【Word】文書の比較結果を別文書として保存する!元文書と分けて管理する手順

Wordで二つの文書を比較した後、その結果を元の文書と分けて専用のファイルとして保存したいと考える方は多いです。Wordの「文書の比較」機能は標準で比較結果を元の文書に反映しますが、設定を変更することで新しい文書として表示できます。この記事では、比較結果を別文書として保存し、元の文書を変更せずに管理する手順を紹介します。また、よくあるトラブルとその対処法についても解説します。

文書比較機能の仕組みと保存先の選択肢

Wordの[校閲]タブにある[比較]機能は、二つの文書の差分を色分けして表示します。比較結果の表示先として、元の文書に反映するか、新しい文書に反映するかを選べます。既定では元の文書に変更が反映されるため、元の文書を保持したい場合は新しい文書を選択する必要があります。この設定は比較ダイアログの[比較結果を表示する文書]で変更できます。また、比較オプションでは、変更履歴の表示方法や特定の変更を無視する設定も行えます。

新しい文書に比較結果を表示すると、元の文書には一切変更が加わりません。そのため、元の文書をそのまま残しつつ、差分だけを確認・保存したい場合に最適です。この方法を利用すれば、レビュー履歴を独立したファイルとして管理できます。

比較結果を別文書として保存する手順

1. 比較する文書の準備
   比較したい二つの文書を用意します。片方の文書をWordで開いておくと、ダイアログで選択しやすくなります。開いていない場合でも、参照ボタンからファイルを指定できます。
2. [校閲]タブの[比較]をクリック
   リボンの[校閲]タブを開き、[比較]グループの[比較]ボタンをクリックします。ドロップダウンメニューから[比較]を選択します。キーボードショートカットはAlt+R,C,Cです。
3. 元の文書と変更後の文書を指定
   表示された[文書の比較]ダイアログで、[元の文書]と[変更後の文書]のドロップダウンリストから該当する文書を選びます。ファイルが開いていない場合は、右側のフォルダアイコンをクリックしてファイルを参照します。
4. 比較オプションを設定
   ダイアログの左下にある[より多く]ボタンをクリックすると、詳細な比較オプションが表示されます。ここで、書式の変更やヘッダー・フッターの比較を無視するなど、細かい設定が可能です。必要に応じてチェックを外します。
5. [比較結果を表示する文書]を[新しい文書]に変更
   ダイアログ下部の[比較結果を表示する文書]で、既定では[元の文書]が選択されています。これを[新しい文書]に切り替えます。これにより、比較結果が新しい文書として表示されます。
6. [OK]をクリックして比較を実行
   設定が完了したら[OK]をクリックします。新しい文書が開き、左側に比較結果の一覧、右側に変更箇所が強調表示された文書が表示されます。この新しい文書は一時的なもので、まだ保存されていません。
7. [名前を付けて保存]を実行
   すぐに[ファイル]タブを開き、[名前を付けて保存]を選択します。保存場所とファイル名を指定して保存します。このとき、元の文書とは異なるファイル名を付けることで、混同を防げます。保存形式は通常のWord文書(.docx)で問題ありません。

以上の手順で、比較結果を独立した文書として保存できます。保存後は、通常の文書と同様に編集や印刷が可能です。

比較結果の保存で注意すべきポイントとよくあるトラブル

比較結果を保存する前に元の文書を閉じてしまう

比較結果の新しい文書は、元の文書が開いている間だけ関連性が保たれます。保存前に元の文書を閉じると、比較結果が正しく表示されなくなることがあります。新しい文書を先に保存してから他の文書を閉じるようにしましょう。特に、複数の文書を同時に開いている場合は注意が必要です。

比較結果の書式が崩れる場合

比較結果は、元の文書の書式設定を引き継ぎますが、場合によっては一部の書式が正しく表示されないことがあります。例えば、異なるテンプレートを使用している文書同士を比較した場合、フォントや段落スタイルが意図しない形で適用されることがあります。その場合は、保存後に書式を調整してください。また、比較オプションで「書式」の変更を無視する設定にすると、書式の差異が表示されなくなります。

比較結果を元の文書に反映してしまった場合の対処

既定の設定のまま比較を実行すると、元の文書に変更が反映されます。その場合でも、[校閲]タブの[変更の承諾]や[変更の却下]で変更を元に戻せます。ただし、保存後は元に戻せないため、事前に元の文書のバックアップを取ることをお勧めします。また、比較前に[比較結果を表示する文書]が[新しい文書]になっているか必ず確認しましょう。

比較結果に変更履歴が含まれない場合

比較結果の新しい文書には、既定で変更履歴が埋め込まれています。しかし、比較オプションで「変更履歴」を無効にしていると、変更箇所が表示されないことがあります。比較実行前に、[より多く]から「変更履歴」の項目が有効になっているか確認してください。

保存した比較結果を別のユーザーと共有する際の注意

比較結果の文書には、変更履歴やコメントが含まれている場合があります。共有前に、機密情報が含まれていないか確認し、必要に応じて[校閲]タブの[変更の承諾]で変更を確定するか、[コメントの削除]でコメントを消去してください。また、PDF形式で保存すれば、編集を防ぎつつ共有できます。

比較結果の保存方法の比較

保存方法	元の文書への影響	独立したファイル	変更履歴の表示	推奨シーン
元の文書に反映	変更が加わる	不可(同一ファイル)	変更履歴として残る	最終版として確定する場合
新しい文書に保存	変更なし	可	変更履歴として残る	差分だけを別管理したい場合
手動でコピー	変更なし	可	なし	比較機能を使わずに手動で差分を確認する場合
PDFとして保存	変更なし	可(PDF)	なし(画像として埋め込む)	編集を防ぎたい場合

各方法の特徴を理解し、目的に合った方法を選びましょう。特に、元の文書を変更せずに比較結果だけを残したい場合は、新しい文書に保存する方法が最適です。

まとめ

この記事では、Wordの比較結果を別文書として保存する手順を解説しました。[比較結果を表示する文書]を[新しい文書]に変更してから比較を実行し、すぐに名前を付けて保存することで、元の文書を変更せずに差分だけを管理できます。これにより、文書のレビュー履歴を独立したファイルとして残せます。次に、複数のバージョンを比較する場合は、同様の手順で繰り返し保存してください。また、比較オプションを適切に設定することで、より正確な差分抽出が可能になります。

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