【Teams】Teams会議の録画を社外と共有する時のリンク権限制御

Microsoft Teamsで会議を録画すると、自動的にMicrosoft Stream(クラシック)またはOneDrive/SharePointに保存されます。この録画を社外の取引先やクライアントと共有する際、リンクの権限を適切に設定しないと、意図しないアクセスを許してしまう可能性があります。本記事では、Teams会議の録画を社外と共有するときのリンク権限制御について、具体的な手順と注意点を詳しく解説します。

録画の保存場所と共有の仕組み

Teams会議の録画は、2021年以降、Microsoft Stream(クラシック)からOneDrive for BusinessまたはSharePoint Onlineに保存されるようになりました。会議の種類によって保存先が異なります。チャネル会議の録画はチームのSharePointサイト内の「Recordings」フォルダーに、チャット会議の録画は主催者のOneDrive内の「Recordings」フォルダーに保存されます。これらのファイルは、通常、組織内のユーザーにはアクセス権がありますが、外部共有には明示的な許可が必要です。

外部ユーザーと録画を共有するには、OneDriveまたはSharePointのファイル共有機能を使います。共有リンクを作成する際に、リンクの種類(「特定のユーザー」「組織内のユーザー」「リンクを知っているユーザー」)と権限(「表示」「編集」)を制御できます。

社外と共有するための具体的な手順

ここでは、Teams会議の録画を社外のユーザーと安全に共有する手順を説明します。以下の手順は、OneDriveまたはSharePointのWebブラウザー版を使用します。

1. 録画ファイルを探す: Teamsの会議チャットまたはチャネルの「ファイル」タブから録画ファイルを開きます。ファイル名は「会議名 – 日付.mp4」の形式です。
2. 「共有」ボタンをクリックする: ファイルを開いたら、上部のメニューから「共有」ボタンをクリックします。
3. リンクの種類を「特定のユーザー」に変更する: 共有画面で「リンクを知っているユーザー」がデフォルトで選択されています。これをクリックして、「特定のユーザー」を選びます。これにより、指定したメールアドレスのユーザーのみがアクセスできます。
4. 権限を「表示」に設定する: 「編集を許可する」のチェックを外します。これで外部ユーザーは録画を閲覧のみでき、ダウンロードや編集はできません。
5. 有効期限とパスワードを設定する: 「リンクの設定」から「有効期限」を設定します。例えば7日後など、共有期間を限定します。さらに「パスワードの設定」をオンにして、任意のパスワードを入力します。このパスワードは別途メールなどで相手に伝えます。
6. 外部ユーザーのメールアドレスを入力して送信する: 「名前、グループ、またはメールアドレスを追加」に共有先のメールアドレスを入力し、「送信」をクリックします。相手に共有リンクが届きます。

落とし穴1: 「リンクを知っているユーザー」のままだと誰でもアクセス可能

デフォルトの「リンクを知っているユーザー」は、リンクさえ知っていれば組織内外を問わずアクセスできる設定です。このまま外部共有すると、リンクが漏れた場合に不特定多数が見られるリスクがあります。必ず「特定のユーザー」に変更しましょう。

落とし穴2: 編集権限を付与すると外部ユーザーがファイルを変更可能

共有時に「編集を許可する」にチェックを入れると、外部ユーザーが録画を削除したり上書きしたりできます。社外共有では必ずチェックを外して「表示」権限にします。

落とし穴3: 有効期限とパスワードを設定しないとセキュリティが低下

有効期限がないリンクは半永久的に有効で、パスワードがないとリンクだけでアクセスできてしまいます。セキュリティポリシーとして、外部共有時には必ず有効期限とパスワードを設定することを推奨します。

共有リンクの権限比較表

よくある質問(FAQ)

Q1. 外部ユーザーが録画を視聴するにはMicrosoftアカウントが必要ですか?

A1. いいえ、必要ありません。OneDriveやSharePointの共有リンクは、Microsoftアカウントを持たないユーザーでもブラウザーから視聴できます。ただし、パスワードが必要な場合は別途パスワードを伝える必要があります。

Q2. 録画の共有を後から取り消せますか?

A2. はい、取り消せます。ファイルの共有設定を開き、該当ユーザーを削除するか、リンクを無効にすることでアクセスを停止できます。

Q3. 組織のポリシーで外部共有が禁止されている場合はどうすればいいですか?

A3. 管理者が設定した外部共有ポリシーにより、外部とのファイル共有が制限されていることがあります。その場合は管理者に相談し、一時的に許可を得るか、Microsoft Bookingsなどの別サービスを検討します。

まとめ

Teams会議の録画を社外と共有する際には、リンクの権限制御がセキュリティの要です。共有リンクは「特定のユーザー」に設定し、権限を「表示のみ」に制限し、有効期限とパスワードを必ず設定しましょう。また、保存先がOneDriveかSharePointかを意識することで、より適切な管理ができます。関連サービスとして、SharePoint Onlineの外部共有設定やAzure ADの条件付きアクセスポリシーを併用すると、さらに強固なセキュリティを実現できます。