【Word】校閲機能の基本!赤字(変更履歴)とコメントで修正を見える化する

複数人で文書を作成したり、上司や同僚からのフィードバックを受けて修正したりする際、どこがどのように変更されたのかが分からなくなり、困ってしまうことがあります。

どの箇所が修正されたのか、なぜその修正が必要なのかが不明瞭だと、コミュニケーションに誤解が生じ、作業効率が低下する原因となります。

Wordの校閲機能を使えば、文書の変更箇所を赤字や取り消し線で明確に表示し、修正の意図をコメントで残すことが可能です。

この記事では、Wordの変更履歴とコメント機能の基本的な使い方から、よくあるトラブルとその解決策までを詳しく解説します。

本記事を読むことで、文書の共同作業がスムーズに進み、高品質なドキュメント作成を完結できるようになります。

3. なぜ問題が起きるのか

文書を複数人で編集する場合、Wordはデフォルトでは誰がいつ、どこを修正したかを記録しません。そのため、変更内容が上書きされてしまい、以前の状態に戻したり、特定の修正箇所を確認したりするのが困難になります。口頭やメールでの修正指示は、伝達漏れや誤解を生む可能性があり、最終的な文書の品質にも影響を与えます。校閲機能を使わないと、文書の変更履歴が不明瞭になり、共同作業の効率が著しく低下してしまうのです。

4. 具体的な操作手順

Wordの校閲機能を使って、文書の変更履歴を記録し、コメントを追加する手順を詳しく説明します。

1. 変更履歴の記録を開始する
   文書の編集を開始する前に、変更履歴の記録を有効にします。これにより、以降のすべての修正が記録されます。「校閲」タブをクリックし、「変更履歴」グループにある「変更履歴の記録」ボタンをクリックしてください。ボタンがハイライト表示されていれば、変更履歴の記録がオンになっています。
2. 変更履歴の表示方法を選択する
   記録された変更履歴の表示形式を選びます。文書をどのように見たいかに応じて表示方法を切り替えることが可能です。「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更履歴とコメントの表示」ドロップダウンメニューから、「すべての変更履歴」または「シンプル」を選択します。「すべての変更履歴」では修正箇所が詳細に表示され、「シンプル」では変更箇所が左側の赤い線で示されます。また、「吹き出し」ドロップダウンからは「吹き出しに改訂を表示」または「本文中に改訂を表示」を選び、コメントや変更内容を吹き出しで表示するか、本文中に直接表示するかを設定します。
3. コメントを挿入する
   文書の特定の箇所に、修正の意図や質問、フィードバックを追加したい場合にコメント機能を使います。コメントを追加したいテキストを選択し、「校閲」タブの「コメント」グループにある「新しいコメント」ボタンをクリックします。文書の右側にコメント欄が表示されるので、そこに内容を入力してください。
4. 変更履歴を承諾または拒否する
   記録された変更履歴を一つずつ確認し、その修正を文書に反映するかどうかを決定します。「校閲」タブの「変更箇所」グループにある「次へ」ボタンをクリックすると、次の変更箇所に移動します。変更内容を確認したら、「承諾」ボタンをクリックして修正を反映するか、「拒否」ボタンをクリックして修正を取り消します。「承諾」や「拒否」のドロップダウンメニューからは、すべての変更を一度に処理するオプションも選択できます。
5. コメントを削除する
   不要になったコメントは削除できます。削除したいコメントを選択し、「校閲」タブの「コメント」グループにある「削除」ボタンをクリックします。すべてのコメントを一度に削除したい場合は、「削除」ドロップダウンメニューから「文書内のすべてのコメントを削除」を選択してください。
6. 変更履歴とコメントをすべて削除して最終版にする
   文書の校閲が完了し、すべての変更を反映して最終版として保存したい場合にこの操作を行います。この操作は元に戻せないため、実行前には必ず文書を最終確認してください。「校閲」タブの「変更箇所」グループにある「承諾」ドロップダウンメニューから「すべての変更を承諾して文書を停止」を選択します。これにより、すべての変更が文書に反映され、変更履歴の記録がオフになります。さらに、残っているコメントもすべて削除したい場合は、「コメント」グループの「削除」ドロップダウンメニューから「文書内のすべてのコメントを削除」を選びます。

5. よくあるトラブルと対処法

Wordの校閲機能を使う際によく発生するトラブルと、その解決策を解説します。

変更履歴が赤字で表示されない

変更履歴の記録がオンになっていても、赤字や取り消し線で表示されない場合があります。これは、表示設定が適切でないことが原因です。

1. 「変更履歴の記録」の状態を確認する
   「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更履歴の記録」ボタンがハイライト表示されているかを確認します。ハイライトされていない場合はクリックしてオンにしてください。
2. 表示設定を変更する
   「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更履歴とコメントの表示」ドロップダウンメニューから、「すべての変更履歴」を選択します。これにより、すべての変更が詳細に表示されるようになります。

誰が修正したか分からない

共同作業で誰がどの変更を行ったか分からない場合、Wordのユーザー情報が設定されていないことが考えられます。

1. Wordのオプションでユーザー情報を設定する
   「ファイル」タブをクリックし、左側のメニューから「オプション」を選択します。「Wordのオプション」ダイアログが表示されたら、左側のカテゴリから「ユーザー情報」をクリックします。「ユーザー名」と「イニシャル」の欄に、ご自身の名前とイニシャルを入力し、「OK」ボタンをクリックして設定を保存してください。

コメントが見えにくい、表示がごちゃごちゃする

コメントの表示形式によっては、文書が見づらくなることがあります。吹き出しの表示方法を調整することで、見やすさを改善できます。

1. コメントの表示形式を切り替える
   「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「吹き出し」ドロップダウンメニューをクリックします。ここで「吹き出しに改訂を表示」と「本文中に改訂を表示」を切り替えることができます。文書のレイアウトを重視するなら「本文中に改訂を表示」を選び、コメントが本文に埋め込まれるようにすると良いでしょう。

変更を承諾したのにまだ変更履歴が残っている

すべての変更を承諾したつもりでも、文書内にまだ変更履歴が残っていることがあります。これは、一部の変更が処理されていないか、コメントが残っていることが原因です。

1. 「すべての変更を承諾して文書を停止」を実行する
   「校閲」タブの「変更箇所」グループにある「承諾」ドロップダウンメニューから、「すべての変更を承諾して文書を停止」を選択します。これにより、残っているすべての変更履歴が強制的に反映され、変更履歴の記録がオフになります。
2. コメントもすべて削除する
   変更履歴だけでなく、コメントも残っている場合は、「校閲」タブの「コメント」グループにある「削除」ドロップダウンメニューから「文書内のすべてのコメントを削除」を選択します。

印刷時に変更履歴やコメントも一緒に印刷されてしまう

文書を印刷する際に、変更履歴やコメントが意図せず印刷されてしまうことがあります。これは、印刷設定でこれらのオプションが有効になっているためです。

1. 印刷設定で変更履歴とコメントを無効にする
   「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。印刷プレビュー画面で、「設定」の下にある「すべてのページを印刷」のドロップダウンメニューをクリックします。表示されるオプションの中から「変更履歴とコメントを印刷」のチェックボックスをオフにします。または、「最終版」表示にしてから印刷を実行すると、変更履歴やコメントは印刷されません。

吹き出しではなく本文中に変更履歴を表示したい

文書の余白を広く使いたい場合や、変更内容を本文と一体で確認したい場合に、変更履歴を本文中に表示させたいことがあります。

1. 吹き出しの表示設定を変更する
   「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「吹き出し」ドロップダウンメニューをクリックします。ここで「本文中に改訂を表示」を選択してください。これにより、削除されたテキストは取り消し線で、追加されたテキストは下線で本文中に直接表示されるようになります。

特定の校閲者の変更履歴だけを表示したい

複数の校閲者がいる場合、特定の人物が行った変更だけを確認したいことがあります。

1. 特定の校閲者を選択して表示する
   「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更履歴とコメントの表示」ドロップダウンメニューをクリックします。次に「校閲者」ポイントすると、文書を編集した校閲者のリストが表示されます。ここで、表示したい校閲者の名前だけにチェックを入れ、他の校閲者のチェックを外してください。これにより、選択した校閲者の変更履歴のみが表示されます。

6. 比較表

Wordの校閲機能における「変更履歴」と「コメント」の主な違いを比較します。

機能	変更履歴	コメント
目的	文書の修正内容や削除箇所を記録する	修正の意図、質問、提案などを追記する
表示形式	赤字、取り消し線、下線、吹き出しで表示される	文書の右側にある吹き出しに表示される
処理方法	承諾または拒否を選択し、本文に反映または取り消す	確認後に削除する
本文への影響	承諾すると本文のテキストが直接変更される	本文のテキスト自体は変更しない

7. まとめ

この記事では、Wordの校閲機能である変更履歴とコメントの基本的な使い方から、発生しがちなトラブルへの対処法までを詳しく解説しました。

変更履歴を適切に記録し、コメントを活用することで、複数人での文書作成や修正作業が格段に効率化され、コミュニケーションの質も向上します。

誰がどこを修正したか、なぜその修正が必要なのかが明確になるため、誤解や手戻りが大幅に減少します。

今後は、Wordの文書比較機能と組み合わせて複数の版の変更点を自動で抽出したり、文書保護機能で校閲範囲を制限したりする応用的な使い方にも挑戦してみましょう。

これらの機能を使いこなすことで、より高度な文書管理と共同作業を実現できます。

📝

Wordトラブル完全解決データベース この記事以外にも、Wordのエラーや不具合の解決策を多数まとめています。困った時の逆引きに活用してください。

📘

超解決 Word検定 あなたのWord実務能力を3分で測定！【1級・2級・3級】