【Teams】Compliance Recordingをサードパーティ(Verint・NICE)で保存する連携手順

Microsoft Teamsでの通話や会議を、コンプライアンス要件のために記録・保存する必要がありますか。

外部の専門的なレコーディングサービスを利用したいが、Teamsとの連携方法がわからない、というビジネスマンは多いでしょう。

この記事では、Microsoft Teamsとサードパーティ製Compliance Recordingソリューション(Verint・NICE)との連携手順を詳しく解説します。

これにより、Teamsでのコミュニケーションを確実に記録し、コンプライアンス遵守を強化できます。

貴社のコンプライアンス体制を、より強固なものにするための道筋を示します。

Teams Compliance Recordingとサードパーティ連携の背景

金融、医療、公共サービスなど、多くの規制産業では、顧客とのやり取りを記録することが法的に義務付けられています。

Microsoft Teamsは、これらの産業でも広く利用されるコミュニケーションプラットフォームですが、標準機能だけでは高度なコンプライアンス要件を満たせない場合があります。

そこで、VerintやNICEといった専門的なCompliance Recordingソリューションが利用されます。これらのサービスは、Teamsの通話や会議を高品質に録音・録画し、セキュアに保存・管理する機能を提供します。

サードパーティ製品との連携により、Teamsの利便性を損なうことなく、厳格なコンプライアンス要件への対応が可能になります。

Microsoft Teams Compliance Recordingの基本とサードパーティ連携のメリット

Microsoft Teamsには、標準で通話や会議の録音機能がありますが、これは主に一時的な利用や簡易的な記録を想定しています。

コンプライアンス目的で求められる、長期保存、改ざん防止、高度な検索機能、監査証跡といった要件を満たすためには、専門的なCompliance Recordingソリューションの導入が不可欠です。

VerintやNICEといったサードパーティ製ソリューションをTeamsと連携させる主なメリットは以下の通りです。

・高度な記録機能: 通話だけでなく、チャット、会議の画面共有なども含めて記録できる場合があります。

・長期・セキュアな保存: 規制要件に準拠した方法で、長期間のデータを安全に保管します。

・強力な検索・分析機能: 記録されたデータから、特定のキーワードや期間で容易に検索・分析できます。

・監査証跡: 誰がいつどのような操作を行ったかの記録が残り、透明性が確保されます。

・既存ワークフローとの統合: 既存のコンプライアンスワークフローやシステムと連携しやすい設計になっています。

これらのメリットにより、企業はコンプライアンス遵守を徹底しつつ、Teamsでのコミュニケーションをより効果的に活用できます。

Verint Compliance RecordingとTeamsの連携手順

Verintは、エンゲージメント分析やコンプライアンス記録の分野で実績のあるソリューションプロバイダーです。Teamsとの連携には、Verintの特定の製品(例: Verint Workforce Engagement Managementの一部機能)が利用されます。

連携手順は、Verint側の設定とMicrosoft Teams側の設定の両方が必要になります。組織のIT管理者またはVerintの担当者が実施します。

前提条件:

• Microsoft 365 テナント
• Verint Compliance Recordingソリューション(Teams連携に対応したバージョン)
• Verint製品の管理者権限
• Microsoft 365 テナントのグローバル管理者権限またはTeams管理者権限

連携手順の概要:

1. Verint側での設定:
   Verintの管理ポータルで、Teamsとの連携を有効にし、必要なAPIキーや認証情報を設定します。
2. Microsoft 365 テナントへのアプリケーション登録:
   Azure Active Directory(Azure AD)にVerintアプリケーションを登録し、必要なAPI権限(例: Teams通話データの取得、ユーザー情報の参照など)を付与します。
3. Teams会議ポリシーの設定:
   Microsoft Teams 管理センターで、Verintによる記録を許可する会議ポリシーを作成または編集します。
4. ユーザーへのポリシー割り当て:
   記録対象とするユーザーに、作成した会議ポリシーを割り当てます。
5. VerintによるTeamsへの接続設定:
   Verint側で、Microsoft Graph APIなどを通じてTeamsの通話・会議データにアクセスするための設定を行います。
6. テストと確認:
   実際にTeamsで通話や会議を行い、Verint側で正しく記録されているかを確認します。

詳細な設定項目例(Verint側):

• Verint Cloud Platformへのサインイン
• Teams連携モジュールの有効化
• Azure ADアプリケーションの登録情報(クライアントID、シークレットなど)の入力
• 記録対象ユーザーの指定(グループ単位または個別)
• 記録ポリシーの設定(録音のみ、画面録画も含むなど)

詳細な設定項目例(Microsoft Teams管理センター側):

• 会議ポリシーの作成(例: ComplianceRecordingPolicy)
• 「Compliance Recording」または「Recording and transcription」の設定を「On」にし、Verintの記録サービスを指定
• ポリシーの割り当て(ユーザーまたはグループ)

※具体的な設定画面や項目名は、VerintのバージョンやMicrosoft Teamsのアップデートにより変更される場合があります。必ずVerintの公式ドキュメントを参照してください。

NICE Real-Time & Historical SurveillanceとTeamsの連携手順

NICEは、エンタープライズ向けソフトウェアソリューションを提供する大手ベンダーであり、NICE Real-Time & Historical Surveillanceは、コンタクトセンターやエンタープライズコミュニケーションの監視・記録に強みを持つ製品です。

Teamsとの連携は、NICEのプラットフォームがTeamsのAPIと統合される形で行われます。これも、NICEの管理者とMicrosoft 365管理者の協力が必要です。

前提条件:

• Microsoft 365 テナント
• NICE Real-Time & Historical Surveillanceソリューション(Teams連携に対応したバージョン)
• NICE製品の管理者権限
• Microsoft 365 テナントのグローバル管理者権限またはTeams管理者権限

連携手順の概要:

1. NICE側での設定:
   NICEの管理コンソールで、Teamsとの連携を有効にするための初期設定を行います。
2. Microsoft 365 テナントへのカスタムアプリケーション登録:
   Azure Active Directory(Azure AD)に、NICE連携用のカスタムアプリケーションを登録します。
3. API権限の付与:
   登録したアプリケーションに対し、Teamsの通話・会議データを取得・処理するために必要なAPI権限(例: Microsoft Graph APIの通話記録関連権限)を付与します。
4. Teams会議ポリシーの構成:
   Microsoft Teams 管理センターで、NICEによる記録を許可する会議ポリシーを設定します。
5. ポリシーの適用:
   記録対象となるユーザーまたはグループに、設定した会議ポリシーを適用します。
6. NICEプラットフォームとの連携設定:
   NICE側で、Microsoft Graph APIなどの認証情報を用いてTeamsとの接続を確立します。
7. テストと検証:
   実際にTeamsで通話や会議を実施し、NICEプラットフォーム上で記録が正常に行われているかを確認します。

詳細な設定項目例(NICE側):

• NICE管理コンソールへのログイン
• Teams連携機能の有効化
• Azure ADアプリケーションの登録情報(テナントID、クライアントID、クライアントシークレット)の入力
• 記録対象ユーザーのプロビジョニング
• 記録ルールの設定(通話、会議、チャットなどの対象設定)

詳細な設定項目例(Microsoft Teams管理センター側):

• 会議ポリシーの作成(例: NICECompliancePolicy)
• 「Recording and transcription」の設定を「On」にし、NICEの記録サービスを指定
• ポリシーの割り当て(ユーザーまたはグループ)

※NICE製品の具体的な機能名や設定項目、連携方法は、導入するNICEソリューションのバージョンによって異なります。最新の情報はNICEの公式ドキュメントやサポートにご確認ください。

連携後の確認と運用

VerintやNICEといったサードパーティ製Compliance RecordingソリューションとMicrosoft Teamsの連携が完了したら、正常に機能しているかを確認し、運用を開始する必要があります。

連携後の確認項目:

• 通話・会議の記録: 実際にTeamsで通話や会議を行い、設定したポリシーに基づき、指定したユーザーの通信がVerintまたはNICEプラットフォームに記録されているかを確認します。
• 記録内容の確認: 記録された音声や画面(設定した場合)が、期待通りの品質で保存されているかを確認します。
• メタデータの付与: 通話日時、発信者・受信者情報、会議の参加者情報などのメタデータが正しく記録されているかを確認します。
• 検索機能のテスト: VerintまたはNICEプラットフォーム上で、記録されたデータに対して、キーワード検索や期間指定検索などを実行し、意図した結果が得られるかを確認します。
• アクセス権限の確認: 記録データへのアクセス権限が、組織のポリシー通りに設定されているかを確認します。

運用開始にあたっての注意点:

• ユーザーへの周知: Compliance Recordingが実施されている旨を、対象ユーザーに明確に通知します。
• プライバシーポリシーの更新: 必要に応じて、組織のプライバシーポリシーや従業員規定を更新し、記録に関する事項を明記します。
• 法的要件の遵守: 記録・保存に関する各国の法規制や業界規制を常に最新の状態に保ち、遵守していることを確認します。
• 定期的な監査: Compliance Recordingシステムが正しく機能しているか、記録データが適切に管理されているかを定期的に監査します。
• バックアップとリカバリ: 万が一のデータ消失に備え、VerintまたはNICEプラットフォームのバックアップおよびリカバリ計画を確認しておきます。

これらの確認と運用上の注意点を遵守することで、Teamsでのコンプライアンス記録を効果的かつ安全に実施できます。

新しいTeams (v2) との互換性について

Microsoft Teamsは、新しいTeams (v2) への移行が進んでいます。新しいTeams (v2) は、パフォーマンスの向上やUIの刷新が図られていますが、APIの互換性や機能に影響がある場合があります。

VerintやNICEといったサードパーティ製ソリューションのTeams連携機能は、Microsoft Graph APIなどの標準的なAPIを利用して実装されています。

一般的に、Microsoftは新しいTeams (v2) への移行に伴い、APIの仕様変更について事前に告知し、開発者向けの移行パスを提供します。

そのため、VerintやNICEのソリューションも、新しいTeams (v2) に対応するためのアップデートが提供されることが期待されます。

確認すべき点:

• ベンダーからのアナウンス: VerintおよびNICEの公式ウェブサイトやサポート情報で、新しいTeams (v2) への対応状況を確認してください。
• 互換性のあるバージョン: 連携しているVerintまたはNICEのソリューションが、新しいTeams (v2) と互換性のあるバージョンであることを確認してください。
• アップデートの適用: 必要に応じて、VerintまたはNICEのソリューションを最新バージョンにアップデートしてください。
• テスト環境での検証: 本番環境への適用前に、テスト環境で新しいTeams (v2) との連携を十分に検証してください。

多くのエンタープライズ向けソリューションは、プラットフォームの変更に迅速に対応するため、ベンダー側で継続的な開発とアップデートが行われています。導入・運用にあたっては、常に最新の情報をベンダーから入手することが重要です。

Mac版・モバイル版・Web版Teamsとの違い

Compliance Recordingの連携設定自体は、主にMicrosoft 365テナントの管理者権限を持つユーザーが、Teams管理センターやAzure ADポータルで行います。これらの管理作業は、OSやクライアントの種類(デスクトップアプリ、Web版)に依存しません。

しかし、実際に記録される通話や会議の参加者が、どのプラットフォームからTeamsに参加するかによって、記録される内容や品質に若干の違いが生じる可能性があります。

・Mac版Teams: 基本的にWindows版Teamsと同様の機能が提供されており、Compliance Recordingの対象となります。

・モバイル版Teams (iOS/Android): モバイルデバイスからの通話や会議も、サードパーティ製ソリューションで記録できる場合があります。ただし、モバイルOSの制約や、アプリのバージョンによっては、一部機能(例: 画面録画)が制限される可能性があります。

・Web版Teams: ブラウザからアクセスするWeb版Teamsも、通常はCompliance Recordingの対象となります。ただし、ブラウザの種類やバージョン、OSによっては、記録の安定性に影響が出る可能性もゼロではありません。

重要な点:

• ベンダーの対応状況: VerintやNICEなどのベンダーは、一般的に主要なプラットフォーム(Windows, Mac, Web, モバイル)からのTeams通信をサポートするよう開発を進めています。
• 組織ポリシー: 組織によっては、コンプライアンス上の理由から、特定のプラットフォームからの通信のみを記録対象とする場合があります。
• テストの実施: 導入時には、利用される可能性のある全てのプラットフォーム(Windows, Mac, iOS, Android, Web)からの通信が、期待通りに記録されるかを確認するためのテストを実施することが推奨されます。

サードパーティ製Compliance Recordingソリューションの多くは、TeamsのAPIを利用しているため、Teamsクライアントのプラットフォームに直接依存するよりも、APIの仕様に準拠しているかが記録の成否を分けます。

まとめ

この記事では、Microsoft Teamsとサードパーティ製Compliance Recordingソリューション(Verint・NICE)との連携手順について解説しました。

VerintまたはNICEのソリューションをTeamsに統合することで、コンプライアンス要件を満たすための高度な記録・保存機能を実現できます。

連携設定は、Verint/NICE側とMicrosoft 365テナント側の両方での作業が必要ですが、手順を追って実施することで、安全かつ効果的なコンプライアンス体制を構築できます。

今後、新しいTeams (v2) への移行や、モバイル・Web版での利用も考慮し、ベンダーの最新情報に基づいた運用を継続してください。

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