示方法や、編集・削除機能の UI には違いがある可能性があります。しかし、Immutable Copy の機能自体はプラットフォームに依存せず、すべてのチャットメッセージに適用されます。

まとめ

この記事では、Microsoft Teams のチャットメッセージが改ざんされていないことを検知・証明するための「Immutable Copy」機能を有効化する手順を解説しました。Microsoft Purview コンプライアンスポータルで保持ポリシーを作成し、Teams チャットを保存対象として設定することで、重要なコミュニケーションの証拠保全が可能になります。この設定により、コンプライアンス要件を満たし、組織の信頼性を高めることができます。次は、作成した保持ポリシーが正しく適用されているか、テストメッセージを送信して確認することをお勧めします。さらに、監査ログや DLP ポリシーと連携させることで、より包括的な情報ガバナンス体制を構築できます。