【Teams】Teams Shiftsで打刻(Clock In/Out)時のGPS位置情報を記録する設定

Teams Shiftsで従業員の出退勤時刻を記録する際、GPS位置情報の記録は不可欠な機能です。しかし、この設定方法がわからないという声も多く聞かれます。本記事では、Teams Shiftsで打刻時にGPS位置情報を記録するための設定手順を詳しく解説します。この記事を読めば、正確な労働時間管理とコンプライアンス遵守に役立つ設定が完了します。

Teams ShiftsにおけるGPS位置情報記録の仕組み

Teams Shiftsは、Microsoft 365の機能の一部として提供されており、シフト管理や勤怠記録に活用できます。特に、従業員の出退勤打刻時には、その場所を特定するためにGPS位置情報を利用することが可能です。この機能により、従業員が指定された勤務地から打刻しているかを確認できます。

GPS位置情報記録は、モバイルデバイス(スマートフォンやタブレット)のGPS機能を利用して行われます。ユーザーがTeams Shiftsアプリで「出勤」または「退勤」ボタンを押した際に、アプリがデバイスの位置情報を取得し、そのデータを記録します。この記録は、後から管理者画面で確認できるようになります。この機能は、不正な打刻を防ぎ、正確な労働時間の把握を支援するために設計されています。

Teams ShiftsでGPS位置情報記録を有効にする手順

Teams ShiftsでGPS位置情報記録を有効にするには、主に2つのステップがあります。まず、Teamsアプリ自体にShiftsアプリがインストールされていることを確認し、次にアプリ内の設定で位置情報記録を有効にします。管理者権限が必要な設定も含まれますので、組織のIT管理者と協力して進めることが重要です。

ユーザー側でのShiftsアプリ設定

個々のユーザーがTeams ShiftsアプリでGPS位置情報記録を有効にするための設定手順は以下の通りです。この設定は、主にモバイルデバイスでの利用を想定しています。

1. Teamsアプリを開く
   スマートフォンやタブレットでMicrosoft Teamsアプリを起動します。
2. Shiftsアプリにアクセスする
   アプリ左側のメニューまたは検索バーから「Shifts」アプリを見つけて開きます。もしShiftsアプリが見当たらない場合は、IT管理者にインストールを依頼してください。
3. 設定メニューを開く
   Shiftsアプリの画面右上に表示される「…」(その他のオプション)メニュー、または歯車アイコン(設定)をタップします。
4. 「位置情報」または「打刻設定」を探す
   設定メニューの中に、「位置情報」「GPS」「打刻設定」といった項目があるか確認します。
5. 位置情報記録を有効にする
   「打刻時に位置情報を記録する」や「GPS位置情報を使用する」といったオプションを探し、オン(有効)に切り替えます。
6. デバイスの位置情報サービスを許可する
   この設定を有効にするには、Teamsアプリ(またはShiftsアプリ)がデバイスの位置情報サービスにアクセスすることを許可する必要があります。アプリからの位置情報アクセス許可を求めるプロンプトが表示されたら、「許可」または「常に許可」を選択してください。
7. 設定を保存する
   変更を適用するために、「保存」ボタンなどをタップします。

これらの手順は、お使いのデバイスのOS(iOSまたはAndroid)やTeamsアプリのバージョンによって、表示や操作が若干異なる場合があります。もし上記の手順で見つからない場合は、TeamsアプリのヘルプやIT管理者に相談してください。

管理者側でのTeamsテナント設定

ユーザーが位置情報記録を利用できるようにするには、Teamsの管理者側でテナント全体の設定を確認・構成する必要があります。特に、位置情報サービスが組織全体で許可されているかどうかが重要です。

Teams管理センターでの設定確認

Teams管理者は、Teams管理センターにサインインし、位置情報サービスに関する設定を確認します。この設定は、組織全体のコンプライアンスやセキュリティポリシーに基づいて行われます。

1. Teams管理センターにサインインする
   WebブラウザでTeams管理センター(admin.teams.microsoft.com)にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 「会議と通話」設定に移動する
   左側のナビゲーションメニューから、「会議」→「会議ポリシー」を選択します。
3. 位置情報サービスの設定を確認する
   会議ポリシーの設定画面で、「位置情報サービス」または「Location services」といった項目を探します。
4. 設定を有効にする
   この設定が「オン」(有効)になっていることを確認します。もし「オフ」になっている場合は、組織のポリシーに従ってオンに設定してください。
5. ポリシーを保存・適用する
   変更を加えた場合は、「保存」ボタンをクリックします。設定が組織全体に反映されるまで、しばらく時間がかかる場合があります。

Azure AD (Azure Active Directory) での位置情報サービス

Teamsの機能はAzure ADと連携しているため、Azure AD側で位置情報サービスに関する設定が影響している可能性もあります。しかし、ShiftsアプリのGPS記録機能に直接関わる設定は、通常Teams管理センターで管理されます。

もしTeams管理センターで設定が有効になっているにも関わらず、ユーザーが位置情報記録を有効にできない場合、組織のネットワークポリシーや、モバイルデバイス管理(MDM)ソリューションが位置情報サービスへのアクセスを制限している可能性も考えられます。その場合は、ネットワーク管理者やMDM管理者に確認が必要です。

新しいTeams (v2) と従来Teamsでの違い

新しいTeams (v2) は、パフォーマンスの向上とユーザーインターフェースの刷新を目的として開発されています。機能面では、従来Teamsと大きな違いはありませんが、一部のUI要素や設定へのアクセス方法が変更されている可能性があります。

Shiftsアプリの基本的な機能(打刻、位置情報記録など)は、新しいTeams (v2) でも引き続き利用可能です。設定項目やその場所が若干変更されている可能性はありますが、大まかな流れは従来Teamsと同様です。もし新しいTeams (v2) で設定が見つからない場合は、アプリのバージョンアップに伴うUI変更の可能性を考慮し、設定メニューを注意深く探してみてください。

新しいOutlookと従来Outlookでの違い

Teams ShiftsのGPS位置情報記録機能はTeamsアプリ内で完結するため、Outlook(新しいOutlook、従来Outlook)のインターフェースや設定とは直接関係ありません。Outlookは主にメール、予定表、連絡先などの管理に使用されるツールです。

GPS位置情報記録ができない場合のトラブルシューティング

Teams Shiftsで打刻時のGPS位置情報記録が有効にならない、または記録されない場合、いくつかの原因が考えられます。以下のトラブルシューティング手順を試してみてください。

h3>デバイスの位置情報サービスが無効になっている

最も一般的な原因は、スマートフォンのOSレベルで位置情報サービスが無効になっていることです。TeamsアプリやShiftsアプリが位置情報にアクセスするには、デバイス全体の位置情報機能がオンになっている必要があります。

1. スマートフォンの設定を開く
   デバイスの「設定」アプリを開きます。
2. 「位置情報」または「プライバシー」設定を探す
   「位置情報」または「プライバシー」→「位置情報サービス」といった項目を見つけます。
3. 位置情報サービスをオンにする
   位置情報サービス全体をオンにします。
4. Teamsアプリ(またはShiftsアプリ)の位置情報アクセスを許可する
   位置情報サービスの一覧から「Microsoft Teams」を探し、アクセス許可を「常に許可」または「使用中のみ許可」に設定します。

h3>Teamsアプリ(Shiftsアプリ)の権限不足

デバイスの設定で位置情報サービスがオンになっていても、Teamsアプリ自体に位置情報へのアクセス許可が与えられていない場合があります。上記の手順で、Teamsアプリへの位置情報アクセス権限が正しく設定されているか再度確認してください。

h3>GPS信号が弱い、または利用できない環境

屋内、地下、高層ビルの間など、GPS信号が届きにくい場所では、正確な位置情報を取得できないことがあります。打刻時に、できるだけ開けた場所や窓の近くなど、GPS信号が受信しやすい環境で試してください。

h3>TeamsアプリまたはOSのバージョンが古い

古いバージョンのTeamsアプリやOSでは、位置情報記録機能が正常に動作しない可能性があります。Teamsアプリは最新バージョンにアップデートし、スマートフォンのOSも最新の状態に保つことを推奨します。

h3>管理者による設定が無効になっている

前述の通り、組織のTeams管理者によって位置情報サービスが無効にされている場合、ユーザー側で設定を有効にしても機能しません。IT管理者に確認してもらいましょう。

h3>位置情報記録が有効になっていない

ユーザー自身がShiftsアプリ内の設定で、GPS位置情報記録を有効にするのを忘れている場合があります。上記「ユーザー側でのShiftsアプリ設定」の手順を再度確認してください。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Teams ShiftsのGPS位置情報記録機能は、主にモバイルデバイス(iOSおよびAndroid)での利用を想定しています。これは、GPS機能がモバイルデバイスに標準搭載されているためです。

モバイル版 (iOS/Android): GPS位置情報記録機能が最も充実しており、設定も容易です。上記の手順は主にモバイル版を対象としています。

デスクトップ版 (Windows/Mac): デスクトップ版のTeamsでは、GPS機能が標準搭載されていないため、直接的なGPS位置情報記録機能は提供されません。ただし、Wi-Fi測位やIPアドレスに基づくおおよその位置情報が利用される可能性はありますが、精度はGPSに劣ります。Shiftsアプリ自体はデスクトップ版でも利用可能ですが、打刻時のGPS位置情報記録はモバイル版での利用が前提となります。

Web版: Web版Teamsもデスクトップ版と同様に、ブラウザ経由でのGPSアクセスに制限があるため、直接的なGPS位置情報記録機能は限定的です。モバイルブラウザでアクセスした場合でも、OSの権限設定に依存します。

したがって、Teams Shiftsで正確なGPS位置情報記録を行いたい場合は、必ずモバイルデバイス(スマートフォンやタブレット)でTeamsアプリを利用し、必要な設定を有効にしてください。

まとめ

本記事では、Microsoft Teams Shiftsで打刻時のGPS位置情報記録を有効にするための設定手順と、関連するトラブルシューティングについて解説しました。この記事の手順に従うことで、ユーザーはShiftsアプリで位置情報記録を有効にし、管理者はテナント設定を確認できます。正確な労働時間管理とコンプライアンス遵守のために、この機能を活用しましょう。次に、実際にモバイルデバイスでShiftsアプリを開き、位置情報設定を確認・有効化してみてください。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。