【Teams】Copilotの通知タイミングを「会議終了後」に固定する設定手順

Microsoft Teams会議でAIアシスタントCopilotを活用する際、通知のタイミングに悩むことはありませんか。

会議中にCopilotからの通知が届くと、集中を妨げられることがあります。

この記事では、Teams会議でのCopilot通知を必ず「会議終了後」に届くように設定する具体的な手順を解説します。

これにより、会議に集中し、終了後にまとめて情報を確認できるようになります。

Copilotの通知タイミング設定の概要

Microsoft TeamsのCopilot機能は、会議の議事録作成や要約、アクションアイテムの抽出などを自動で行う強力なツールです。会議中にCopilotが処理を進め、その結果や質問を通知として表示することがあります。

しかし、会議の進行中にこれらの通知が表示されると、参加者の集中を妨げ、本来の議論に影響を与える可能性があります。特に重要な会議や、参加者が多い会議では、通知による中断は避けたいものです。

Teamsでは、Copilotからの通知タイミングをある程度制御できる設定が用意されています。これを活用することで、会議体験をよりスムーズにすることが可能です。

この設定は、個々のユーザーがTeamsの設定画面から行うことができます。組織全体に強制する設定ではなく、ユーザー自身が選択できるオプションです。

ただし、この設定が利用できるのは、Copilot for Microsoft 365ライセンスが割り当てられているユーザーに限られます。また、Copilot自体が組織で有効化されている必要があります。

Teams会議でCopilot通知を「会議終了後」に固定する手順

Teams会議中にCopilotからの通知が届かないようにし、会議終了後にまとめて確認できるように設定する手順を説明します。この設定は、Teamsのデスクトップアプリケーションから行います。

1. Teamsアプリを開く
   Microsoft Teamsのデスクトップアプリケーションを起動します。
2. 設定メニューを開く
   Teamsの画面右上にあるプロフィール写真またはイニシャルをクリックします。表示されるメニューから「設定」を選択します。
3. 「Copilot」設定項目を探す
   左側の設定メニューから「Copilot」を選択します。
4. 通知タイミングを変更する
   Copilotの設定画面が表示されたら、「通知」セクションを探します。
5. 「会議終了後」を選択する
   通知タイミングのオプションが表示されているはずです。ここで「会議終了後」を選択します。
6. 設定を保存する
   選択後、通常は自動的に設定が保存されます。設定画面を閉じます。

この設定を行うことで、次回以降のTeams会議から、Copilotからの通知は会議が終了してから表示されるようになります。会議中にCopilotが生成した要約やアクションアイテムなどが、会議終了後のチャットやCopilotのサイドパネルに表示されるようになります。

なお、この設定は新しいTeams(v2)でも同様の手順でアクセスできます。インターフェースは若干異なる場合がありますが、「設定」→「Copilot」のパスは共通しています。

新しいTeams(v2)での設定箇所補足

新しいTeams(v2)では、設定画面のレイアウトが変更されています。プロフィール写真をクリックして「設定」を選択した後、左側のメニューに「一般」「プライバシー」などと共に「Copilot」が表示されます。

「Copilot」を選択すると、通知に関する設定項目が表示されるため、「会議終了後」を選択してください。操作自体は従来版と変わりありません。

Copilot通知設定の確認と反映

設定変更後、実際にTeams会議に参加して通知タイミングが意図通りに動作するか確認することが重要です。設定がすぐに反映されない場合や、予期しない動作をする可能性も考慮しましょう。

設定の反映タイミング

通常、Copilotの通知タイミング設定は即座に反映されます。しかし、まれにTeamsアプリケーションの再起動や、PCの再起動が必要になる場合があります。

設定を変更した直後の会議で確認できない場合は、一度Teamsを完全に終了し、再度起動してから会議に参加してみてください。

確認方法

設定が正しく適用されたかを確認するには、Copilotが何らかの処理を行う会議に参加するのが最も確実です。例えば、会議の要約をCopilotに依頼する、またはCopilotが自動で議事録を作成する設定になっている会議に参加します。

会議中にCopilotからの通知が画面上に表示されなければ、設定は成功しています。会議終了後、チャットやCopilotのサイドパネルに会議の要約や提案が表示されるのを確認してください。

組織ポリシーによる制限の可能性

このCopilot通知タイミング設定は、ユーザー自身が行う設定です。しかし、Microsoft 365の管理者によっては、組織全体でCopilotの利用や特定の機能設定を制限している場合があります。

もし、Teamsの設定画面に「Copilot」の項目自体が表示されない、または通知タイミングを変更するオプションが表示されない場合は、組織のMicrosoft 365管理者にご相談ください。管理者権限を持つユーザーは、Microsoft Teams管理センターからCopilotの利用ポリシーを設定できます。

管理者は、Copilotの機能自体を無効にしたり、特定のユーザーグループに対してのみ利用を許可したりすることが可能です。また、通知設定についても、組織全体で統一されたポリシーが適用されている可能性も考えられます。

Copilot通知タイミング設定でよくある疑問と対処法

Copilotの通知タイミング設定に関して、ユーザーからよく寄せられる疑問や、発生しうる問題とその対処法について説明します。

h3:「会議終了後」に設定しても会議中に通知が来る

この問題は、設定が正しく反映されていない、またはCopilotの挙動が一時的に不安定な場合に発生することがあります。

対処法:

1. Teamsの再起動: Teamsアプリケーションを完全に終了し、再度起動してから会議に参加してください。
2. 設定の再確認: Teamsの設定画面で、「Copilot」の通知タイミングが「会議終了後」に正しく設定されているか再度確認してください。
3. キャッシュのクリア: Teamsのキャッシュデータが破損していると、設定が正常に機能しないことがあります。Teamsのキャッシュクリアを試してください。手順はOSによって異なりますが、一般的にはアプリデータフォルダ内のキャッシュファイルを削除します。
4. Copilotの更新: Copilot機能自体が更新されている場合、一時的に予期しない動作をすることがあります。

h3:「Copilot」設定項目がTeams設定に見当たらない

この状況は、Copilot for Microsoft 365ライセンスが割り当てられていない、または組織でCopilot機能が有効化されていない場合に発生します。

対処法:

1. ライセンスの確認: ご自身のMicrosoft 365アカウントにCopilot for Microsoft 365ライセンスが付与されているか、IT管理者またはヘルプデスクに確認してください。
2. 組織での有効化状況の確認: 組織全体でCopilot機能が有効になっているか、IT管理者に確認してください。
3. Teamsのバージョン確認: 古いバージョンのTeamsを使用している場合、最新機能が利用できないことがあります。新しいTeams(v2)への移行を検討してください。

h3:「会議終了後」に設定しても、一部の通知は会議中に表示される

Copilotは、会議の進行を支援するために、特定の緊急度の高い情報や、ユーザーからの直接の指示に対する応答をリアルタイムで表示することがあります。すべての通知が完全に抑制されるわけではない可能性があります。

対処法:

1. Copilotの仕様理解: Copilotの設計上、一部のインタラクティブな通知や、ユーザーが明示的に求めた応答は、会議中に表示される仕様であることを理解してください。
2. 会議中の注意喚起: 必要であれば、会議の冒頭で「Copilotからの通知は会議終了後にまとめて確認します」といったアナウンスを参加者に行うことも有効です。
3. 通知の最小化設定: Teamsの他の通知設定も見直し、会議中の集中を妨げる可能性のあるものを最小限に抑えてください。

h3:モバイル版TeamsやWeb版Teamsでの設定方法

Copilotの通知タイミング設定は、基本的にデスクトップ版Teamsでのみ利用可能です。モバイル版TeamsやWeb版Teamsでは、この詳細な通知タイミング設定を行うインターフェースが提供されていません。

対処法:

1. デスクトップ版での設定: モバイル版やWeb版Teamsを利用する場合でも、通知タイミングを制御したい場合は、一度デスクトップ版Teamsにサインインし、上記の手順で設定を行ってください。
2. 同期の確認: デスクトップ版で設定した内容は、原則として他のデバイスやプラットフォームでも同期されます。ただし、リアルタイムでの即時反映ではない場合があります。
3. モバイル版での通知制限: モバイル版Teamsでは、Teams全体の通知設定から、Copilotに関する通知をオフにするなどの制限を行うことは可能です。しかし、会議終了後に限定するといった細かい制御はできません。

まとめ

本記事では、Microsoft Teams会議でCopilotの通知タイミングを「会議終了後」に固定する具体的な設定手順を解説しました。

この設定により、会議中の集中力を維持し、終了後にCopilotが生成した情報を効率的に確認できるようになります。

設定項目が見つからない場合は、ライセンスや組織ポリシーを確認し、必要に応じてIT管理者に相談してください。

Copilotの通知設定を最適化し、より生産的なTeams会議体験を実現しましょう。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。