【Teams】PlannerをTeams外部メンバーに共有する招待手順

Plannerプランの外部共有を有効にする仕組み

Microsoft Teamsで利用されるPlannerは、Microsoft 365のサービスの一つです。Plannerプランは、SharePoint Onlineサイトと連携してデータを管理しています。

通常、Teams内のPlannerプランは、そのTeamsチームのメンバーのみがアクセスできます。しかし、組織の設定によっては、外部ユーザーとの共有を制限している場合があります。

Plannerプランを外部メンバーと共有するには、まず組織のMicrosoft 365テナント設定で、外部共有が許可されている必要があります。また、Plannerプラン自体が属するTeamsチームの設定も重要です。

Teamsチームの設定で「外部ユーザーの招待」が許可されている場合、そのチームに紐づくPlannerプランも外部共有が可能になります。この設定は、組織のIT管理者によって制御されていることが一般的です。

Plannerプランを外部メンバーに共有する招待手順

Plannerプランを外部メンバーに共有するには、まずそのPlannerプランが所属するTeamsチームのメンバーとして外部ユーザーを追加するか、またはPlannerプラン自体を直接共有する方法があります。

ここでは、Teamsチームに外部メンバーを招待し、そのチーム内のPlannerプランにアクセスさせる手順を説明します。

1. Teamsチームのメンバーとして外部ユーザーを招待する
   Teamsのチャネルに紐づいたPlannerプランは、そのTeamsチームのメンバーであればアクセスできます。外部ユーザーをTeamsチームのメンバーとして招待するには、以下の手順で行います。
2. Teamsで共有したいPlannerプランを開く
   TeamsアプリまたはWebブラウザで、共有したいPlannerプランが含まれるTeamsチームを開きます。該当するチャネルのタブにある「Planner」タブをクリックします。
3. PlannerプランのURLをコピーする
   Plannerプランの画面が開いたら、ブラウザのアドレスバーに表示されているURLをコピーします。このURLがPlannerプランへの直接のリンクになります。
4. 外部ユーザーにPlannerプランのURLを共有する
   コピーしたPlannerプランのURLを、メールやTeamsチャットなどで外部ユーザーに送ります。
5. 外部ユーザーがPlannerプランにアクセスする
   外部ユーザーは受け取ったURLをクリックします。初めてアクセスする場合、Microsoftアカウントでのサインインを求められることがあります。組織のポリシーによっては、ゲストアクセスが許可されている必要があります。

Plannerプランへの直接招待(管理者権限が必要な場合)

上記の方法は、Teamsチームにゲストとして外部ユーザーを追加する場合です。より直接的にPlannerプランへのアクセス権を付与するには、組織の管理者がSharePointサイトの権限設定を変更する必要がある場合があります。

Plannerプランは、そのTeamsチームのSharePointサイトに保存されています。SharePointサイトの権限設定を変更することで、特定の外部ユーザーにPlannerプランへのアクセス権を付与できます。

1. TeamsチームのSharePointサイトにアクセスする
   Teamsアプリで、該当するチーム名の横にある「…」(その他のオプション)をクリックし、「SharePointで開く」を選択します。
2. SharePointサイトの権限設定を開く
   SharePointサイトが開いたら、右上にある歯車アイコン(設定)をクリックし、「サイトの権限」を選択します。
3. 共有設定を確認・変更する
   「共有設定」画面で、外部共有が許可されているか確認します。必要に応じて、IT管理者に依頼して「外部ユーザーとの共有を許可する」設定に変更してもらいます。
4. 特定のユーザーにアクセス権を付与する
   「権限」画面で、「権限の継承の停止」を行い、特定のユーザーまたはグループにアクセス権を付与します。ここに外部ユーザーのメールアドレスを入力して招待します。
5. 招待された外部ユーザーがPlannerにアクセスする
   招待された外部ユーザーは、PlannerプランのURLにアクセスすると、権限が付与されているためアクセスできるようになります。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams (v2) は、パフォーマンスの向上やユーザーインターフェースの刷新が図られています。

Plannerの共有機能自体に大きな変更はありませんが、Teamsアプリの操作感や画面遷移が若干異なる場合があります。

外部ユーザーの招待プロセスは、基本的には従来Teamsと同様です。Teamsチームへのゲスト招待や、SharePointサイトの権限管理を通じて行われます。

新しいTeamsでは、より統合されたエクスペリエンスが提供されるため、Plannerへのアクセスもシームレスに感じられるかもしれません。

新しいOutlookと従来Outlookでの違い

新しいOutlookは、Web版Outlookのインターフェースをデスクトップアプリケーションに取り込んだものです。

Plannerの共有機能は、Outlookの機能ではなくTeamsの機能です。そのため、新しいOutlookと従来OutlookでPlannerの共有手順に直接的な違いはありません。

ただし、Teams会議の招待をOutlookから行う際に、Plannerのタスクを添付・共有するような連携機能があれば、そのインターフェースが新しいOutlookでは変更されている可能性はあります。

外部共有時の注意点とよくある問題

外部ユーザーがPlannerにアクセスできない

原因:

• 組織のMicrosoft 365テナント設定で、外部共有が無効になっている。
• 招待しようとしているTeamsチームの設定で、外部ユーザーの招待が許可されていない。
• 招待した外部ユーザーのMicrosoftアカウントが、組織のゲストアクセス許可リストにない。
• SharePointサイトの権限設定が正しく行われていない。

対処法:

1. 組織のIT管理者に確認する
   外部共有が組織全体で許可されているか、Teamsチームの設定を確認してもらいます。
2. SharePointサイトの権限設定を確認する
   Plannerプランが紐づいているSharePointサイトの権限設定を確認し、外部ユーザーへのアクセス許可が正しく設定されているか確認します。
3. 招待するメールアドレスを確認する
   招待する外部ユーザーのメールアドレスが正しいか、スペルミスがないか確認します。

招待した外部ユーザーが一部の機能しか利用できない

原因:

• Plannerプランへのアクセス権は付与されているが、Teamsチームのメンバーとしての権限が不足している。
• SharePointサイトの権限設定で、閲覧のみ許可されている。
• Plannerの機能自体が、ゲストユーザーに対して制限されている場合がある。

対処法:

1. SharePointサイトの権限レベルを確認する
   外部ユーザーに付与されている権限レベルが「編集」以上になっているか確認します。
2. Teamsチームへのメンバー招待を検討する
   Plannerプランだけでなく、チーム内の他のリソース(チャネル、ファイルなど)も共有する必要がある場合は、Teamsチームへのゲストメンバー招待を検討します。

Plannerプランへのアクセス権限の管理

原因:

• プロジェクトの終了後や、メンバーの異動に伴い、不要になった外部ユーザーへのアクセス権限が削除されていない。
• 誰がどのPlannerプランにアクセスできるのか、把握できていない。

対処法:

1. 定期的なアクセス権限の見直し
   プロジェクトの節目や定期的に、外部ユーザーへのアクセス権限を見直し、不要な権限を削除します。
2. 権限管理をIT管理者に一任する
   複雑な権限管理や、多数の外部ユーザーがいる場合は、IT管理者に一任し、管理ポリシーに従って運用します。
3. Plannerプランの所有者を確認する
   Plannerプランの所有者を明確にし、その担当者がアクセス権限の管理を行うようにします。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Plannerの共有機能は、基本的にどのプラットフォームでも同様に動作します。

Mac版Teams:

• Mac版Teamsアプリでも、Teamsチームへのゲスト招待や、Plannerプランへのアクセスは可能です。操作手順はWindows版とほぼ同じです。

モバイル版Teams (iOS/Android):

• モバイルアプリでも、TeamsチームのメンバーであればPlannerプランにアクセスできます。共有URLのコピーや送付も可能です。ただし、複雑な権限設定はPC版の方が操作しやすい場合があります。

Web版Teams:

• WebブラウザからアクセスするTeamsでも、すべての機能が利用できます。Plannerプランへのアクセス、URLの共有、ゲスト招待などの操作はPC版と同様に行えます。

いずれのプラットフォームでも、外部共有の可否は、組織のMicrosoft 365テナント設定と、Teamsチームの設定に依存します。モバイル環境では、一部の高度な設定や権限管理が難しい場合があります。

まとめ

この記事では、Microsoft TeamsのPlannerプランを外部メンバーと共有するための招待手順を解説しました。

Teamsチームへのゲスト招待やSharePointサイトの権限管理を行うことで、外部関係者もPlannerのタスクや進捗状況を確認できるようになります。

これにより、プロジェクトの透明性が向上し、関係者間の連携がよりスムーズになるでしょう。

今後は、プロジェクトの進行に合わせて、必要に応じて外部メンバーのアクセス権限を適切に管理・更新していくことが重要です。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。