【Outlook】Outlookで「未達メールの再送(Resend)」機能を使う手順

Outlookで送信したはずのメールが相手に届いていない。そんな経験はありませんか。

メールが届かない原因は様々ですが、送信済みアイテムにメールが残っている場合、再送機能を使うことで手間なく対応できます。

この記事では、Outlookで未達メールを再送する具体的な手順を解説します。Outlookの基本操作に慣れているビジネスマンが、送信トラブルを迅速に解決できるようになることを目指します。

Outlookで未達メールが発生する背景

Outlookでメールが相手に届かない原因は多岐にわたります。送信処理中にネットワーク接続が一時的に切断された、Exchange Onlineなどのメールサーバーで一時的な問題が発生した、あるいは送信先のメールサーバーで受信拒否されたなどが考えられます。

多くの場合、送信に失敗したメールはOutlookの「送信済みアイテム」フォルダ、または「送信トレイ」フォルダに一時的に保存されます。これらのメールを再送することで、再度送信を試みることができます。ただし、送信に失敗した原因が解消されていない場合は、再度失敗する可能性もあります。

Outlookで未達メールを再送する具体的な手順

Outlookで未達メールを再送するには、主に3つの方法があります。状況に応じて最適な方法を選択してください。

方法1: 送信済みアイテムからメールを再送する

この方法は、送信したメールの内容をそのまま、もう一度相手に送りたい場合に最も簡単です。送信済みアイテムにメールが残っていることが前提となります。

1. Outlookを開く
   Microsoft Outlookを起動します。
2. 送信済みアイテムフォルダに移動する
   画面左側のナビゲーションウィンドウで「送信済みアイテム」フォルダをクリックします。
3. 再送したいメールを選択する
   送信済みアイテムの中から、再送したいメールを見つけてクリックして選択します。
4. 「アクション」メニューを開く
   選択したメールを開かずに、Outlookのリボンメニューにある「アクション」をクリックします。
5. 「メッセージの再送信」を選択する
   表示されたメニューから「メッセージの再送信」を選択します。
6. 「はい」をクリックする
   確認メッセージが表示されたら、「はい」をクリックします。これにより、元のメールが新しいメッセージとして再作成され、送信トレイに入ります。
7. 送信トレイから送信する
   Outlookの「送信トレイ」フォルダに、再送するメールが表示されます。このメールをダブルクリックして開き、必要であれば宛先や内容を確認した後、「送信」ボタンをクリックして再送します。

方法2: 下書きフォルダから編集して再送する

送信に失敗したメールが「送信トレイ」に残っている場合や、送信済みアイテムから再送する前に内容を一部修正したい場合に便利な方法です。送信トレイに残っているメールは、通常、送信処理中にエラーが発生したものです。

1. Outlookを開く
   Microsoft Outlookを起動します。
2. 送信トレイフォルダに移動する
   画面左側のナビゲーションウィンドウで「送信トレイ」フォルダをクリックします。
3. 編集・再送したいメールを選択する
   送信トレイの中から、再送したいメールをダブルクリックして開きます。
4. 内容を編集する
   必要に応じて、宛先、件名、本文などの内容を修正・編集します。
5. メールを送信する
   編集が終わったら、Outlookのリボンメニューにある「送信」ボタンをクリックします。

方法3: 送信済みアイテムから「新しいメッセージとして転送」または「返信」機能を使う

元のメールを参考にしながら、宛先や内容を大幅に変更して再送したい場合に有効な方法です。これは厳密には「再送」ではなく、元のメールをテンプレートとして新しいメールを作成する手順です。

1. Outlookを開く
   Microsoft Outlookを起動します。
2. 送信済みアイテムフォルダに移動する
   画面左側のナビゲーションウィンドウで「送信済みアイテム」フォルダをクリックします。
3. 元になるメールを選択する
   送信済みアイテムの中から、再送の元にしたいメールを見つけてクリックして選択します。
4. 「転送」または「返信」を選択する
   選択したメールをダブルクリックして開きます。リボンメニューの「返信」または「転送」ボタンをクリックします。
5. 宛先、件名、本文を編集する
   新しいメール作成画面が開きます。必要に応じて、宛先、件名、本文を編集・修正します。元のメールの内容は参照用として残しておきます。
6. メールを送信する
   編集が終わったら、「送信」ボタンをクリックします。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの違いについて

この記事で解説しているOutlookの機能は、新しいOutlookでも概ね同様に利用できます。ただし、新しいOutlookでは、インターフェースのデザインや一部のメニュー配置が変更されている場合があります。

例えば、「アクション」メニューの場所や、「転送」「返信」ボタンのアイコンが異なる可能性があります。基本的な操作の流れは同じですが、画面上の表示を確認しながら操作してください。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの違いは、Outlookの操作には直接関係ありませんが、Microsoft 365のサービス間での連携がよりスムーズになるように設計されています。

Outlookで未達メールの再送ができない場合の注意点

上記の手順を試してもメールが再送できない場合や、送信済みアイテムにメールが見当たらない場合は、いくつかの原因が考えられます。

送信済みアイテムにメールが存在しない場合

送信に失敗したメールが「送信済みアイテム」フォルダに保存されない設定になっている可能性があります。

この場合、Outlookのオプション設定を確認する必要があります。

1. Outlookの「ファイル」メニューを選択する
   Outlook画面左上の「ファイル」をクリックします。
2. 「オプション」を選択する
   表示された画面で、左側のメニューから「オプション」をクリックします。
3. 「メール」設定を開く
   Outlookのオプションウィンドウが開いたら、左側のメニューで「メール」を選択します。
4. 「メッセージの送信」セクションを確認する
   右側の設定項目の中から、「メッセージの送信」というセクションを探します。
5. 「送信済みアイテムにメッセージのコピーを保存する」にチェックを入れる
   この項目にチェックが入っていない場合、送信に失敗したメールも送信済みアイテムに保存されません。チェックを入れて「OK」をクリックします。

この設定を変更した後は、次回以降の送信失敗時に送信済みアイテムにメールが保存されるようになります。既に過去の未達メールを復旧させることはできません。

管理者権限が必要な組織ポリシー

組織によっては、メール送信に関するポリシーが設定されている場合があります。例えば、特定の宛先への送信を制限したり、送信できるファイルサイズに上限を設けたりする設定です。

このようなポリシーによってメールが送信できない場合、管理者に確認する必要があります。個々のユーザーが設定を変更することはできません。

特に、Exchange Onlineなどのクラウドベースのメールサービスを利用している場合、テナント設定によって動作が制限されることがあります。送信できないエラーメッセージが表示される場合は、その内容を控えておくと、管理者に相談する際に役立ちます。

一時的なサーバーエラー

Outlook自体ではなく、メールサーバー側で一時的な問題が発生している可能性もあります。この場合は、時間をおいてから再度送信を試みるのが最善です。

Outlookの「送信トレイ」に残っているメールは、サーバーが復旧すれば自動的に送信されることもあります。もし自動送信されない場合は、上記の方法2で手動送信を試みてください。

Mac版Outlookでの操作の違い

Mac版Outlookでも、Windows版と同様に「送信済みアイテム」からメールを再送する機能は利用できます。

操作手順は以下のようになります。

1. Outlook for Macを開く
   アプリケーションフォルダからOutlookを起動します。
2. 「送信済みアイテム」フォルダに移動する
   左側のナビゲーションペインで「送信済みアイテム」を選択します。
3. 再送したいメールを選択する
   メールリストから対象のメールをクリックして選択します。
4. 「アクション」メニューを開く
   Outlookのメニューバーで「メッセージ」をクリックし、ドロップダウンメニューから「メッセージの再送信」を選択します。
5. 確認メッセージで「はい」をクリックする
   確認画面が表示されたら「はい」を選択します。
6. 「送信トレイ」から送信する
   「送信トレイ」に移動し、メールを開いて「送信」ボタンをクリックします。

「返信」や「転送」機能を使った再作成も、Windows版と同様に利用可能です。メニューバーの「メッセージ」から選択するか、メールを選択した状態で右クリックメニューから実行できます。

モバイル版Outlookでの操作の違い

モバイル版Outlook(iOS版・Android版)では、PC版のような「メッセージの再送信」機能は直接提供されていません。

モバイル版で未達メールを再送したい場合は、以下のいずれかの方法をとる必要があります。

• 送信済みアイテムから内容をコピーして新規作成する: 送信済みアイテムを開き、メール本文を長押ししてコピーし、新規メール作成画面に貼り付けて再送します。宛先や件名も手動で入力します。
• PC版Outlookで再送操作を行う: PC版Outlookにアクセスできる環境があれば、そこで再送操作を行うのが最も効率的です。

モバイル環境では、PC版のような詳細なメニュー操作が限られるため、新規作成による対応が基本となります。

まとめ

Outlookで未達メールが発生した場合、送信済みアイテムや送信トレイに残っているメールを再送することで、迅速な対応が可能です。

「メッセージの再送信」機能を使えば、元のメールをそのまま再送でき、内容を編集したい場合は下書きから修正して送信できます。また、元のメールを参考に新しいメールを作成することも可能です。

これらの手順を理解しておくことで、メール送信トラブル発生時の対応時間を短縮できます。次回、メールが届かない問題に直面した際には、送信済みアイテムを確認し、適切な再送方法を試してみてください。

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