【Outlook】Outlookで「今すぐ返信しない」定型メッセージを登録する手順

Microsoft Outlookで、すぐに返信できない状況を相手に伝えるための定型メッセージを登録したいですか?

会議中や外出中など、すぐにメールに返信できない場面はビジネスシーンでよくあります。

そんな時、あらかじめ用意した「返信が遅れる旨」のメッセージを自動で送信できれば、相手への配慮を示せます。

この記事では、Outlookで「今すぐ返信しない」という定型メッセージを登録し、活用する手順を詳しく解説します。

Outlookの便利な機能を使いこなし、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。

Outlookの定型メッセージ機能の概要と活用場面

Outlookには、メール作成を効率化するための「クイックパーツ(定型句)」機能があります。これは、あらかじめ作成しておいた文章をメール本文に簡単に挿入できる機能です。

「今すぐ返信しない」という状況では、このクイックパーツ機能で作成した定型メッセージを、Outlookの「自動応答(不在時アシスタント)」機能と組み合わせて利用するのが効果的です。

これにより、受信者はあなたがすぐに返信できないことを理解でき、安心感を得られます。また、返信までの目安時間を伝えることで、相手の待ち時間を減らすことも可能です。

具体的な活用場面としては、以下のような状況が挙げられます。

• 会議や商談で席を離れている間
• 出張や外出で一時的にメールを確認できない時
• 長時間の休暇や有給休暇を取得している期間
• 緊急性の低い問い合わせに対して、返信に時間を要する場合

これらの状況で自動応答を設定しておけば、相手に失礼なく、かつ円滑なコミュニケーションを維持できます。

クイックパーツ(定型句)の登録手順

まず、返信できない旨を伝えるための定型メッセージを作成し、Outlookのクイックパーツとして登録します。これにより、後で自動応答メッセージを作成する際に、この定型文を簡単に挿入できるようになります。

1. 新しいメールを作成する
   Outlookのホームタブにある「新しいメール」ボタンをクリックします。
2. メッセージ本文を入力する
   メール本文に、返信が遅れる旨を伝えるメッセージを入力します。例:「現在、会議(または外出)のため、すぐにご返信できません。〇時以降、または確認でき次第、改めてご連絡いたします。ご不便をおかけしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。」
3. クイックパーツとして保存する
   メッセージ本文を選択した状態で、「挿入」タブをクリックします。
4. 「クイックパーツ」を選択する
   「テキスト」グループにある「クイックパーツ」をクリックし、「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選びます。
5. ギャラリーと名前を設定する
   「新しいビルディングブロックの作成」ダイアログボックスが表示されます。「名前」欄に、後で分かりやすい名前(例:「返信遅延のご連絡」)を入力します。「ギャラリー」は「クイックパーツ」のままにします。「カテゴリ」は必要に応じて新規作成または選択できます。「オプション」は「標準の挿入」を選択します。
6. 保存する
   「OK」ボタンをクリックして保存します。

自動応答(不在時アシスタント)の設定手順

次に、登録したクイックパーツを利用して、自動応答メッセージを設定します。この設定により、指定した期間や条件で受信メールに自動返信が行われます。

1. 自動応答の設定画面を開く
   Outlookの「ファイル」タブをクリックします。
2. 「自動応答(不在時アシスタント)」を選択する
   左側のメニューから「自動応答(不在時アシスタント)」をクリックします。
3. 自動応答を有効にする
   「自動応答を設定する」にチェックを入れます。
4. 返信期間を設定する(任意)
   「この期間のみ送信する」にチェックを入れ、「開始時刻」と「終了時刻」を設定すると、指定した期間だけ自動応答が有効になります。期間が決まっていない場合は、このチェックを外しておきます。
5. 社内向けメッセージを設定する
   「組織内のユーザーにのみ送信する」タブを選択します。
6. クイックパーツを挿入する
   メッセージ本文の入力欄にカーソルを置きます。
7. 「挿入」タブからクイックパーツを選択する
   「挿入」タブをクリックし、「クイックパーツ」から先ほど登録した定型メッセージ(例:「返信遅延のご連絡」)を選択します。
8. メッセージを編集・調整する
   挿入された定型メッセージを、必要に応じて編集・調整します。例えば、具体的な返信時期などを追記すると、より親切になります。
9. 社外向けメッセージを設定する
   「組織外のユーザーに送信する」タブを選択します。
10. 同様にクイックパーツを挿入・編集する
    社内向けと同様の手順で、登録したクイックパーツを挿入し、必要に応じてメッセージを編集します。社外向けには、より丁寧な表現を心がけると良いでしょう。
11. 設定を完了する
    「OK」ボタンをクリックして、自動応答の設定を保存します。

新しいTeams (v2) と従来Teams の違い、新しいOutlook と従来Outlook の違い

この記事で解説したクイックパーツ機能や自動応答機能は、主にOutlookのデスクトップアプリケーションで利用できます。

新しいOutlook (プレビュー版) について

現在、新しいOutlookへの移行が進められています。新しいOutlookでは、一部の機能のUIや操作方法が変更されている可能性があります。しかし、クイックパーツ(定型句)や自動応答(不在時アシスタント)の基本的な機能は引き続き利用可能です。

新しいOutlookでのクイックパーツの登録・挿入は、「挿入」タブの「定型句」から行います。自動応答の設定は、「設定」(歯車アイコン)→「メール」→「自動応答」から行います。

新しいTeams (v2) について

Teamsにおける定型メッセージの登録や自動応答機能は、Outlookとは異なります。Teamsでは、チャットやチャネルでのメッセージ送信時に、あらかじめ用意した返信テンプレートを挿入する機能は直接的には提供されていません。しかし、Teams会議の不在時応答や、チャットでの「応答なし」ステータス設定などは可能です。

Outlookの自動応答設定は、Teamsのチャットや通話に直接影響を与えるものではありません。Teamsでの不在通知は、Teamsのステータス設定(退席中など)や、会議参加時の自動応答機能(会議主催者が設定した場合)に依存します。

Mac版、モバイル版、Web版Outlook での違い

Outlookの機能は、利用するプラットフォームによって若干の違いがあります。

Mac版Outlook

Mac版Outlookでも、クイックパーツ(定型句)機能と自動応答(不在時アシスタント)機能は利用可能です。操作手順はWindows版とほぼ同じですが、メニューの配置やアイコンが若干異なる場合があります。

モバイル版Outlook (iOS/Android)

モバイル版Outlookでは、クイックパーツ機能は直接的には提供されていません。ただし、キーボードの辞書登録機能などを利用して、よく使うフレーズを素早く入力することは可能です。

自動応答機能は、モバイル版でも利用できます。通常、「設定」メニューから「自動応答」または「不在時アシスタント」を選択して設定します。期間指定や、社内・社外向けのメッセージ分けも可能です。

Web版Outlook (Outlook on the web)

Web版Outlookでも、クイックパーツ(定型句)機能と自動応答(不在時アシスタント)機能は利用できます。クイックパーツは「挿入」タブの「定型句」から登録・挿入します。自動応答は、「設定」(歯車アイコン)→「メール」→「自動応答」から設定します。操作感は新しいOutlookのデスクトップ版に近いです。

管理者権限が必要な場合

今回解説したクイックパーツの登録や自動応答の設定は、個人のOutlookアカウント設定として行われるため、管理者権限は不要です。

ただし、組織によっては、Exchange Onlineなどのメールサーバー設定で、自動応答メッセージの内容や期間に制限を設けている場合があります。例えば、自動応答の送信期間を制限したり、特定のドメインからのメールには自動応答しないように設定されているケースなどです。

もし、設定した自動応答が意図した通りに動作しない場合は、組織のIT管理者にご確認ください。

よくある質問とトラブルシューティング

登録したクイックパーツがメール挿入時に表示されない

原因:

・クイックパーツとして正しく保存されていない。

・挿入しようとしたメールのコンテキスト(例:返信画面など)によっては、クイックパーツが選択できない場合がある。

・Outlookのプロファイルに問題がある。

対処法:

1. 再度登録手順を確認する
   「クイックパーツ(定型句)の登録手順」をもう一度確認し、正しく保存されているか確認してください。
2. 別のメールで試す
   新しいメール作成画面で、クイックパーツが挿入できるか試してください。
3. Outlookの再起動
   Outlookを一度終了し、再度起動してから試してください。
4. Officeの修復
   それでも改善しない場合は、Officeプログラムの修復を試みてください。コントロールパネルから「プログラムと機能」を開き、Microsoft Officeを選択して「変更」→「修復」を選びます。

自動応答が設定した期間外でも送信されてしまう、または送信されない

原因:

・「この期間のみ送信する」の開始時刻・終了時刻の設定が間違っている。

・「自動応答」自体が無効になっている。

・Exchange Online側で自動応答機能に制限がかかっている。

対処法:

1. 期間設定の確認
   「ファイル」→「自動応答(不在時アシスタント)」画面で、「この期間のみ送信する」の開始時刻と終了時刻が正確に設定されているか確認してください。
2. 自動応答の有効化確認
   「自動応答を設定する」にチェックが入っていることを確認してください。
3. 組織のIT管理者へ確認
   上記を確認しても問題が解決しない場合は、組織のIT管理者に問い合わせてください。自動応答機能に関するサーバー側の設定が原因の可能性があります。

社内と社外で異なるメッセージを設定したが、意図しない相手に送信される

原因:

・Outlookが受信者の所属組織を正しく判定できていない。

・組織のメール設定(例:外部からのメールが社内宛と誤判定されるなど)に起因する。

対処法:

1. 社外向けメッセージをより一般的・丁寧にする
   社内と社外でメッセージを分けられない場合や、区別がうまくいかない場合は、社外向けのメッセージをより一般的で丁寧な表現にし、誰にでも適用できるように設定するのが安全です。
2. IT管理者に相談
   この問題が頻繁に発生する場合は、組織のIT管理者にご相談ください。メールのルーティングや、受信者の判定に関する設定が影響している可能性があります。

まとめ

この記事では、Microsoft Outlookで「今すぐ返信しない」という定型メッセージを登録し、自動応答として活用する手順を解説しました。

クイックパーツ(定型句)機能でメッセージを保存し、自動応答(不在時アシスタント)機能で自動返信を設定することで、返信が遅れる旨を相手に丁寧に伝えられます。

次回は、Outlookの「ルール」機能を使ったメールの自動振り分けについて解説します。

ぜひ、今回学んだ定型メッセージの登録と自動応答設定を試して、日々のメールコミュニケーションをより円滑にしてください。

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