【Copilot】Copilotで顧客情報を扱う時のリスク低減チェックリストと事前確認

Copilotは業務効率を劇的に向上させる可能性を秘めていますが、顧客情報のような機密データを扱う際には細心の注意が必要です。

意図しない情報漏洩やプライバシー侵害のリスクを回避するため、Copilot利用前に確認すべき項目をまとめたチェックリストを作成しました。

この記事を読めば、Copilotを安全かつ効果的に活用するための具体的な確認事項が理解できます。

Copilotにおける機密情報の取り扱い原則

Copilotは、Microsoft 365のデータ(メール、チャット、ドキュメント、カレンダーなど)を基に回答を生成します。このデータには、顧客情報や個人情報が含まれる可能性があります。

Microsoft 365 Copilotは、組織のMicrosoft 365環境内で動作し、入力されたプロンプトや参照するデータは、AIモデルのトレーニングには使用されない設計になっています。しかし、組織内のデータへのアクセス権限を持つため、入力内容には注意が必要です。

Copilot Proは、個人アカウントでも利用できますが、Web版Copilot(copilot.microsoft.com)やWindows Copilotでは、Web検索結果や、個人がアップロードしたファイルも参照する場合があります。これらの場合、入力内容がAIモデルの学習に利用される可能性も考慮する必要があります。

Copilot利用前のチェックリスト

Copilotを安全に利用するために、以下の項目をチェックしてください。

1. 入力する情報の機密性確認
   Copilotに指示を出す際、プロンプトに直接、機密性の高い顧客情報(氏名、住所、電話番号、メールアドレス、契約内容、取引履歴など)を含めていないか確認します。
2. 組織のCopilot利用ポリシー確認
   所属組織が定めているMicrosoft 365 Copilotの利用に関するポリシーやガイドラインを確認し、遵守します。
3. 参照データの確認(Microsoft 365 Copilotの場合)
   Copilotが参照する可能性のあるMicrosoft 365内のデータ(SharePoint、OneDrive、Teamsなど)に、不要な機密情報が含まれていないか確認します。
4. Copilot Pro/Web版Copilotの利用状況確認
   Copilot ProやWeb版Copilotを利用する場合、入力した情報がAIモデルの学習に利用される可能性があることを理解し、機密情報を入力しないようにします。
5. 生成された情報の検証体制
   Copilotが生成した回答やドキュメントは、顧客情報が含まれる場合、必ず担当者や上長による内容の正確性、適切性、機密保持の観点からのレビューを実施します。
6. 共有範囲の設定確認
   Copilotが生成した情報を、社外や関係者以外に共有する際は、情報漏洩リスクがないか十分に確認し、必要に応じてアクセス権限を制限します。
7. データ削除・保持ポリシーの理解
   Copilotの利用履歴や生成されたデータに関する組織の削除・保持ポリシーを理解しておきます。

よくある誤解とリスク

Copilotの利用に関して、いくつかの誤解やそれに伴うリスクが存在します。

プロンプトに機密情報を入力しても問題ないという誤解

Microsoft 365 Copilotは組織のテナント内で動作するため、基本的には安全とされています。しかし、プロンプトに機密情報を直接記述すると、意図せずその情報がAIモデルの処理経路を通過する可能性があります。また、Copilot ProやWeb版Copilotでは、学習データとして利用されるリスクがあるため、機密情報の入力を避けるべきです。

Copilotが生成した情報は常に正確であるという誤解

Copilotは学習データに基づいて回答を生成しますが、その情報が常に最新かつ正確であるとは限りません。特に、専門的な知識や最新の規制に関する情報については、誤りが含まれる可能性があります。そのため、生成された情報は必ずファクトチェックを行う必要があります。

個人アカウントでのCopilot利用と組織利用の混同

Copilot Proを個人で利用する場合と、Microsoft 365 Copilotを組織で利用する場合では、データの取り扱いが異なります。個人アカウントで機密情報を扱わないように注意しないと、組織のセキュリティポリシーに違反する可能性があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotのデータ取り扱い比較

Copilotの利用にあたっては、契約形態に応じたデータ取り扱いの違いを理解することが重要です。

Copilotを安全に活用するためのチェックリストを確認し、各項目を遵守することで、顧客情報のリスクを効果的に低減できます。生成された情報の検証体制を整え、組織のポリシーを理解することが、Copilot導入の鍵となります。

今後は、Copilotのアップデート情報を常に把握し、新たなセキュリティ対策についても理解を深めることを推奨します。また、Teams会議の要約やOutlookでのメール作成など、具体的な業務シーンでのCopilot活用方法についても学習を進めましょう。