【Teams】通話中に保留音(Music on hold)を組織オリジナルに差し替える手順

Microsoft Teamsで電話応対をする際、保留音は顧客への印象を左右する重要な要素です。標準の保留音では、企業のブランドイメージを十分に伝えられない場合があります。組織独自の音楽やアナウンスを保留音に設定できれば、顧客体験の向上につながります。この記事では、Teamsの保留音を組織オリジナルのものに差し替えるための具体的な手順を解説します。

Teamsの保留音設定は、管理者権限が必要な場合があります。この記事を読めば、組織のブランドに合わせた保留音を設定し、よりプロフェッショナルな電話応対を実現できるようになります。

Teams保留音の仕組みと設定の前提条件

Microsoft Teamsの保留音機能は、Microsoft Teams電話システムを利用する際に、通話中の相手を待たせる間に再生される音声を設定するものです。この機能を利用するには、Teams電話ライセンスが必要です。また、保留音のカスタマイズは、Teams管理センターから行います。保留音として設定できる音声ファイルは、MP3またはWAV形式に限定されます。ファイルサイズや長さには制限があるため、事前に確認が必要です。組織によっては、保留音の設定に管理者権限が必須となる場合があります。IT管理者へ確認し、必要な権限があるか確認しましょう。

新しいTeams(v2)と従来Teamsで保留音の設定方法に大きな違いはありません。Teams管理センターのインターフェースは若干変更される可能性がありますが、基本的な設定項目は同様です。Outlookの機能とは直接関連しませんが、TeamsとOutlookはMicrosoft 365の連携機能として一体化しているため、両方のアプリケーションを使いこなすことで業務効率が向上します。

組織オリジナル保留音の準備とアップロード

保留音として使用する音声ファイルは、MP3またはWAV形式で準備します。ファイルサイズは最大1MB、長さは最大5分までという制限があります。これを超えるとアップロードできないため、注意が必要です。組織のブランドイメージに合ったBGMや、会社紹介のアナウンスなどを録音・編集して用意しましょう。音声ファイルは、Teams管理センターから直接アップロードします。

音声ファイルを用意する際は、著作権に十分注意してください。市販の音楽や、他社が権利を持つ音源を無断で使用すると、法的な問題に発展する可能性があります。自社で制作したオリジナル音源、または著作権フリーの音源を使用するようにしましょう。また、音声の品質も重要です。ノイズが多い、声が聞き取りにくいなどの問題があると、かえって顧客に不快感を与えてしまいます。クリアで聞き取りやすい音声ファイルを用意してください。

Teams管理センターでの保留音ポリシー設定手順

Teams管理センターにサインインし、左側のナビゲーションメニューから「音声」>「通話ポリシー」を選択します。

1. 新しいポリシーの作成
   「ポリシーの追加」ボタンをクリックし、ポリシー名(例: 「カスタム保留音ポリシー」)と説明を入力します。
2. 保留音の設定
   「保留音」の設定項目を探します。デフォルトでは「無効」または「標準」になっているはずです。ここを「カスタム」に変更します。
3. 音声ファイルのアップロード
   「カスタム」を選択すると、音声ファイルをアップロードするボタンが表示されます。そのボタンをクリックし、準備したMP3またはWAV形式の音声ファイルを選択してアップロードします。
4. ポリシーの保存
   設定が完了したら、「保存」ボタンをクリックしてポリシーを保存します。

この手順で、組織独自の保留音を設定したポリシーが作成されます。このポリシーは、まだ特定のユーザーには適用されていません。

作成した保留音ポリシーのユーザーへの割り当て

作成したカスタム保留音ポリシーをユーザーに適用するには、以下のいずれかの方法で行います。

方法1: 個別ユーザーへの割り当て

1. ユーザー管理画面へ移動
   Teams管理センターの左側ナビゲーションメニューから「ユーザー」>「ユーザーの管理」を選択します。
2. 対象ユーザーの選択
   保留音ポリシーを適用したいユーザーを検索し、名前をクリックして詳細画面を開きます。
3. 通話ポリシーの編集
   「ポリシー」タブを選択し、「通話ポリシー」の横にある「編集」ボタンをクリックします。
4. ポリシーの選択と保存
   プルダウンメニューから、先ほど作成したカスタム保留音ポリシーを選択し、「保存」ボタンをクリックします。

方法2: グループへの一括割り当て (管理者権限が必要)

特定のグループ(部署など)にまとめてポリシーを適用したい場合は、グループベースのポリシー割り当て機能を利用します。この機能は、Azure Active Directory(Azure AD)と連携して利用されます。

1. グループ管理画面へ移動
   Teams管理センターの左側ナビゲーションメニューから「ユーザー」>「グループ」を選択します。
2. 対象グループの選択
   ポリシーを適用したいグループを選択し、グループ名をクリックして詳細画面を開きます。
3. グループポリシーの編集
   「ポリシー」タブを選択し、「通話ポリシー」の横にある「編集」ボタンをクリックします。
4. ポリシーの選択と保存
   プルダウンメニューから、作成したカスタム保留音ポリシーを選択し、「保存」ボタンをクリックします。

ポリシーの変更がユーザーに反映されるまでには、数時間かかる場合があります。すぐに反映されない場合は、しばらく待ってから再度確認してください。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams(v2)は、全体的なUIデザインやパフォーマンスが改善されています。保留音の設定手順自体は、Teams管理センターで行うため、従来Teamsと基本的に同じです。管理センターの画面構成が若干変更されている可能性はありますが、設定項目や機能は引き継がれています。

新しいTeamsでは、Web版やモバイル版との連携も強化されています。保留音の設定はPC版Teams管理センターで行いますが、設定が反映された後の動作は、どのデバイスからTeams通話を行っても同様です。ただし、モバイル版Teamsアプリでは、保留音の再生や管理に関する機能が限定されている場合があります。PC版での設定が基本となります。

保留音設定でよくあるトラブルと対処法

h3: アップロードした音声ファイルが再生されない

原因: ファイル形式、サイズ、長さの制限を超えている、またはファイルが破損している可能性があります。

1. ファイル形式の確認
   MP3またはWAV形式になっているか確認してください。他の形式(AACなど)はサポートされていません。
2. ファイルサイズと長さの確認
   ファイルサイズが1MB以下、長さが5分以内であることを確認してください。必要であれば、音声編集ソフトでファイルを再エンコードしてください。
3. ファイルの破損確認
   一度PC上でファイルを再生し、正常に再生されるか確認してください。破損している場合は、再度ファイルを作成し直してください。
4. キャッシュのクリア
   Teamsアプリのキャッシュをクリアすることで、一時的な不具合が解消される場合があります。

h3: 保留音が標準のまま変わらない

原因: ポリシーがユーザーに適用されていない、または変更が反映されていない可能性があります。

1. ポリシー割り当ての確認
   Teams管理センターで、対象ユーザーにカスタム保留音ポリシーが正しく割り当てられているか確認してください。グループに割り当てている場合は、ユーザーがそのグループに所属しているか確認してください。
2. 反映時間の確認
   ポリシーの変更が反映されるまでには、最大で24時間かかる場合があります。しばらく待ってから再度確認してください。
3. Teamsの再起動
   Teamsアプリケーションを一度完全に終了し、再起動してみてください。
4. Web版Teamsでの確認
   PC版Teamsで設定しても反映されない場合、Web版Teams(teams.microsoft.com)にサインインして、保留音がカスタムになっているか確認してみてください。Web版で正常に動作する場合は、PCアプリ側の問題の可能性があります。

h3: 特定のユーザーのみ保留音が再生されない

原因: そのユーザーに割り当てられている通話ポリシーが、組織全体のデフォルトポリシーになっている、または別のカスタムポリシーが誤って適用されている可能性があります。

1. ユーザーごとのポリシー確認
   Teams管理センターで、問題が発生しているユーザーの詳細設定を確認し、通話ポリシーが意図したカスタム保留音ポリシーになっているか再確認してください。
2. グローバル(テナント全体)ポリシーの確認
   もし個別にポリシーが割り当てられていない場合、グローバル(テナント全体)ポリシーの設定がどうなっているか確認してください。グローバルポリシーがカスタム保留音になっていない場合、個別に適用しない限り標準の保留音が再生されます。
3. ライセンスの確認
   対象ユーザーがTeams電話ライセンスを正しく割り当てられているか確認してください。ライセンスがないと保留音機能自体が利用できません。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

保留音の「設定」自体は、Teams管理センター(Webブラウザ経由)で行います。これは、Mac、Windows、モバイルデバイスなど、どのプラットフォームから管理センターにアクセスしても同じです。設定が完了すれば、ユーザーはどのデバイスからTeams通話を行っても、設定されたカスタム保留音が再生されます。

ただし、モバイル版Teamsアプリでは、通話の保留操作や、保留音の確認がPC版と比べて限定的になる場合があります。また、Web版Teamsで通話を行う場合、ブラウザの設定や制限によって音声が正常に再生されない可能性もゼロではありません。基本的にはPC版Teamsアプリケーションでの利用が最も安定しています。組織として保留音を設定する際は、PC版Teamsでの動作確認を推奨します。

まとめ

この記事では、Microsoft Teamsの保留音を組織オリジナルのものに差し替える手順を、Teams管理センターでのポリシー設定からユーザーへの割り当てまで詳しく解説しました。これにより、企業のブランドイメージに沿った、よりパーソナルな顧客体験を提供できるようになります。

まずは、組織のブランドに合った音声ファイルを用意し、Teams管理センターでカスタム保留音ポリシーを作成・適用してみてください。必要に応じて、ユーザーごとの設定やグループへの一括割り当ても活用しましょう。この設定を機に、Teamsの電話機能をさらに活用し、ビジネスコミュニケーションの質を高めていきましょう。

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