【Copilot】CopilotでPowerPointを読み手別に2バージョン作成する手順と業務活用例

PowerPointで作成した資料を、異なる対象者に合わせて2つのバージョンに分けたい場合があります。

Copilotを使えば、元の資料から対象者ごとの説明レベルや強調点を調整したバージョンを効率的に生成できます。

この記事では、Copilotを使ってPowerPoint資料を読み手別に2バージョン作成する具体的な手順を解説します。

CopilotによるPowerPoint資料の編集機能

Copilotは、PowerPoint内で既存の資料を基に新しいコンテンツを生成したり、既存のコンテンツを編集したりする機能を提供します。

特に、資料の要約、特定箇所の詳細化、表現の変更などが可能です。

これらの機能を活用することで、同じ内容でも異なる対象者向けの表現に調整することが容易になります。

読み手別に2バージョン作成する手順

1. 元のPowerPoint資料を開く
   Copilotを利用したいPowerPointファイルを開きます。
2. Copilotを起動する
   PowerPointの画面上部にあるCopilotアイコンをクリックするか、Ctrl+Cキー(Windows)またはCmd+Cキー(Mac)を押してCopilotウィンドウを表示します。
3. バージョン1(例:専門家向け)の指示を入力する
   Copilotのチャット欄に、「この資料を、専門家向けに技術的な詳細を加えて20ページ程度で再構成してください。」といった具体的な指示を入力します。
4. Copilotにバージョン1を生成させる
   指示を入力後、送信ボタンをクリックします。Copilotが元の資料を分析し、指示に沿った新しいプレゼンテーションを生成します。
5. バージョン1の内容を確認・編集する
   生成されたバージョン1を確認し、必要に応じて手動で修正や加筆を行います。
6. バージョン1を保存する
   「ファイル」>「名前を付けて保存」を選択し、「バージョン1_専門家向け」などの分かりやすいファイル名で保存します。
7. 元の資料に戻る
   バージョン1作成後、元の資料に戻ります。
8. バージョン2(例:一般向け)の指示を入力する
   Copilotのチャット欄に、「この資料を、一般のビジネスパーソン向けに専門用語を避け、平易な言葉で15ページ程度で要約してください。」といった指示を入力します。
9. Copilotにバージョン2を生成させる
   指示を入力後、送信ボタンをクリックします。Copilotが元の資料を基に、指示に沿った新しいプレゼンテーションを生成します。
10. バージョン2の内容を確認・編集する
    生成されたバージョン2を確認し、必要に応じて手動で修正や加筆を行います。
11. バージョン2を保存する
    「ファイル」>「名前を付けて保存」を選択し、「バージョン2_一般向け」などの分かりやすいファイル名で保存します。

Copilotでの指示の具体例

指示例1:技術詳細の追加(専門家向け)

「このプレゼンテーションを、〇〇技術の専門家に向けて、各スライドの技術的な背景や実装方法に関する詳細情報を追加して再構成してください。ページ数は25ページ程度でお願いします。」

指示例2:平易な表現への変更(一般向け)

「このプレゼンテーションを、ITに詳しくない経営層向けに、専門用語を避け、ビジネス上のメリットや戦略的な意義を中心に説明するように要約してください。ページ数は10ページ程度にしてください。」

法人契約と個人契約の違い

Microsoft 365 Copilot(法人向け)は、Microsoft 365 Business Standard/Premium、E3/E5などのライセンスにアドオンとして提供されます。Copilot Pro(個人向け)は、Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションに別途追加購入する形になります。

PowerPointでのCopilot機能は、どちらの契約形態でも利用できますが、利用できる機能やデータ処理の範囲、セキュリティポリシーなどは法人契約の方がより高度な設定が可能です。

Webアプリとデスクトップアプリの挙動の違い

PowerPointのWebアプリ版とデスクトップアプリ版では、Copilotの機能の提供状況や操作感が若干異なる場合があります。

一般的に、デスクトップアプリ版の方が高機能なCopilot機能を利用できる傾向があります。しかし、基本的な資料の編集や生成指示に関しては、両方の環境で同等の体験が得られるように設計されています。

Webアプリ版はブラウザがあればすぐに利用できる手軽さがあり、デスクトップアプリ版はよりリッチな操作性を提供します。

バージョン作成時の注意点と失敗例

指示が曖昧で意図しない内容が生成される

Copilotは指示に基づいて動作するため、指示が曖昧だと期待通りの結果が得られません。

「資料を分かりやすくして」のような指示では、Copilotが「分かりやすい」をどのように解釈するか不明確です。

具体的な対象者、強調したいポイント、含めたい情報、除外したい情報、希望するページ数などを明確に指示することが重要です。

元の資料と大きく内容が乖離してしまう

指示内容によっては、元の資料の意図から大きく外れたバージョンが生成されることがあります。

特に、大幅な要約や構成変更を指示した場合に起こりやすいです。

生成されたバージョンは必ず元の資料と比較し、重要な情報が欠落していないか、意図しない情報が含まれていないかを確認してください。

ページ数の調整がうまくいかない

Copilotが生成するページ数はあくまで目安であり、指示通りにならない場合があります。

生成後に、手動でスライドの追加・削除や内容の加筆・修正を行って、希望のページ数に近づける必要があります。

Copilotは、指示された内容を可能な限り忠実に反映しようとするため、ページ数よりも内容の網羅性を優先する傾向があります。

機密情報や個人情報に関する注意

CopilotはMicrosoftのクラウドサービスを利用して処理を行います。そのため、機密情報や個人情報を含む資料を扱う場合は、組織のセキュリティポリシーを確認してください。

特に、社外秘の情報や個人情報が含まれる場合は、Copilotでの編集や生成指示を行う前に、組織の管理者や情報セキュリティ担当者に相談することが推奨されます。

Microsoft 365 Copilotでは、組織のデータはMicrosoftの他の顧客のデータと区別され、安全に管理されますが、最終的な責任は利用者にあります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
対象ユーザー	個人、学生、フリーランス	法人、企業、組織
提供形態	Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションへの追加機能	Microsoft 365 Business/Enterpriseライセンスへのアドオン
利用可能なアプリケーション	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote(Web、デスクトップ、モバイル)	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote(Web、デスクトップ、モバイル)
高度な機能	Web検索機能の統合(Copilot Chat)、画像生成(Image Creator from Designer)	組織内のデータ(SharePoint, OneDrive, Outlookなど)との連携、より高度なデータ分析・集計機能
セキュリティ	個人利用を想定した標準的なセキュリティ	組織のデータ保護ポリシーに準拠、より厳格なアクセス制御とデータ管理

まとめ

Copilotを活用することで、PowerPoint資料を異なる読み手向けに2バージョン作成する作業を大幅に効率化できます。

具体的な指示を与えることで、専門家向けの詳細な資料や、一般向けに平易に要約された資料を生成できます。

生成後は必ず内容を確認し、必要に応じて手動で調整を加えることが重要です。

今後は、Teams会議の議事録からPowerPoint資料を生成する機能なども活用し、Copilotによる資料作成の幅を広げていくことをお勧めします。