【Copilot】Copilot社内ガイドライン作成の要点と運用ルール設計のポイント

Copilotを活用すると、社内ガイドライン作成の効率が飛躍的に向上します。

しかし、Copilotに依頼するだけでは、意図した品質のガイドラインにならないことがあります。

この記事では、Copilotで質の高い社内ガイドラインを作成するための要点を解説します。

読了後には、Copilotを効果的に使いこなし、的確な社内ガイドラインを迅速に作成できるようになります。

Copilotによるガイドライン作成の仕組みとメリット

Copilotは、Microsoft 365のデータ(Word、SharePointなど)やWeb上の情報を基に、自然言語での指示を理解して文章を生成します。

ガイドライン作成においては、ゼロから文章を考える手間を省き、骨子となるドラフトを短時間で作成できる点が大きなメリットです。

これにより、担当者は内容の精度向上や、組織内での合意形成といった、より付加価値の高い業務に集中できます。

Copilotへの指示(プロンプト)で成果を最大化する手順

1. Copilotを起動し、新規文書を作成する
   WordなどのCopilotが連携するアプリケーションを開き、新しい文書を作成します。
2. ガイドラインの目的と対象者を指示する
   Copilotへの指示ウィンドウ(プロンプトウィンドウ)に、「〇〇(目的)のための、〇〇(対象者)向けの社内ガイドラインを作成してください。」のように具体的に入力します。
3. 含めたい項目や構成を指定する
   「以下の項目を含めてください:〇〇、〇〇、〇〇。」「はじめに、本文、おわりに、といった構成でお願いします。」のように、具体的な指示を加えます。
4. トーンやスタイルを指定する
   「専門用語を避け、平易な言葉で記述してください。」「簡潔かつ明確な表現を心がけてください。」など、望む文体を伝えます。
5. 既存資料を提示する(任意)
   参考にしてほしい既存の社内文書や、参照すべきWebサイトがあれば、「以下の文書を参考にしてください:[文書名/URL]」のように指示します。
6. 生成された内容を確認・修正する
   Copilotが生成したドラフトを確認し、事実誤認、表現の不備、不足している情報などを修正します。必要に応じて、Copilotに追記や修正を再度指示することも可能です。

Copilot生成ガイドラインの質を高めるための注意点

指示が曖昧で意図しない内容が生成される

Copilotは指示を忠実に実行しますが、曖昧な指示では期待通りの結果が得られません。

例えば、「使いやすいガイドラインを作って」という指示だけでは、Copilotは何を「使いやすい」と解釈すべきか判断できません。

「〇〇の操作手順を、初心者でも理解できるように、図解を想定した箇条書きで説明してください。」のように、具体的な要素を盛り込むことが重要です。

機密情報や個人情報漏洩のリスク

Copilotは学習データとして入力された情報を利用する可能性があります。機密情報や個人情報を含む資料をそのままCopilotに指示すると、意図せず情報が外部に流出するリスクがあります。

Copilotの利用ポリシーを確認し、機密情報や個人情報を含むデータの取り扱いには十分注意してください。

必要に応じて、情報マスキングなどの前処理を行ってからCopilotに指示することを推奨します。

生成された内容の正確性・網羅性の担保

Copilotは最新の情報や社内規定を完全に把握しているわけではありません。

生成されたガイドラインの内容が、最新の法令、社内規定、業界標準に準拠しているか、専門家や関係部署によるレビューが不可欠です。

特に、技術的な詳細や法的解釈が関わる内容は、必ず専門家のチェックを受けてください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotのガイドライン作成における違い

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用できるアプリケーション	Web版Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote	デスクトップ版Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Web版含む
利用できるデータソース	Web上の情報、ユーザーが入力した情報	Web上の情報、ユーザーが入力した情報、Microsoft 365内のデータ(OneDrive, SharePoint, Outlookなど)
ガイドライン作成への影響	一般的な文章作成や情報収集は可能。社内固有のデータ(過去の議事録、規定集など)を参照した作成は限定的。	社内固有のデータ(過去の議事録、規定集、チャット履歴など)を参照し、より文脈に沿った、組織固有のガイドライン作成が可能。Teams連携による会議内容からのガイドライン生成も可能。

Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータにアクセスできるため、より具体的で組織に最適化されたガイドライン作成に適しています。

Copilot Proは、個人利用や一般的な文書作成には強力ですが、社内固有の情報を活用したガイドライン作成には制限があります。

どちらのCopilotを利用する場合でも、生成された内容のレビューと修正は必須です。

まとめ

Copilotを活用することで、社内ガイドライン作成の初期ドラフト作成時間を大幅に短縮できます。

目的、対象者、含めたい項目、トーンなどを具体的に指示することで、Copilotから質の高い下書きを得ることが可能です。

生成された内容は必ずレビュー・修正し、Microsoft 365 Copilotの場合は組織内のデータ連携を意識して活用することで、より効果的なガイドライン作成が実現できます。