【Googleスプレッドシート】TrelloのカードをSheetsで管理!カンバンの月次サマリ

Trelloでプロジェクトを管理している方も多いでしょう。カードが増えてくると、月ごとの進捗やタスクの傾向を把握するのが難しくなります。Googleスプレッドシートを活用すれば、Trelloのカードデータを簡単に取り込み、カンバン形式の月次サマリを自動作成できます。この記事では、Trelloのエクスポート機能とスプレッドシートの関数・条件付き書式を組み合わせた実践的な方法をご紹介します。

Trelloとスプレッドシートを連携するメリット

Trelloは直感的なカンバン方式のタスク管理ツールですが、月次レポートや複数ボードの横断集計には向いていません。一方、Googleスプレッドシートは関数やピボットテーブルを使ったデータ分析に優れています。両者を連携させると、各カードのステータス(リスト名)、担当者、期限、ラベルなどをスプレッドシートに取り込み、月単位でタスクの分布や進捗を可視化できます。例えば、完了したカードの数や期限切れタスクの推移をグラフ化すれば、プロジェクトの健全性を一目で把握できます。このように、Trelloのカードデータをスプレッドシートで管理することで、月次サマリの作成が格段に効率化されます。

Trelloカードをスプレッドシートに取り込む具体的な手順

手順1: TrelloボードをJSON形式でエクスポートする

1. Trelloのボードを開く
   エクスポートしたいボードを開き、右上の「メニュー」をクリックします。
2. 「その他」→「エクスポート」を選択
   メニュー内の「その他」を展開し、「エクスポート」をクリックします。
3. JSON形式でダウンロード
   「JSON形式でエクスポート」ボタンをクリックすると、ボードの全データがJSONファイルとしてダウンロードされます。

手順2: JSONファイルをGoogleスプレッドシートにインポートする

1. 新しいスプレッドシートを作成
   Googleスプレッドシートを開き、新しいシートを作成します。
2. ファイルメニューからインポート
   「ファイル」→「インポート」を選択し、ダウンロードしたJSONファイルをアップロードします。
3. データの配置方法を選択
   インポート時に「新しいシートを作成」または「現在のシートに置き換え」を選びます。JSONの構造はネストしているため、スプレッドシート上では複数のシートに分割されることがあります。

手順3: カードデータを整理する

インポート後、カードデータが含まれるシートを特定します。通常、「cards」シートがカードの一覧です。必要な列(リスト名、カード名、期限、ラベル、メンバーなど)だけを抽出し、新しいシートにコピーします。QUERY関数を使って以下のように必要な列を抽出できます。

=QUERY(cards!A:Z, "select C, D, E, F where C is not null", 1) ※列の具体例

手順4: 月次サマリのためのカンバンシートを作成する

1. 月ごとにシートを分割
   各月のシートを作成し、QUERY関数でその月のカードだけを表示します。例えば、=QUERY('カードデータ'!A:D, "where C >= date '2025-01-01' and C < date '2025-02-01'", 1)とすると、2025年1月のカードが抽出されます。
2. リスト名でグループ化
   抽出したデータをリスト名(カンバンの列)ごとに並べ替えます。SORT関数やフィルタを使ってリスト名順に表示します。
3. 条件付き書式で期限超過を色分け
   期限列に対して条件付き書式を設定し、期限が過ぎたカードは赤色、今日が期限のものは黄色など、視覚的に区別します。

手順5: 月次サマリのダッシュボードを作成する

1. ピボットテーブルで集計
   全カードデータを元に、月ごと、リスト名ごとのカード数を集計するピボットテーブルを作成します。これにより、月次サマリの基礎データが得られます。
2. グラフを追加
   ピボットテーブルを基に、月別のタスク完了数や期限切れ数を棒グラフや折れ線グラフで可視化します。
3. スパークラインでトレンド表示
   小型グラフ(SPARKLINE関数)を使って各リストのカード数の推移を表示すれば、ダッシュボードがさらに充実します。

Trello連携でよく起こるトラブルと対策

JSONインポートで日付が文字列として扱われる

TrelloのJSON内の日付は文字列形式(例: "2025-01-15T12:00:00.000Z")です。スプレッドシートにインポートした後、DATEVALUE関数やTEXT関数を使ってシリアル値に変換する必要があります。=DATEVALUE(LEFT(A2,10))のようにして日付部分だけ抽出し、セルの書式を日付に設定してください。

ラベルが色と名前の組み合わせで入ってしまう

Trelloのラベルは色と名前のオブジェクトとしてエクスポートされます。スプレッドシート上では、"green"や"重要"のような文字列として表示されます。ラベルを統一したい場合は、事前にTrello側でラベル名を設定し、インポート後はQUERY関数で該当列をそのまま使用します。

複数ボードのデータを統合する場合

複数のTrelloボードを管理している場合、各ボードのJSONを個別にインポートし、IMPORTRANGE関数や手動コピーで統合シートにまとめます。ボードごとにソースを区別する列を追加すると、後でフィルタリングが容易になります。

Trello単体とスプレッドシート連携の比較

まとめ

Googleスプレッドシートを活用すれば、Trelloのカードデータを月次サマリとして整理し、カンバン形式で視覚化できます。JSONエクスポートからデータを取り込み、QUERY関数やピボットテーブルで集計する一連の流れを身につければ、プロジェクト管理の効率が格段に向上します。まずはお手持ちのTrelloボードのエクスポートを試し、スプレッドシートでサマリを作成してみてください。さらに応用として、Apps Scriptを使って自動更新する仕組みを構築すれば、より高度な運用が可能です。