【Copilot】TeamsチャネルからCopilotで「未解決の質問」だけを抽出する手順と対応効率化

Microsoft Teamsのチャネルには、多くの情報が蓄積されます。

その中で、まだ回答が得られていない質問を見つけ出すのは手間がかかります。

Copilotを使えば、Teamsチャネルから未解決の質問だけを効率的に抽出できます。

この記事では、Copilotを活用してTeamsチャネルの未解決の質問を抽出する具体的な手順を解説します。

Copilotの活用により、見落としがちな質問を迅速に発見し、対応を促すことが可能になります。

CopilotによるTeamsチャネルの未解決質問抽出機能の概要

Microsoft TeamsのCopilot機能は、チャネル内の会話履歴を分析し、特定の条件に合致する情報を抽出する能力を持っています。

未解決の質問を特定する機能は、Copilotが過去の投稿とそれに対する返信を照合し、返信がない、あるいは「解決済み」とマークされていない質問を識別することで実現されます。

この機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotライセンスがユーザーに割り当てられている必要があります。

また、CopilotはTeamsのデスクトップアプリ、Webアプリ、モバイルアプリのいずれからでも利用できますが、インターフェースや一部機能の表示が異なる場合があります。

法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)で利用する場合、組織内のデータに基づいた回答が生成されます。

個人契約(Copilot Pro)では、個人アカウントのデータに基づき、よりパーソナルな利用が可能です。

TeamsチャネルでCopilotに未解決の質問を抽出させる手順

1. Copilotを開く
   Teamsのチャットまたはチャネルの検索バーにCopilotアイコンが表示されます。アイコンをクリックするか、検索バーに「Copilot」と入力して起動します。
2. プロンプトを入力する
   Copilotのチャット画面が開いたら、「〇〇チャネルの未解決の質問をすべてリストアップして」といった具体的な指示を入力します。チャネル名は正確に指定してください。
3. Copilotの回答を確認する
   Copilotはチャネル内の会話履歴を分析し、未解決と判断される質問をリスト形式で表示します。
4. 回答がない質問を特定する
   Copilotが生成したリストには、投稿日時、質問者、質問内容、および返信の有無などが含まれる場合があります。返信がない、または解決されていない投稿を特定します。
5. 必要に応じて追加指示を行う
   リストが不十分な場合や、特定の期間に絞りたい場合は、「〇〇チャネルで過去1週間の未解決の質問を教えて」のように、追加の条件を指示できます。

Copilotで未解決質問を抽出する際の注意点とよくある誤解

Copilotが「未解決」と判断する基準

Copilotは、投稿に対して返信がない場合や、「解決済み」などの特定のキーワードでマークされていない投稿を未解決と判断する傾向があります。

しかし、意図せず返信がついている、あるいは解決済みであってもマークされていない投稿が誤って抽出される可能性もゼロではありません。

そのため、Copilotの抽出結果はあくまで参考情報として確認し、必要に応じて手動で最終確認を行うことが推奨されます。

プロンプトの具体性が抽出精度に影響する

「未解決の質問」という指示だけでは、Copilotが意図した通りの結果を返さない場合があります。

例えば、「〇〇チャネルで、まだ返信がない質問をすべて教えてください」のように、より具体的に指示することで、精度の高い結果を得やすくなります。

また、チャネル名が複数ある場合や、似たような名前のチャネルがある場合は、正確なチャネル名を指定することが重要です。

Copilotへのデータアクセス権限

CopilotがTeamsチャネルの情報を参照するには、適切なアクセス権限が必要です。

一般ユーザーの場合、自分が所属しているチャネルや、閲覧権限のあるチャネルの情報にのみアクセスできます。

管理者権限を持つユーザーは、組織全体のデータにアクセスできる場合がありますが、プライバシーやセキュリティポリシーに配慮する必要があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用対象	個人ユーザー、Microsoft 365 Personal/Family	法人ユーザー、Microsoft 365 Business/Enterprise
Teams連携	チャットや会議の要約、メール作成支援など(限定的)	チャネルの会話分析、未解決質問の抽出、会議の議事録作成など(高度)
データ参照範囲	個人のMicrosoft 365データ、Web上の情報	組織内のMicrosoft 365データ(Teams、Outlook、Word、Excelなど)
料金体系	月額課金	ユーザーごとの月額アドオン課金
主な活用シーン	個人の生産性向上、情報整理	チーム・組織全体の生産性向上、情報共有の効率化

Copilot Proは個人の生産性向上に重点を置いていますが、Teamsチャネルの高度な分析にはMicrosoft 365 Copilotが適しています。

Copilotを活用することで、Teamsチャネルに埋もれがちな未解決の質問を効果的に発見できます。

これにより、迅速な対応を促し、チーム内のコミュニケーションロスを削減することが可能になります。

今後は、Copilotに抽出させた未解決の質問に対して、具体的なアクションプランをCopilotに提案させることも試みると良いでしょう。

また、Copilot Studioを利用すれば、よりカスタマイズされた回答や自動化フローを構築することも検討できます。