【Copilot】Copilotがファイル内容を読み込めない時のSharePoint権限確認と対処法

CopilotがSharePoint上のファイル内容を読み込めない場合、原因は権限不足である可能性が高いです。

SharePointのアクセス権限は複雑なため、適切に設定されていないとCopilotがファイルにアクセスできません。

この記事では、CopilotがSharePointファイルの内容を読み込めない問題の解決策として、権限設定の確認手順を解説します。

CopilotがSharePoint上のファイルにアクセスできない原因は、多くの場合、ユーザーに適切な閲覧権限が付与されていないことです。

Copilotは、Microsoft 365のIDとアクセス管理システムを利用して、ユーザーと同じ権限でSharePoint上のファイルにアクセスします。

そのため、ユーザー自身がファイルを開けない場合、Copilotも同様にアクセスできません。

SharePointの権限は、サイトレベル、ライブラリレベル、フォルダレベル、ファイルレベルで設定可能です。

これらの権限設定が適切に行われているかを確認する必要があります。

また、Copilotの利用にはMicrosoft 365 Copilotライセンスがユーザーに割り当てられていることも前提条件となります。

ライセンスが未割当の場合は、Copilot自体が利用できないため、ファイルへのアクセスもできません。

この点についても、後述の「注意点」で触れます。

SharePointサイトの権限を確認し、Copilotがファイル内容を読み込めるようにするための手順を説明します。

CopilotがSharePoint上のファイル内容を読み込めない場合、以下の手順で権限設定を確認します。

1. SharePointサイトへのアクセス権限を確認する
   まず、Copilotにファイル内容を読み込ませたいSharePointサイトに、ご自身のMicrosoftアカウントでログインできるか確認します。
2. ファイルへのアクセス権限を確認する
   次に、Copilotに読み込ませたい特定のファイルが存在するSharePointライブラリを開きます。
3. 権限の編集・付与を行う
   ファイルまたはフォルダーを選択し、メニューから「アクセス許可の管理」を選択します。
4. Copilotの利用に必要な権限を付与する
   「アクセス許可の管理」画面で、ユーザーまたはグループに「閲覧」以上の権限が付与されていることを確認します。
5. 権限変更の反映を待つ
   権限の変更を行った場合、反映に時間がかかることがあります。

上記の手順で権限を確認・修正してもCopilotがファイル内容を読み込めない場合、以下の点を確認してください。

ファイルが共有されていない

SharePointサイト自体にはアクセスできても、特定のファイルが他のユーザーと共有されていない場合があります。

ファイルを選択し、「アクセス許可の管理」から共有設定を確認・変更してください。

外部共有の設定

組織外のユーザーとファイルを共有している場合、組織の外部共有設定が制限されている可能性があります。

この場合、SharePoint管理者が設定を変更する必要があります。

Copilotライセンスが未割当

Copilotを利用するには、ユーザーにMicrosoft 365 Copilotアドオンライセンスが割り当てられている必要があります。

ライセンスが割り当てられていない場合、Copilot機能自体が利用できません。

Microsoft 365管理センターでライセンス割り当て状況を確認してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの権限の違い

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用対象	個人ユーザー、一部法人ユーザー	Microsoft 365 Business/Enterprise/Educationライセンスを持つ法人ユーザー
ファイルアクセス	OneDrive、SharePoint上のファイル(ユーザー権限に依存)	OneDrive、SharePoint上のファイル(ユーザー権限に依存)
権限管理	ユーザー自身の権限設定に依存	ユーザー自身の権限設定に依存
組織データへのアクセス	限定的(Web検索結果との組み合わせ)	組織内のデータ(SharePoint、Teams、Outlookなど)にアクセス可能

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotでは、組織内のデータへのアクセス範囲に違いがあります。

Microsoft 365 Copilotは、ユーザーの権限に基づき、SharePointやTeamsなどの組織内データにアクセスしてCopilotの応答に活用します。

Copilot Proは、主にWeb検索結果やMicrosoft 365アプリ(Word、Excelなど)での個人利用が中心です。

SharePoint上のファイル内容をCopilotに読み込ませたい場合は、Microsoft 365 Copilotライセンスが必要です。

また、どちらのCopilotを利用する場合でも、SharePointのファイルへのアクセス権限はユーザー自身が持っている必要があります。

SharePointの権限確認と適切な付与により、Copilotがファイル内容を読み込めない問題を解決できます。

これにより、Copilotを使ったドキュメントの要約や情報抽出などが可能になります。

次に、CopilotにSharePoint上のドキュメントを要約させる手順を試してみてください。