【Copilot】CopilotでWord文書をビジネス向け語調にリライトする手順と活用例

Word文書の文章を、よりビジネスに適した丁寧な語調に修正したい場合があるでしょう。

Copilotを使えば、元の文章の意図を保ちつつ、自然なビジネスライクな表現へと自動で書き換えることができます。

この記事では、WordでCopilotを利用して文書をビジネス向け語調にリライトする具体的な手順を解説します。

Copilotの「リライト」機能を活用し、文書の質を向上させましょう。

Copilotで文章をリライトする仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotの機能の一つとしてWordに統合されています。ユーザーが選択したテキストや文書全体に対して、自然言語処理技術を用いて内容を解析します。

解析後、指定された条件(この場合は「ビジネス向け語調」)に沿って、より適切で洗練された表現を生成します。元の文脈やニュアンスを理解し、意図しない意味の変更を防ぎながらリライトを行います。

この機能は、法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)や個人契約(Copilot Pro)で利用可能です。利用にはCopilotライセンスの割り当てが必要です。

Word文書をビジネス向け語調にリライトする手順

1. Word文書を開く
   リライトしたい文章が含まれるWord文書を開きます。
2. リライトしたい文章を選択する
   文書全体をリライトしたい場合は、Ctrl + A(Windows)またはCmd + A(Mac)で全選択します。
   特定の部分だけをリライトしたい場合は、マウスでその範囲を選択します。
3. Copilotウィンドウを開く
   文書の右上に表示されるCopilotアイコンをクリックします。
4. リライトを依頼する
   Copilotのチャットウィンドウが表示されたら、以下のいずれかの方法でリライトを依頼します。
   方法1:提案されたアクションから選択する
   Copilotが選択したテキストに基づいて、「リライト」などのアクションを提案することがあります。これをクリックすると、リライトが実行されます。
   方法2:プロンプトを入力する
   チャットボックスに具体的な指示を入力します。
   例:「この文章をビジネス文書として、より丁寧な語調に書き換えてください。」
   例:「このメールの下書きを、顧客宛てのフォーマルな表現に修正してください。」
   例:「この箇条書きを、報告書に適した硬めの表現にしてください。」
5. リライト案を確認する
   Copilotがいくつかのリライト案を生成します。各案を比較検討し、最も意図に沿ったものを選びます。
6. リライト案を適用する
   気に入ったリライト案が見つかったら、「適用」ボタンをクリックします。これにより、元の文章が生成された文章に置き換わります。
   もし生成された内容が意図と異なる場合は、「元に戻す」操作(Ctrl + Z)を行ってから、プロンプトを修正して再度依頼します。

Copilotでリライトする際の注意点と失敗例

意図しない表現に変わってしまう

Copilotは文脈を理解しようとしますが、複雑なニュアンスや専門用語が含まれる場合、意図と異なる表現に変わることがあります。

対処法:

1. プロンプトを具体的にする
   「〇〇の専門用語はそのまま残して、△△の部分だけ丁寧な表現にしてください」のように、より詳細な指示を与えます。
2. リライト案を複数確認する
   Copilotが提示する複数の案を比較し、最も意図に近いものを選びます。
3. 適用後に必ず確認・修正する
   リライト案を適用した後、必ず元の文章と比較して、意味が変わっていないか、不自然な箇所がないかを確認し、手動で修正します。

「リライト」アクションが表示されない

選択したテキストによっては、Copilotが自動で「リライト」アクションを提案しない場合があります。これは、Copilotがそのテキストに対して適切なアクションを判断できなかった、あるいはライセンスの問題などが考えられます。

対処法:

1. 手動でプロンプトを入力する
   Copilotのチャットボックスに、「この文章をビジネス向けに書き換えて」のように、直接指示を入力してください。
2. Copilotライセンスを確認する
   Microsoft 365管理センターで、Copilotライセンスが正しく割り当てられているか確認してください。(管理者権限が必要です)
3. Wordのバージョンを確認する
   Copilotが利用可能な最新バージョンのWordを使用しているか確認してください。

長文のリライトで意図が薄れる

文書全体や非常に長い文章を一度にリライト依頼すると、細かなニュアンスや文書全体の構成意図が薄れてしまう可能性があります。

対処法:

1. セクションごとに分割して依頼する
   長い文書は、章やセクションごとに区切り、それぞれを個別にリライト依頼します。
2. リライト後の文章を繋ぎ合わせる
   各セクションのリライトが完了したら、それらを自然に繋ぎ合わせ、全体の整合性を確認します。
3. プロンプトで文書の目的を伝える
   「この文書は〇〇に関する報告書です」のように、文書の目的や読者層をプロンプトに含めることで、より適切な語調でリライトされやすくなります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

Word文書のリライト機能は、Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの両方で利用できます。ただし、利用できる環境や機能の深さに違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用対象	個人ユーザー、中小企業ユーザー	法人ユーザー(Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなど)
利用環境	Web版Officeアプリ、デスクトップ版Officeアプリ、Copilot Web/モバイルアプリ	デスクトップ版Officeアプリ、Web版Officeアプリ、Teams
Wordでの機能	文章のリライト、要約、校正、アイデア生成など	文章のリライト、要約、校正、アイデア生成など。組織内のデータ連携が強力。
データ連携	Web上の情報やCopilotアプリでの対話履歴に基づいた生成	組織内のSharePoint、OneDrive、Outlookなどのデータと連携して、より文脈に沿った応答が可能。

どちらのプランでもWord文書のビジネス向け語調へのリライトは可能ですが、法人利用で組織内のデータと連携させたい場合はMicrosoft 365 Copilotが適しています。

まとめ

Copilotの「リライト」機能を使えば、Word文書の文章をビジネスに適した丁寧な語調に効率的に修正できます。

具体的なプロンプトの入力と、生成されたリライト案の確認・適用を行うことで、文書の品質を一段と高めることが可能です。

今後は、リライト機能とCopilotの他の機能(要約、校正など)を組み合わせて、文書作成の効率化を図ってみてください。