【Copilot】OutlookでCopilotにお礼メールの下書きを作らせる手順と業務効率化

Microsoft 365 Copilotは、Outlookでメール作成を支援します。

特に、お礼メールのような定型的なメールの下書き作成に役立ちます。

Copilotを活用すれば、メール作成にかかる時間を大幅に削減できます。

この記事では、OutlookでCopilotにお礼メールの下書きを作成させる具体的な手順を解説します。

業務効率化に繋がるCopilotの活用方法を習得しましょう。

CopilotがOutlookでお礼メール下書きを生成する仕組み

OutlookでCopilotがお礼メールの下書きを生成する機能は、Microsoft Graphという技術基盤に基づいています。

Microsoft Graphは、ユーザーのメール、カレンダー、チャットなどのデータを統合的に扱います。

Copilotはこのデータから、メールの文脈や相手との関係性を学習します。

例えば、直近の会議内容や過去のやり取りを分析し、適切な感謝の言葉や内容を盛り込んだメール案を作成します。

これにより、ゼロから文章を考える手間が省け、迅速なメール作成が可能になります。

Copilotにお礼メールの下書きを依頼する手順

1. 新規メール作成画面を開く
   Outlookで「新しいメール」をクリックします。
2. Copilotアイコンをクリックする
   リボンメニューの「Copilot」アイコンをクリックします。デスクトップアプリの場合は、メール作成画面の右上付近に表示されることが多いです。
3. プロンプトを入力する
   Copilotの入力欄に、メール作成の指示(プロンプト)を入力します。「〇〇会議のお礼メールを作成してください」といった指示に、具体的な内容を追記します。
4. 「生成」ボタンをクリックする
   プロンプトの入力後、「生成」またはそれに類するボタンをクリックします。
5. 下書きを確認・編集する
   Copilotが生成したメール下書きが表示されます。内容を確認し、必要に応じて手動で修正します。
6. メールを送信する
   修正が完了したら、通常通りメールを送信します。

プロンプトの具体例

より効果的なメールを作成するために、プロンプトを具体的に指示することが重要です。

以下に、お礼メール作成時のプロンプト例をいくつか示します。

例1:会議のお礼

「昨日開催された〇〇プロジェクト定例会議について、参加者全員へのお礼メールを作成してください。特に、△△様からの貴重なご意見に感謝している旨を盛り込んでください。」

例2:資料提供へのお礼

「先日、〇〇様から提供いただいた△△に関する資料について、お礼のメールを作成してください。資料の内容が大変参考になったことを伝えてください。」

例3:面談のお礼

「本日お話しさせていただいた〇〇様へ、面談のお礼メールを作成してください。特に、今後の協力体制について前向きに検討したい旨を追記してください。」

Copilotによるメール作成の注意点とコツ

プロンプトは具体的に指示する

Copilotは指示された内容に基づいてメールを生成します。

「お礼メールを作成して」だけでは、どのような内容にするか判断できません。

誰に、何に対するお礼か、特に伝えたい内容は何かを明確に指示することで、より精度の高い下書きが生成されます。

生成された下書きは必ず確認・修正する

Copilotはあくまで下書きを生成するツールです。

生成された内容が、常に完璧であるとは限りません。

誤字脱字、不自然な表現、文脈に合わない内容が含まれる可能性もあります。

送信前に必ず内容を確認し、必要に応じて手動で修正することが不可欠です。

機密情報や個人情報の取り扱いに注意する

Copilotは、組織内のデータ(メール、カレンダーなど)を参照してメールを作成します。

機密情報や個人情報を含むメールを作成させる場合は、その情報がどのように扱われるか、組織のセキュリティポリシーを確認してください。

特に、社外秘の情報や未公開のプロジェクト情報などをプロンプトに含める際は、十分な注意が必要です。

Webアプリとデスクトップアプリでの違い

OutlookのWebアプリ(ブラウザ版)とデスクトップアプリでは、Copilotの表示場所や一部の機能が異なる場合があります。

基本的なメール下書き作成機能は共通していますが、UI(ユーザーインターフェース)に若干の違いが見られることがあります。

どちらの環境でも、Copilotアイコンを探し、プロンプトを入力して利用する流れは同じです。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

項目	Microsoft 365 Copilot	Copilot Pro
対象ユーザー	法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium+Copilotアドオン)	個人契約(Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプション)
利用可能なアプリケーション	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Webブラウザ	Webブラウザ, Windows Copilot, Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)※一部機能制限あり
Outlookでの機能	メール下書き作成、要約、返信作成など、高度なAI支援	Webブラウザ版Outlookでのメール下書き作成、要約など
データ参照範囲	組織内のMicrosoft 365データ(メール、カレンダー、チャットなど)	Webブラウザ版Outlookのデータ、およびWeb検索結果

Outlookでのメール下書き作成機能は、Microsoft 365 Copilotでより広範かつ高度に利用できます。

Copilot ProでもWebブラウザ版Outlookで利用可能ですが、機能や参照できるデータ範囲に違いがあります。

組織でMicrosoft 365 Copilotを導入している場合は、Outlookデスクトップアプリでも利用できます。

個人で利用する場合は、Copilot Proを契約し、Webブラウザ版OutlookからCopilot機能を活用することになります。

どちらのプランでも、Copilotによるメール作成支援の恩恵を受けることができます。