【Teams】Copilot in Teamsの利用履歴をExcelに書き出す手順

Copilot in Teams利用履歴の重要性とエクスポートの前提条件

Microsoft TeamsのCopilot機能は、会議の要約、メール作成、情報検索などを支援し、業務効率を大幅に向上させます。

しかし、Copilotがどのように利用されているか、どのような成果を上げているかを把握するには、利用履歴の確認が不可欠です。

この利用履歴をExcelで管理することで、個人やチームのCopilot活用度を可視化し、より効果的な活用戦略を立てることが可能になります。

Copilot in Teamsの利用履歴をエクスポートするには、Microsoft 365の管理者権限が必要です。

また、組織のMicrosoft 365テナント設定によっては、利用できる機能やデータのエクスポート方法が異なる場合があります。

Copilot in Teams利用履歴のデータ収集とエクスポート手順

Copilot in Teamsの利用履歴は、Microsoft 365の管理センターからエクスポートできます。

この機能を利用することで、組織全体のCopilot利用状況に関する詳細なレポートを取得することが可能です。

エクスポートされるデータには、利用日時、ユーザー、実行されたCopilotアクションなどが含まれます。

1. Microsoft 365 管理センターへのサインイン
   Webブラウザを開き、Microsoft 365管理センター(admin.microsoft.com)にアクセスします。
2. 「レポート」メニューの選択
   管理センターの左側ナビゲーションメニューから「レポート」を選択します。
3. 「使用状況」レポートの選択
   レポートメニューの中から「使用状況」を選択します。
4. 「Microsoft Copilot」レポートの検索
   使用状況レポートの画面で、検索バーまたはリストから「Microsoft Copilot」を探し、選択します。
5. レポートのエクスポート
   Copilotの使用状況レポート画面が表示されたら、「エクスポート」ボタンをクリックします。
6. データエクスポートの実行
   エクスポートボタンをクリックすると、レポートデータがCSV形式でダウンロードされます。

ダウンロードされたCSVファイルには、Copilotの利用に関する詳細な情報が含まれています。

このファイルは、後続の分析ステップで使用します。

Power BIでのデータ加工と準備

Microsoft 365管理センターからエクスポートしたCSVファイルは、そのままでは分析しにくい場合があります。

そこで、Power BIを利用してデータを加工し、分析しやすい形式に整形します。

Power BIは、様々なデータソースに接続し、データを変換・モデリング・可視化できる強力なビジネス分析ツールです。

1. Power BI Desktopの起動
   Power BI Desktopを起動します。
2. 「データを取得」からのCSVファイル読み込み
   「ホーム」タブの「データを取得」をクリックし、「テキスト/CSV」を選択して、先ほどエクスポートしたCSVファイルを選択します。
3. Power Queryエディターでのデータ変換
   CSVファイルが読み込まれたら、「データの変換」をクリックしてPower Queryエディターを開きます。
4. 不要な列の削除
   分析に不要な列(例: タイムスタンプの詳細すぎる部分、ID情報など)を選択し、右クリックメニューから「列の削除」を選びます。
5. データ型の確認と変更
   各列のデータ型が適切か確認します。例えば、日付や時刻は「日付/時刻型」、数値は「整数型」や「10進数型」に設定します。
6. 列名の変更
   列名が分かりにくい場合は、ダブルクリックして適切な名前に変更します(例: `UserPrincipalName` を `ユーザー名` に)。
7. 「閉じて適用」のクリック
   データ変換が完了したら、「ホーム」タブの「閉じて適用」をクリックして、Power BIのレポート画面にデータをロードします。

Power BIでデータを整形することで、より詳細な分析が可能になります。

例えば、ユーザーごとのCopilot利用回数や、利用されたCopilot機能の内訳などを集計できるようになります。

Power BIからExcelへのエクスポートと分析

Power BIでデータを加工・分析した後、その結果をExcelに書き出すことで、さらに柔軟なレポート作成や共有が可能になります。

Excelは多くのビジネスユーザーにとって馴染み深いツールであり、グラフ作成やピボットテーブルでの集計など、多様な分析機能を提供します。

1. Power BIレポートでのデータ表示
   Power BI Desktopで、作成したレポート(ビジュアル)が表示されている画面を開きます。
2. エクスポートしたいビジュアルの選択
   Excelに書き出したいデータが含まれるビジュアル(グラフや表など)を選択します。
3. 「その他のオプション」メニューの選択
   選択したビジュアルの右上にある「…」(その他のオプション)アイコンをクリックします。
4. 「データをエクスポート」の選択
   表示されたメニューから「データをエクスポート」を選択します。
5. ファイル形式と詳細度の選択
   エクスポートするデータの詳細度(概要データまたは元データ)を選択し、「.xlsx」形式でエクスポートすることを確認します。
6. Excelファイルのエクスポート
   「エクスポート」ボタンをクリックすると、選択したビジュアルのデータがExcelファイルとしてダウンロードされます。

ダウンロードされたExcelファイルを開くと、Power BIで表示されていたデータが表形式で確認できます。

このExcelファイルに対して、ピボットテーブルを作成してユーザーごとの利用頻度を集計したり、特定の期間の利用状況をグラフ化したりすることが可能です。

例えば、「月ごとのCopilot利用回数推移」や「最も多く利用されたCopilot機能」などを簡単にレポートとしてまとめることができます。

Copilot in Teams利用履歴エクスポート時の注意点とトラブルシューティング

Copilot in Teamsの利用履歴をExcelに書き出すプロセスでは、いくつかの注意点や、予期せぬ問題が発生する可能性があります。

これらの点に留意することで、スムーズなデータ取得と分析が可能になります。

管理者権限がない場合

Microsoft 365 管理センターから利用履歴データをエクスポートするには、グローバル管理者またはレポートリーダーなどの特定の管理者ロールが必要です。

もし管理者権限がない場合は、組織のIT管理者またはMicrosoft 365管理者に連絡し、データのエクスポートを依頼してください。

自分で権限を付与することはできません。

エクスポートされるデータが少ない・一部しか表示されない

エクスポートされるデータは、組織のMicrosoft 365ライセンスや、Copilotの展開状況によって異なります。

また、データはリアルタイムではなく、反映までに時間がかかる場合があります。

一定期間待ってもデータが表示されない場合は、Microsoft 365のテナント設定や、Copilotのライセンス割り当て状況をIT管理者に確認してください。

Power BIでのデータ変換エラー

CSVファイルをPower BIに読み込む際、文字コードの問題や、予期しない改行、特殊文字などが原因でエラーが発生することがあります。

この場合、Power Queryエディターでデータのプレビューを確認し、エラーの原因となっている箇所を特定して修正する必要があります。

例えば、区切り文字の設定が正しくない場合は、CSVファイルのインポートオプションで適切な区切り文字(カンマなど)を指定してください。

Excelでのデータ分析が複雑すぎる

エクスポートされたデータは、そのままでは分析が難しい場合があります。

特に、利用履歴の詳細なタイムスタンプや、ユーザーIDなどが含まれる場合、集計や可視化にはピボットテーブルやExcel関数、Power Queryの利用が効果的です。

必要に応じて、Excelの「データ」タブにある「Power Query」機能を利用して、さらにデータを整形・集計することをお勧めします。

新しいTeams (v2) や新しいOutlookとの関連性

Copilot in Teamsの利用履歴エクスポート手順は、新しいTeams (v2) クライアントを利用している場合でも基本的に同じです。

Microsoft 365 管理センターは、クライアントのバージョンに関わらず、組織全体の利用状況データを集約して提供します。

ただし、新しいOutlookなど、他のMicrosoft 365アプリケーションでCopilotを利用した場合の履歴は、別途、それぞれのアプリケーションの管理機能やレポートから取得する必要がある場合があります。

まとめ

この記事では、Microsoft TeamsのCopilot利用履歴をExcelに書き出すための、Microsoft 365管理センターからのデータエクスポート、Power BIでのデータ加工、そしてExcelへの最終的なエクスポート手順を解説しました。

この手順を実行することで、Copilotの組織内での活用状況を詳細に把握し、その効果を定量的に評価することが可能になります。

今後は、この分析結果を基に、Copilotのさらなる活用促進や、従業員へのトレーニング計画策定に役立てることができます。

定期的に利用履歴をエクスポート・分析することで、Copilotの効果を最大化し、Teamsでの業務効率向上につなげましょう。

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