【Copilot】PowerPointでCopilotにExcelグラフ入りスライドを作らせる手順

CopilotはPowerPointでスライド作成を支援します。ExcelのグラフデータをPowerPointスライドにしたい場面があります。Copilotを使えば、ExcelのグラフをPowerPointスライドに自動生成させられます。この記事では、その具体的な手順を解説します。

Copilot for Microsoft 365を利用している法人ユーザーや、Copilot Proを契約している個人ユーザーがこの機能を利用できます。

CopilotがExcelグラフ入りPowerPointスライドを生成する仕組み

Copilotは、Microsoft 365アプリ間の連携機能を利用してPowerPointスライドを生成します。Excelファイル内のグラフデータを認識し、その内容をPowerPointのスライドに適切な形式で配置します。ユーザーが指定したテーマやプロンプトに基づいて、グラフのタイトル、軸ラベル、データ系列などを適切に表現するスライドを作成します。この機能は、ExcelとPowerPointの両方がMicrosoft 365環境で利用できる場合に有効です。

Excelグラフ入りPowerPointスライドをCopilotに生成させる手順

1. PowerPointで新規スライドを作成する
   PowerPointを開き、新しいプレゼンテーションを作成するか、既存のプレゼンテーションを開きます。
2. Copilotを開く
   PowerPointのリボンメニューにあるCopilotアイコンをクリックします。右側にCopilotのチャットペインが表示されます。
3. Excelファイルとグラフを指定するプロンプトを入力する
   Copilotのチャットペインに、Excelファイルを参照してスライドを作成するよう指示します。プロンプトには、スライドのテーマや、どのExcelファイル(ファイル名とパス)、どのグラフを使用したいかを具体的に記述します。例えば、「〇〇.xlsxファイルにある『売上推移グラフ』を使って、当四半期の売上報告スライドを作成してください。」のように入力します。
4. Copilotに生成させる
   プロンプトを入力したら、送信ボタンをクリックします。Copilotが指定されたExcelファイルを参照し、グラフを基にしたスライドを生成します。
5. 生成されたスライドを確認・編集する
   Copilotが生成したスライドが表示されます。必要に応じて、テキストの修正、グラフの書式変更、レイアウト調整などを行います。

CopilotでExcelグラフ入りスライドを作成する際の注意点

プロンプトの具体性不足で意図しないスライドが生成される

Copilotは入力されたプロンプトに基づいて動作します。Excelファイル名やグラフ名が曖昧だったり、スライドの目的が不明確だと、Copilotは意図と異なるスライドを生成する可能性があります。プロンプトには、使用したいExcelファイルの正確な名前(必要であればパス)、グラフの正確な名称、そしてスライドで伝えたいメッセージを明確に含めることが重要です。

Excelファイルへのアクセス権がない場合

CopilotがExcelファイルにアクセスするには、そのファイルに対する読み取り権限が必要です。ファイルがOneDriveやSharePointに保存されている場合、共有設定を確認してください。ローカルファイルにアクセスできない場合は、ファイルをOneDriveなどにアップロードしてからCopilotに指示する必要があります。

グラフの複雑さやデータ量による制限

非常に複雑なグラフや、大量のデータ系列を持つグラフの場合、Copilotが正確に解釈・配置できないことがあります。そのような場合は、Excel側でグラフをシンプルにする、またはスライド生成後に手動で調整するなどの対応が必要になる場合があります。

Web版PowerPointとデスクトップ版PowerPointでの挙動の違い

Copilotの機能は、PowerPointのデスクトップアプリケーション(Windows版・Mac版)で最も充実しています。Web版PowerPointでも利用可能ですが、一部機能の利用可否や挙動が異なる場合があります。Excelグラフの参照・生成機能は、デスクトップ版でより安定して動作する傾向があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilot の違い

Copilot ProでもExcelグラフをPowerPointスライドに生成する機能は利用できます。しかし、Microsoft 365 Copilotは、法人環境でのデータ連携や、より高度な組織内機能との連携が可能です。どちらのプランでも、ExcelグラフをPowerPointスライドに組み込む基本的な操作は同様に行えます。

Copilotを活用することで、ExcelのグラフデータをPowerPointスライドに素早く組み込めます。これにより、報告資料作成の時間を大幅に短縮できます。次回は、Copilotにグラフの分析結果を要約させるプロンプトを試してみましょう。また、Teams会議の議事録をCopilotで自動生成する機能も便利です。