【Teams】Teams会議のレコーディング保持期間を変更する管理者設定

Teams会議のレコーディングは、会議の内容を後から確認するために非常に便利な機能です。しかし、レコーディングが自動的に削除されるまでの保持期間は、管理者が適切に設定する必要があります。この記事では、管理者がTeams管理センターでレコーディングの保持期間を変更する方法を詳しく解説します。既定の設定では30日間ですが、組織のポリシーに合わせて任意の期間に変更できます。

Teams会議のレコーディング保持期間とは

Teams会議のレコーディングは、会議終了後にMicrosoft 365のクラウドストレージ(OneDriveまたはSharePoint)に保存されます。このレコーディングには自動削除の設定が可能で、管理者は保持期間を指定できます。既定では30日間となっており、30日を過ぎると自動的に削除されます。この保持期間は、Teams管理センターの会議ポリシーで変更できます。具体的には、「会議のレコーディングの有効期限」という項目で、日数を入力するか「無期限」を選択します。

例えば、30日間の既定設定では、会議終了から30日後に自動削除されます。削除される前に、ユーザーはOneDriveやSharePointからレコーディングをダウンロードして保存することも可能です。管理者は、コンプライアンス要件やストレージ容量に応じて、より長い期間や短い期間を設定できます。関連するサービスとして、Exchange OnlineやAzure Active Directoryも影響しますが、主な設定はTeams管理センターで行います。

管理者が保持期間を変更する手順

以下が、Teams管理センターからレコーディング保持期間を変更する具体的な手順です。グローバル管理者またはTeamsサービス管理者の権限が必要です。

1. Microsoft Teams管理センターにサインインします。
   管理者アカウントで https://admin.teams.microsoft.com にアクセスします。
2. 左メニューから「会議」を選択します。
   「会議」の下にある「会議ポリシー」をクリックします。
3. 変更したいポリシーを選択します。
   既定では「グローバル (組織全体の既定)」があります。これをクリックするか、新しいポリシーを作成して後でユーザーに割り当てることも可能です。
4. 「会議のレコーディングの有効期限」セクションを見つけます。
   下にスクロールすると「会議のレコーディングと文字起こし」の項目があります。「会議のレコーディングの有効期限」を「カスタム」に変更します。
5. 保持期間を日数で入力します。
   例えば「60」と入力すると60日間保持されます。「無期限」にする場合は「無期限」を選択します。
6. 「保存」をクリックして設定を反映します。
   変更はすぐに反映されますが、既存のレコーディングには影響しません。

設定画面の具体的な例

Teams管理センターの「会議ポリシー」画面では、上部に「全般」「音声とビデオ」「コンテンツ共有」などのタブがあります。「レコーディングと文字起こし」タブを選択すると、レコーディング関連のさまざまな設定が表示されます。ここで「自動的に録画する」や「録画の保存」「会議のレコーディングの有効期限」などを設定します。「有効期限」のドロップダウンから「カスタム」を選び、日数ボックスに数値を入力します。例えば「90」と入力すれば90日間保持されます。

注意点と失敗例

ポリシーの変更が既存のレコーディングに適用されない

保持期間を変更しても、すでに保存されているレコーディングの有効期限は変わりません。変更前に作成されたレコーディングは、以前の設定に従って削除されます。これを回避するには、変更前に既存のレコーディングをダウンロードするか、別の場所に保存する必要があります。例えば、法的に保存が必要なレコーディングがある場合は、事前にOneDriveから手動で保存してください。

保持期間を短くしすぎると訴訟リスクになる

コンプライアンス要件によっては、レコーディングを一定期間保持することが義務付けられている場合があります。例えば、金融業界では証拠として数年間保存が必要なこともあります。保持期間を短く設定しすぎると、必要なレコーディングが自動削除されてしまい、法的問題に発展する可能性があります。組織のコンプライアンス部門と相談して適切な期間を設定してください。

無期限にするとストレージ容量が圧迫される

無期限の保持期間を設定すると、レコーディングが永遠に保存されます。OneDriveやSharePointのストレージ容量は有限です。特に大規模な組織では、会議の数が多く、すぐに容量制限に達する可能性があります。ストレージを節約するために、定期的な整理や、古いレコーディングの自動削除を検討しましょう。Microsoft 365のストレージレポートで使用量を監視してください。

比較表:レコーディング保持期間のオプション

よくある質問

Q1: 保持期間の設定はすべてのユーザーに適用されますか?

ポリシーは割り当てられたユーザーに適用されます。グローバルポリシーを変更すると、既定で全ユーザーに影響します。ただし、個別のポリシーを作成して特定のユーザーグループに異なる設定を適用することも可能です。

Q2: レコーディングの保存場所は変更できますか?

基本的に、Teams会議のレコーディングは会議作成者のOneDriveまたはチームのSharePointサイトに保存されます。この保存先を管理画面で直接変更することはできません。ただし、会議の種類(チャネル会議か通常会議か)によって自動的に保存場所が決まります。

Q3: 保持期間を過ぎたレコーディングは復元できますか?

通常、自動削除されたレコーディングはごみ箱から復元できる場合があります。OneDriveやSharePointのごみ箱に残っていることがあるため、削除後30日以内であれば復元できる可能性があります。ただし、保持期間を過ぎたレコーディングは必ずしもごみ箱に残るわけではありませんので、注意が必要です。

まとめ

Teams会議のレコーディング保持期間は、Microsoft Teams管理センターの会議ポリシーから簡単に変更できます。設定変更は新しいレコーディングにのみ適用されるため、既存のレコーディングは事前にバックアップを検討してください。コンプライアンス要件やストレージ容量を考慮し、適切な保持期間を設定しましょう。関連するサービスとして、Exchange Onlineでのメール保存ポリシーや、SharePointのライフサイクル管理も合わせて確認すると、組織全体のデータ管理が効率的になります。