【Word】「結合」機能で複数の校閲をまとめる!比較との違いと使い分け

Wordの校閲機能を使って複数の人から修正案をもらうと、どの修正を取り入れるか迷うことがあります。一つひとつ手作業で統合するのは時間がかかり、ミスも起こりやすくなります。Wordの「結合」機能を使えば、複数の校閲済み文書を一つの文書にまとめられます。この記事では、結合機能の具体的な操作手順と、似ている「比較」機能との違いをわかりやすく解説します。

「結合」機能の概要とできること

「結合」機能は、複数の校閲者が別々に修正した文書を一つの文書に統合する機能です。各校閲者の変更履歴(挿入、削除、書式変更など)は保持されたままマージされます。これにより、バージョン管理や校閲作業の効率が向上します。例えば、チームメンバー3人がそれぞれ異なる部分を修正した場合、結合を使えば一度にすべての変更を確認できます。なお、結合するには元となる文書が共通でなければなりません。それぞれただの文書のコピーを修正した状態であれば、結合機能で統合できます。

結合機能の前提条件

結合機能を使うには、元の文書と各校閲者の修正済み文書が同じベースである必要があります。具体的には、オリジナルの文書をコピーして修正を加えたものでなければなりません。オリジナルが異なる文書同士を結合しても、意図した結果は得られません。

結合結果に含まれるもの

結合後の文書には、すべての校閲者の変更履歴がまとめて表示されます。各修正は校閲者ごとに色分けされ、変更履歴ウィンドウで確認できます。ただし、同じ箇所に異なる修正がある場合(競合)は、どちらかを選択する必要があります。

結合機能の操作手順

ここでは、実際に結合機能を使って複数の校閲をまとめる手順を説明します。例として、オリジナル文書「報告書.docx」を3人の校閲者が修正したとします。

手順1: 結合ダイアログを開く

1. 「校閲」タブをクリック
   リボンから「校閲」タブを選びます。
2. 「比較」グループの「結合」をクリック
   「比較」アイコンの下にある「結合」を選択します。ダイアログボックスが開きます。

手順2: 元の文書と修正済み文書を指定

1. 「元の文書」にオリジナルを設定
   最初の欄で、ベースとなるオリジナル文書を選択します。
2. 「修正された文書」に最初の校閲者の文書を設定
   リストから選ぶか、フォルダアイコンからファイルを指定します。
3. 「その他」ボタンで詳細設定を確認
   「その他」をクリックすると、比較対象とする変更の種類(挿入、削除、書式など)を指定できます。通常は初期値で問題ありません。
4. 「OK」をクリック
   すると、元の文書と1人目の修正済み文書が結合され、新しい文書が生成されます。

手順3: 残りの校閲者を追加で結合する

1. 生成された文書を元の文書として再利用
   手順2でできた結合済み文書は、次の結合の「元の文書」として使います。
2. 「修正された文書」に2人目の校閲者の文書を指定
   再び「結合」を選び、元の文書に結合済み文書、修正された文書に2人目の修正文書を設定します。
3. この操作を全員分行う
   3人目の校閲者も同様に結合すれば、全員の修正が一つの文書にまとまります。

手順4: 競合を解決する

1. 変更履歴を表示する
   「校閲」タブの「すべての変更履歴」をオンにします。競合がある部分は、吹き出しで「競合」と表示されます。
2. 修正を選択する
   競合部分を右クリックし、採用する修正を選びます。「元の状態を保持」「修正を採用」「両方の修正をマージ」などのオプションがあります。
3. すべての競合を解決する
   すべての競合を処理したら、結合完了です。最後に「変更履歴の承認」で確定することもできます。

「比較」機能との違い

「比較」機能は2つの文書を比較し、変更箇所を抽出して新しい文書に表示します。一方、「結合」は複数の修正済み文書を一つにまとめます。両者は似ていますが、目的と出力が異なります。

比較機能の特徴

比較は主に、オリジナルと修正版の差分を確認するために使います。例えば、自分で修正した前後のバージョンを比較して、どこを変えたか確認する場合に適しています。比較結果は新しい文書に変更履歴として表示されます。

結合機能の特徴

結合は複数人の修正を統合するために特化しています。各校閲者の変更をすべて保持したままマージできるため、チームでの校閲作業に便利です。なお、結合は内部的に比較も行っていますが、ユーザーは複数の修正を同時に扱えます。

比較項目	結合	比較
対応文書数	複数(元+複数の修正済み)	2つ(元と修正版)
主な目的	複数校閲者の修正を統合	2つの文書の差分を確認
出力結果	すべての変更履歴を含む統一文書	差分のみを抽出した文書
競合解決	必要(同じ箇所に異なる修正がある場合)	不要(単純比較のため)
使用シーン	チーム校閲後、全員の修正をまとめるとき	自分の修正内容を確認するとき

使い分けのポイントと注意点

結合と比較は目的が異なるため、状況に応じて使い分けましょう。また、正しく使うための注意点もあります。

使い分けの基準

• 複数の校閲者からフィードバックをもらった場合は「結合」を使います。元の文書をベースに、各校閲者の修正済み文書を順次結合すれば、すべての意見を一つの文書に集約できます。
• 自分の文書の変更履歴を確認したい場合は「比較」を使います。たとえば、保存前の文書と保存後の文書を比較すれば、どの部分を修正したかがわかります。
• ただし、結合は内部的に比較処理を行っているため、最初の結合では比較と似た結果になります。複数人をまとめる場合のみ結合が有効です。

注意点1: 元文書は必ず同じものを使う

結合するすべての修正版は、同じオリジナル文書をコピーしたものでなければなりません。異なるベースの文書を結合すると、意図しない変更が発生したり、正しくマージされない可能性があります。

注意点2: 結合順序に注意する

複数人を結合する場合、順番によって競合の発生が変わることがあります。どの順序でも最終的な結果は同じですが、競合が多いと手間が増えます。校閲者ごとに修正箇所が重ならないようにすると、スムーズです。

注意点3: 変更履歴を残したまま保存する

結合結果を保存するときは、変更履歴を残したまま保存するかどうかを選べます。校閲作業の途中であれば履歴を残し、最終版にする場合は変更履歴を承認してから保存すると良いでしょう。

注意点4: 競合解決は手動で行う

同じ文字列に複数の修正がある場合、どの修正を採用するか自動では判断できません。Wordは競合を検出して吹き出しで表示するので、ユーザーが手動で選択する必要があります。見落としを防ぐため、すべての競合を確認しましょう。

まとめ

Wordの「結合」機能を使えば、複数の校閲者の修正を効率的に一つの文書にまとめられます。一方、「比較」機能は2つの文書の差分を確認するのに適しています。目的に応じて使い分けることで、校閲作業の生産性が向上します。次に校閲フィードバックが複数届いたら、ぜひ結合機能を試してみてください。また、結合後の文書でさらに校閲を続ける場合は、変更履歴を残したまま次の作業に進むと、修正の流れが把握しやすくなります。

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