【Copilot】TeamsのCopilot要約を議事録テンプレートに流し込む手順と業務効率化

Microsoft Teams会議でCopilotが生成した要約を、議事録テンプレートに効率的に取り込みたい。

Copilotの要約機能は会議内容の把握を助けるが、議事録作成の手間をさらに減らしたい場面がある。

この記事では、Teams会議のCopilot要約をWordの議事録テンプレートに流し込む具体的な手順を解説する。

これにより、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮し、本来の業務に集中できる環境を整える。

Copilotを活用した議事録作成の効率化を実現するためのステップを順を追って確認しよう。

Teams会議Copilot要約の基本機能

Microsoft Teams会議で利用できるCopilotの要約機能は、会議の主要な決定事項、アクションアイテム、議論のポイントなどを自動で抽出・整理する。

この機能は、会議の参加者が後から内容を確認したり、欠席者に情報を共有したりする際に非常に役立つ。

利用するには、Microsoft 365 E3/E5またはBusiness PremiumライセンスにCopilotアドオンを契約している必要がある。

会議中に「要約」ボタンをクリックするか、会議終了後にチャットから要約を生成することで利用できる。

Teams Copilot要約をコピーする手順

Teams会議でCopilotが生成した要約を議事録テンプレートに流し込むためには、まずその要約テキストをコピーする必要がある。

1. Teams会議チャットを開く
   会議が終了したら、該当するTeams会議のチャットを開く。
2. Copilot要約を見つける
   チャット内に表示されているCopilotによる要約メッセージを探す。
3. 要約テキストを選択する
   要約全体を選択するために、マウスでドラッグするか、Ctrl+A(Windows)/ Cmd+A(Mac)などのショートカットキーを利用する。
4. テキストをコピーする
   選択したテキストをコピーする。右クリックメニューから「コピー」を選択するか、Ctrl+C(Windows)/ Cmd+C(Mac)のショートカットキーを使用する。

Word議事録テンプレートに要約を貼り付ける手順

コピーしたTeams Copilotの要約テキストを、あらかじめ用意しておいたWordの議事録テンプレートに貼り付ける手順を説明する。

1. Word議事録テンプレートを開く
   デスクトップ版WordまたはWord for the webで、議事録作成に使用するテンプレートファイルを開く。
2. 貼り付け位置を指定する
   テンプレート内で、Copilotの要約を挿入したい箇所(例:「会議の概要」「議論のポイント」など)にカーソルを移動させる。
3. 要約テキストを貼り付ける
   カーソル位置にコピーした要約テキストを貼り付ける。右クリックメニューから「貼り付け」を選択するか、Ctrl+V(Windows)/ Cmd+V(Mac)のショートカットキーを使用する。
4. 書式を調整する
   貼り付けたテキストのフォントサイズ、行間、箇条書きなどがテンプレートの書式と一致するように調整する。必要であれば「形式を選択して貼り付け」機能を使用する。

業務効率化のためのCopilot活用ポイント

TeamsのCopilot要約を議事録テンプレートに流し込む作業をさらに効率化するためのポイントを解説する。

テンプレートの事前準備

議事録テンプレートには、会議名、日時、参加者、決定事項、アクションアイテム、備考などの項目をあらかじめ設定しておく。

Copilotの要約が特に役立つ「決定事項」や「アクションアイテム」のセクションを明確に設けておくと、貼り付け後の編集が容易になる。

Copilotプロンプトの活用(Word)

WordのCopilot機能を使えば、貼り付けた要約を元に、さらに詳細な議事録を作成できる。

例えば、「この要約を元に、正式な議事録を作成してください」とCopilotに依頼することで、テンプレートに沿った形式で議事録を生成させることが可能だ。

これにより、議事録作成にかかる時間をさらに削減できる。

自動化ツールの検討

より高度な自動化を目指す場合は、Power Automateなどのツールと連携させることも検討できる。

Teams会議の終了をトリガーに、Copilot要約を取得し、指定したWordテンプレートに自動で貼り付けるフローを作成できる可能性がある。

ただし、これにはPower Automateの利用経験や、API連携に関する知識が必要となる場合がある。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用環境	Copilot for Web, Copilot for Microsoft 365 Apps, Copilot for iPhone/iPad	Microsoft 365 アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
主な機能	Web検索支援、画像生成、Microsoft 365アプリ連携(限定的)	Microsoft 365 アプリ内での高度な文書作成、データ分析、メール作成、会議要約など
Teams会議要約	直接的な利用は限定的	会議中の要約生成、会議後の要約表示
議事録テンプレート連携	直接的な連携機能は少ない	Word Copilotによる議事録生成支援が可能
対象ユーザー	個人ユーザー、小規模チーム	法人ユーザー(Microsoft 365 Business/Enterpriseライセンス契約者)

Copilot Proは個人向けのサービスであり、Webブラウジングや画像生成に強みを持つ。

一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けで、Teams会議の要約生成やWordでの議事録作成支援など、ビジネスアプリケーションとの連携に特化している。

Teams会議の要約を議事録テンプレートに流し込む作業には、Microsoft 365 Copilotの利用がより適している。

よくある質問と対処法

Copilotの要約が表示されない

会議中にCopilotの要約機能が見当たらない、または会議後にチャットに要約が表示されない場合がある。

原因として、Copilotライセンスが正しく割り当てられていない、Teams会議の録画設定が有効になっていない、または会議の参加者が3名未満であることなどが考えられる。

対処法:

1. ライセンス確認
   Microsoft 365管理センターで、Copilotライセンスがユーザーに割り当てられているか確認する。
2. 会議設定確認
   Teams会議の録画設定が有効になっているか確認する。
3. 参加人数確認
   会議の参加人数が3名以上であることを確認する。

コピーした要約の書式が崩れる

Teamsからコピーした要約テキストをWordに貼り付けた際に、箇条書きやインデントが崩れてしまうことがある。

これは、Teamsのチャット表示形式とWordの書式設定の違いが原因で発生する。

対処法:

1. 「形式を選択して貼り付け」を使用する
   Wordで貼り付けたい箇所で右クリックし、「形式を選択して貼り付け」を選択する。「書式なしテキスト」や「Unicodeテキスト」を選択すると、書式をリセットして貼り付けられる。
2. Word Copilotで再整形する
   貼り付け後、WordのCopilot機能に「このテキストを箇条書き形式で整理してください」などと指示して、書式を整える。

Word Copilotが要約を認識しない

WordのCopilot機能に「この要約を元に議事録を作成して」と依頼しても、意図した通りに生成されない場合がある。

Copilotが文脈を正確に理解できていない、またはプロンプトが不明確なことが原因として考えられる。

対処法:

1. プロンプトを具体的にする
   「会議の決定事項とアクションアイテムを抽出し、以下のテンプレート形式で議事録を作成してください。」のように、より具体的な指示を与える。
2. 要約テキストを整理する
   貼り付けた要約テキストを、箇条書きや見出しを使って分かりやすく整理してからCopilotに依頼する。
3. テンプレートをWordで開く
   議事録テンプレート自体をWordで開き、Copilotにテンプレートの内容を理解させた上で、要約テキストを貼り付けて編集を依頼する。