【Copilot】TeamsでCopilotに新人研修用Q&A集を作成させる手順と業務効率化

Teams会議の議事録から、新人研修に役立つQ&A集をCopilotが自動作成します。会議の内容を素早く知識として整理したい場合に役立ちます。この記事で、Teams会議の議事録からCopilotを使ってQ&A集を作成する手順と、その活用による業務効率化について解説します。

Teams会議議事録からQ&A集を作成する仕組み

Copilotは、Microsoft 365のデータ(Teams会議の記録、Word文書、SharePoint上のファイルなど)を横断的に参照し、自然言語での指示に基づいて情報を処理・生成します。Teams会議の議事録がCopilotに利用可能な状態であれば、その内容を解析し、質問と回答の形式に整理することが可能です。これは、会議で交わされた質疑応答や、共有された情報の中から、新入社員が疑問に思いそうな点を抽出するのに適しています。

Teams会議の議事録からQ&A集を作成する手順

1. Teams会議を録画・文字起こしする
   Teams会議の録画機能を使用し、会議の終了後に文字起こしを生成します。会議中に「文字起こしを開始する」を選択するか、会議後に自動生成される文字起こしを確認します。
2. Copilotに議事録へのアクセス権限を付与する
   CopilotがTeams会議の文字起こしデータにアクセスできるように、Microsoft 365の管理者がCopilotのデータアクセス設定を確認・許可している必要があります。通常、Copilotは組織内のデータにアクセスできますが、機密情報に関する設定は管理者が行います。
3. CopilotアプリでQ&A集の作成を依頼する
   Copilotアプリ(Web版またはデスクトップ版)を開きます。チャット欄に「〇月〇日の〇〇会議の議事録から、新入社員研修用のQ&A集を作成してください。特に、〇〇に関する質問と回答を重点的に抽出してください。」のように具体的に指示します。
4. Copilotが生成したQ&A集を確認・編集する
   Copilotが生成したQ&A集を確認します。必要に応じて、質問の明確化、回答の補足、誤字脱字の修正などを行います。
5. Q&A集をWordやTeamsチャネルで共有する
   編集が完了したQ&A集は、Word文書として保存し、Teamsのチャネルやメールで共有します。新入社員は、このQ&A集を研修資料として活用できます。

CopilotでQ&A集を作成する際の注意点と失敗例

指示が不明確で意図しないQ&Aが生成される

Copilotへの指示が曖昧だと、会議の文脈に合わない質問や回答が抽出されることがあります。例えば、「会議の内容をまとめて」だけでは、Q&A形式にならない可能性があります。

解決策: 具体的な会議名、日付、抽出したい質問のトピック(例:「新人研修で役立つ情報」「製品の仕様に関する質問」)を明記して依頼します。

文字起こしの精度が低い場合

Teams会議の文字起こしが不正確だと、Copilotが誤った情報を基にQ&Aを生成する可能性があります。特に、専門用語が多く含まれる会議や、発言が不明瞭な場合に起こりやすいです。

解決策: Copilotに依頼する前に、文字起こしデータを目視で確認し、必要であれば修正します。または、Copilotに「文字起こしデータに不明瞭な点があるため、推測で回答を生成せず、確認できた情報のみを基にQ&Aを作成してください」といった指示を加えます。

機密情報が含まれる会議の議事録を扱う場合

機密情報や個人情報が含まれる会議の議事録をCopilotに読み込ませる際は、組織のセキュリティポリシーを確認する必要があります。Copilotは組織内のデータにアクセスしますが、設定によっては機密情報へのアクセスが制限されている場合があります。

解決策: Copilotのデータアクセス権限設定を確認し、必要に応じて管理者に相談します。機密情報が含まれる議事録からは、個人情報や機密情報を除外した上でQ&A集を作成するよう指示するか、Copilotの利用を控えます。

Webアプリ版CopilotとTeamsアプリ内Copilotの比較

Teams会議の議事録からQ&A集を作成する際、Webアプリ版CopilotとTeamsアプリ内Copilot(Copilot for Microsoft 365の機能としてTeams内で利用可能)で若干の操作性の違いがあります。

Teams会議の議事録からQ&A集を作成する目的であれば、Teamsアプリ内でCopilotを利用する方が、議事録データへのアクセスが容易で、よりスムーズに作業を進められる傾向があります。

まとめ

Teams会議の議事録からCopilotを活用することで、新人研修用のQ&A集を効率的に作成できます。会議の文字起こしデータをCopilotに読み込ませ、具体的な指示を出すことで、短時間で有用なQ&A集を生成可能です。今後は、Copilotに作成させたQ&A集を基に、さらに詳細な研修資料をWordで作成したり、Teamsチャネルで新入社員からの質問を受け付ける際に活用することを検討してみてください。