【Outlook】エクスプローラー検索でPSTファイルの中身をヒットさせる手順

Outlookで過去のメールを探したいとき、エクスプローラーの検索機能が使えれば便利です。

しかし、PSTファイルに保存されたメールは、デフォルトでは検索対象になりません。

この記事では、エクスプローラーの検索でPSTファイルの中身をヒットさせるための設定手順と、その際に起こりうる問題とその解決策を解説します。

OutlookのPSTファイルの内容をエクスプローラーで素早く検索できるようになり、情報活用が格段に向上するでしょう。

PSTファイルの中身をエクスプローラーで検索できない根本原因

Microsoft Outlookで作成・使用されるPST(Personal Storage Table)ファイルは、メール、連絡先、カレンダーなどのデータを保存するためのファイル形式です。

通常、OutlookのデータはOutlookアプリケーション内で検索機能を使って探します。

しかし、Windowsのエクスプローラーに搭載されている検索機能は、デフォルトではPSTファイルのようなデータベース形式のファイルの中身を直接検索するようには設計されていません。

エクスプローラーの検索は、主にファイル名やファイルプロパティ(更新日時、サイズなど)を対象としています。

PSTファイルの中身を検索対象とするには、Windowsの検索インデックス機能が、PSTファイルの中身を読み取ってインデックス化できるように設定を変更する必要があります。

このインデックス化が適切に行われていないために、PSTファイルの中身をエクスプローラーで検索してもヒットしないのです。

PSTファイルの内容をエクスプローラー検索対象にする設定手順

PSTファイルの中身をエクスプローラーで検索できるようにするには、主にOutlook側の設定とWindows側のインデックス設定の2段階が必要です。

これらの設定を行うことで、PSTファイルに含まれるメールの件名、本文、送信者、受信者などの情報を、エクスプローラーの検索窓から直接検索できるようになります。

OutlookのオプションでPSTファイルの内容を検索対象にする

まず、Outlookアプリケーション内で、PSTファイルの内容を検索対象に含めるための設定を行います。

この設定は、Outlookのバージョンによって若干表示が異なる場合がありますが、基本的な流れは同じです。

1. Outlookを起動する
   Microsoft Outlookを起動します。
2. ファイルメニューを開く
   画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
3. オプションを選択する
   左側のメニューから「オプション」を選択します。
4. Outlookのオプション画面を表示する
   「Outlookのオプション」ウィンドウが表示されます。
5. 検索オプションを開く
   左側のメニューから「検索」をクリックします。
6. 検索オプションの設定を変更する
   「検索」画面の中央付近にある「検索オプション」ボタンをクリックします。
7. インデックスオプションを開く
   「検索オプション」ウィンドウで「インデックスオプション」ボタンをクリックします。
8. インデックスオプション画面を確認する
   「インデックスオプション」ウィンドウが表示されます。ここで「Microsoft Outlook」が「インデックスに含める場所」に含まれているか確認します。
9. PSTファイルがインデックス対象か確認する
   通常、Outlookがインストールされていれば自動的に対象になりますが、もしPSTファイルがインデックス対象になっていない場合は、この段階で確認・設定が必要です。

WindowsのインデックスオプションでPSTファイルを追加・設定する

次に、Windowsの検索インデックス設定で、PSTファイルが検索対象として正しく登録され、内容がインデックス化されるように設定します。

この設定は、Windowsのバージョンやエディションによって手順が若干異なる場合があります。

インデックスオプションを開く

1. Windowsの検索バーを使用する
   タスクバーの検索アイコン(虫眼鏡マーク)をクリックし、「インデックスオプション」と入力して検索結果から「インデックスオプション」を開きます。
2. コントロールパネルから開く
   コントロールパネルを開き、「インデックスのオプション」を検索して開きます。

インデックスの場所と種類を確認・変更する

1. 「インデックスオプション」画面を開く
   「インデックスオプション」画面が表示されたら、「詳細設定」ボタンをクリックします。
2. 「インデックスの場所」タブを選択する
   「インデックスのオプション」ウィンドウで「インデックスの場所」タブを開きます。
3. Outlookのインデックスを確認する
   「インデックスを作成している場所」の一覧に「Microsoft Outlook」が含まれていることを確認します。
4. PSTファイルがインデックス対象か確認する
   「Microsoft Outlook」がチェックされている場合、通常はPSTファイルの内容もインデックス対象になります。
5. 「ファイルの種類」タブで確認する
   次に、「インデックスのオプション」ウィンドウの「ファイルの種類」タブを開きます。
6. PSTファイルのエントリを探す
   一覧の中から「.pst」という拡張子のファイルタイプを探します。
7. 「インデックス方法」を確認する
   「.pst」のエントリが見つかったら、その「インデックス方法」が「プロパティのみインデックスを作成する」ではなく、「コンテンツとプロパティをインデックスを作成する」または「コンテンツのみをインデックスを作成する」になっていることを確認します。
8. 必要に応じて設定を変更する
   もし「プロパティのみ」になっている場合は、それを「コンテンツとプロパティをインデックスを作成する」に変更し、「OK」をクリックして設定を保存します。

インデックスの再構築

上記の設定変更後、インデックスが最新の状態になるまで時間がかかる場合があります。

すぐに検索できるようにするため、または設定変更後に検索がうまくいかない場合は、インデックスの再構築が必要になります。

1. 「インデックスオプション」画面に戻る
   「インデックスオプション」画面を表示します。
2. 「詳細設定」をクリックする
   「詳細設定」ボタンをクリックします。
3. 「インデックスの再構築」をクリックする
   「インデックスの設定」ウィンドウが表示されたら、「インデックスの再構築」ボタンをクリックします。
4. 確認メッセージで「OK」をクリックする
   警告メッセージが表示されますので、「OK」をクリックして再構築を開始します。
5. 完了を待つ
   インデックスの再構築には時間がかかることがあります。完了するまで待ちます。

再構築が完了したら、エクスプローラーでPSTファイルの内容を検索できるようになります。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの違いについて

この設定は、Microsoft Teamsのバージョン(新しいTeams v2や従来Teams)とは直接関係ありません。

OutlookのPSTファイルは、Outlookアプリケーション自体に紐づくデータであり、Windowsのインデックス機能を利用して検索可能にする設定です。

Teams会議の参加やチャットのやり取り、ファイル共有などはTeamsの機能ですが、Outlookのメールデータ検索とは独立しています。

新しいOutlookと従来Outlookの違いについて

新しいOutlook(プレビュー版やWeb版Outlookなど)と従来Outlook(デスクトップ版の古いバージョン)では、UI(ユーザーインターフェース)や一部の機能の配置が異なる場合があります。

しかし、PSTファイルの内容をWindowsのエクスプローラーで検索可能にするための基本的な設定ロジックは、Outlookのオプションからインデックス設定にアクセスするという点で共通しています。

新しいOutlookでは、「ファイル」メニューから「オプション」へのアクセス方法や、「検索」設定の項目名が若干変更されている可能性があります。

もし上記手順で該当項目が見つからない場合は、新しいOutlookのヘルプを参照するか、Outlookのバージョンに応じた設定項目を探してください。

一般的には、「設定」メニューの中に「検索」や「インデックス」といった項目があることが多いです。

PSTファイル検索でよくあるトラブルと対処法

上記の設定を行っても、PSTファイルの内容がエクスプローラーで検索できない、または検索結果がおかしいという場合があります。

ここでは、よくあるトラブルとその原因、そして対処法を解説します。

PSTファイルがインデックス対象になっていない

症状:

設定変更後も、PSTファイル内のメールがエクスプローラー検索で全くヒットしない。

原因:

Outlookのオプション、またはWindowsのインデックスオプションで、PSTファイルが「インデックスに含める場所」や「ファイルの種類」として正しく設定されていない可能性があります。

対処法:

上記「PSTファイルの内容をエクスプローラー検索対象にする設定手順」の項目を再度確認し、特に以下の点に注意して設定を見直してください。

1. Outlookオプションの「検索」設定:
   「検索オプション」から「インデックスオプション」を開いた際に、「Microsoft Outlook」がインデックス対象となっているか確認します。
2. Windowsインデックスオプションの「ファイルの種類」:
   「.pst」のエントリが存在し、「インデックス方法」が「コンテンツとプロパティをインデックスを作成する」になっているか確認します。もし「.pst」のエントリがない場合は、追加が必要な場合もありますが、通常はOutlookがインストールされていれば自動的に登録されます。

設定を見直した後は、必ずインデックスの再構築を行ってください。

インデックスが最新の状態でない

症状:

最近保存したPSTファイル内のメールが検索にヒットしない。

原因:

インデックスの更新が完了していない、または何らかの理由でインデックスが破損している可能性があります。

対処法:

インデックスの再構築を実行します。

1. 「インデックスオプション」を開く
   Windowsの検索バーで「インデックスオプション」と入力して開きます。
2. 「詳細設定」をクリックする
   「詳細設定」ボタンをクリックします。
3. 「インデックスの再構築」を実行する
   「インデックスの設定」ウィンドウで「インデックスの再構築」ボタンをクリックし、「OK」で確認します。

再構築には時間がかかるため、完了するまでしばらく待ってから再度検索を試してください。

PSTファイルが破損している

症状:

特定のPSTファイルの内容が検索できない、またはOutlook自体でそのPSTファイルが開けない、エラーが発生する。

原因:

PSTファイル自体が破損している可能性があります。

対処法:

Outlookに標準搭載されている「受信トレイ修復ツール」(scanpst.exe)を使用してPSTファイルの修復を試みます。

1. Outlookを終了する
   Outlookアプリケーションを完全に終了させます。
2. 受信トレイ修復ツール(scanpst.exe)を探す
   Windowsのエクスプローラーで、Outlookのインストールフォルダ内にある「scanpst.exe」を探します。場所はOutlookのバージョンによって異なりますが、一般的には以下のパスにあります。(例: C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\scanpst.exe)
3. scanpst.exeを実行する
   見つけた「scanpst.exe」をダブルクリックして実行します。
4. PSTファイルを選択する
   「参照」ボタンをクリックして、修復したいPSTファイルを選択します。
5. 「修復」をクリックする
   「開始」ボタンをクリックすると、PSTファイルのチェックが始まります。問題が見つかった場合は、「修復」ボタンが表示されるのでクリックします。
6. 修復完了を待つ
   修復が完了したら、Outlookを起動してPSTファイルが正常に開けるか、検索できるか確認します。

修復ツールでも改善しない場合は、PSTファイルのバックアップから復元するか、専門業者への相談を検討してください。

検索結果が遅い、または一部しか表示されない

症状:

PSTファイル内の検索はできるものの、非常に時間がかかる、または検索結果が意図したほど多く表示されない。

原因:

PSTファイルのサイズが大きい、インデックスの場所が遅いストレージ(HDDなど)である、またはWindowsの検索インデックス機能自体に負荷がかかっている可能性があります。

対処法:

1. PSTファイルの整理:
   不要なメールを削除したり、古いPSTファイルをアーカイブしたりして、PSTファイルのサイズを小さくすることを検討します。
2. インデックスの場所の変更:
   可能であれば、インデックスをSSDなどの高速なストレージに保存するように設定を変更します。(「インデックスオプション」→「詳細設定」→「インデックスの設定」タブ)
3. 検索対象の絞り込み:
   エクスプローラーの検索機能で、検索範囲を特定のフォルダに絞ったり、検索演算子(例: from:送信者名 subject:件名)を活用して、より具体的な条件で検索することで、検索速度が向上することがあります。
4. Outlook内検索の利用:
   PSTファイルの内容をOutlookアプリケーション内で検索する方が、高速かつ網羅的な場合もあります。必要に応じてOutlookの検索機能も活用してください。

Mac版、モバイル版、Web版での違い

Windowsのエクスプローラー検索機能は、Windows OSに特化した機能です。

Mac版: MacのFinderでPSTファイルの中身を検索するには、通常Outlook for Macの検索機能を使用します。macOSのSpotlight検索でPSTファイルの中身を直接インデックス化・検索する標準機能は提供されていません。

モバイル版(iOS/Android): スマートフォンのファイル検索機能でPSTファイルの中身を直接検索することはできません。Outlookモバイルアプリ内でメールを検索する必要があります。

Web版Outlook: Web版Outlookでは、ブラウザ上でOutlookの検索機能を使用します。PSTファイルは通常Web版Outlookとは直接連携しないため、Web版の検索対象にはなりません。PSTファイルの内容を検索するには、OutlookデスクトップアプリケーションでPSTファイルを開く必要があります。

管理者権限について

Windowsのインデックスオプション設定の変更や、インデックスの再構築には、管理者権限が必要な場合があります。

特に、組織のPCでこれらの設定を変更しようとした際に、「この操作を実行するには管理者権限が必要です」といったメッセージが表示されることがあります。

その場合は、PCの管理者権限を持つユーザーでログインするか、IT管理者にお問い合わせください。

組織ポリシー・テナント設定による影響

組織によっては、セキュリティポリシーや管理者の設定により、Windowsのインデックス機能の利用が制限されている場合があります。

また、Exchange Onlineなどのクラウドベースのメールサービスを利用している場合、PSTファイルの使用自体が推奨されなかったり、管理対象外となったりすることもあります。

もし上記手順で設定ができない、または意図した通りに動作しない場合は、組織のIT管理者にご確認ください。

まとめ

この記事では、Microsoft OutlookのPSTファイルの中身をWindowsのエクスプローラーで検索可能にするための設定手順と、発生しうるトラブルシューティングについて解説しました。

OutlookオプションとWindowsのインデックスオプションを適切に設定し、必要に応じてインデックスを再構築することで、PSTファイル内のメールを素早く見つけられるようになります。

もし検索がうまくいかない場合は、PSTファイルの破損やインデックスの不整合などが原因である可能性も考慮し、受信トレイ修復ツールやインデックス再構築を試してみてください。

これで、PSTファイルに保存された過去の重要なメール資産を、より効率的に活用できるようになるでしょう。

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