【Copilot】会議アジェンダ生成プロンプトのテンプレートと活用例

Copilotは、Microsoft 365の各種アプリと連携し、業務効率化を支援するAIアシスタントです。

会議の準備で、毎回アジェンダを作成するのは手間がかかります。

この記事では、Copilotを使って会議アジェンダを効率的に生成するプロンプトテンプレートと、具体的な活用例を紹介します。

Copilotを使いこなせば、会議準備の時間を大幅に削減できます。

Copilotで会議アジェンダを生成する仕組み

Copilotは、ユーザーが入力したプロンプト(指示)を理解し、その内容に基づいて文章や情報を生成します。

会議アジェンダ生成においては、会議の目的、参加者、所要時間、主要な議題などの情報をプロンプトでCopilotに伝えることで、構造化されたアジェンダを作成させることが可能です。

Copilotは、自然言語処理技術を用いてプロンプトを解析し、会議の目的に合致した議題や議論のポイントを提案します。

会議アジェンダ生成プロンプトのテンプレート

Copilotに会議アジェンダの作成を依頼する際のプロンプトテンプレートを以下に示します。

必要に応じて、会議の特性に合わせてカスタマイズしてください。

基本テンプレート

以下のテンプレートは、会議の基本情報を指定してアジェンダを生成します。

1. 会議アジェンダを作成してください
   会議の目的: {会議の目的を具体的に記述}
2. 参加者: {参加者の役職や部署を記述}
3. 所要時間: {会議の総時間を記述}
4. 主要な議題: {議題1, 議題2, 議題3… のように箇条書きで記述}
5. 決定事項: {会議で決定すべき事項があれば記述}
6. その他: {特記事項があれば記述}

応用テンプレート:議題ごとの時間配分と担当者を指定

各議題について、想定される時間配分や担当者を指定したい場合に活用します。

1. 会議アジェンダを作成してください
   会議の目的: {会議の目的を具体的に記述}
2. 参加者: {参加者の役職や部署を記述}
3. 所要時間: {会議の総時間を記述}
4. 議題と時間配分、担当者:
• 議題1: {議題名} ({想定時間}) – 担当: {担当者名}
• 議題2: {議題名} ({想定時間}) – 担当: {担当者名}
• 議題3: {議題名} ({想定時間}) – 担当: {担当者名}
5. 配布資料: {事前に配布する資料があれば記述}

応用テンプレート:過去の議事録を基にアジェンダを作成

類似の会議が過去に行われている場合、その議事録を基にアジェンダを作成する指示も可能です。

1. 過去の議事録を参考に、今回の会議アジェンダを作成してください
   会議の目的: {会議の目的を具体的に記述}
2. 参照議事録: {参照する議事録のファイル名や内容の概要を記述}
3. 今回の会議で特に議論したい点: {今回の会議で重点的に話したい点を記述}
4. 所要時間: {会議の総時間を記述}

Copilotでのアジェンダ生成活用例

Copilotを使った会議アジェンダ生成の具体的な活用シーンを見ていきましょう。

週次定例会議のアジェンダ生成

毎週行われるチームの進捗共有会議のアジェンダを生成する例です。

プロンプト例:

1. 会議アジェンダを作成してください
   会議の目的: 週次チーム定例会議(進捗共有と課題確認)
2. 参加者: 開発チームメンバー
3. 所要時間: 60分
4. 主要な議題:
• 前週のタスク完了状況の報告
• 今週のタスク計画
• 進行中のプロジェクトにおける課題と対策
• その他(周知事項など)

Copilotの生成結果例:

週次チーム定例会議アジェンダ

目的: 進捗共有と課題確認

日時: {日付} {時間}

場所: {会議室またはオンライン会議URL}

参加者: 開発チームメンバー

所要時間: 60分

議題:

• 1. 前週のタスク完了状況の報告 (15分)
• 2. 今週のタスク計画 (15分)
• 3. 進行中のプロジェクトにおける課題と対策 (20分)
• 4. その他(周知事項など)(10分)

新規プロジェクトキックオフ会議のアジェンダ生成

新しいプロジェクトを開始する際のキックオフ会議のアジェンダを作成する例です。

プロンプト例:

1. 会議アジェンダを作成してください
   会議の目的: 新規プロジェクト「〇〇」キックオフ
2. 参加者: プロジェクトオーナー、開発チーム、マーケティング担当
3. 所要時間: 90分
4. 議題と時間配分、担当者:
• プロジェクト概要と目的 (15分) – 〇〇(プロジェクトオーナー)
• スコープと成果物 (20分) – △△(開発チームリーダー)
• 体制と役割分担 (15分) – □□(プロジェクトマネージャー)
• スケジュールとマイルストーン (20分) – □□(プロジェクトマネージャー)
• 質疑応答 (20分) – 全員
5. 配布資料: プロジェクト計画書(案)

Copilotの生成結果例:

新規プロジェクト「〇〇」キックオフ会議アジェンダ

目的: プロジェクト「〇〇」のキックオフ

日時: {日付} {時間}

場所: {会議室またはオンライン会議URL}

参加者: プロジェクトオーナー、開発チーム、マーケティング担当

所要時間: 90分

配布資料: プロジェクト計画書(案)

議題:

• 1. プロジェクト概要と目的 (15分) – 〇〇(プロジェクトオーナー)
• 2. スコープと成果物 (20分) – △△(開発チームリーダー)
• 3. 体制と役割分担 (15分) – □□(プロジェクトマネージャー)
• 4. スケジュールとマイルストーン (20分) – □□(プロジェクトマネージャー)
• 5. 質疑応答 (20分) – 全員

過去の議事録を基にしたフォローアップ会議のアジェンダ生成

前回の会議で決定した事項の進捗を確認するためのフォローアップ会議のアジェンダを作成する例です。

プロンプト例:

1. 前回の議事録(「〇〇プロジェクト進捗会議_20231027.docx」)を参考に、今回のフォローアップ会議アジェンダを作成してください
   会議の目的: 〇〇プロジェクトの進捗確認と課題解決
2. 参照議事録: 〇〇プロジェクト進捗会議_20231027.docx
3. 今回の会議で特に議論したい点: 先週決定したタスクの進捗状況、未解決の技術的課題
4. 所要時間: 45分

Copilotの生成結果例:

〇〇プロジェクトフォローアップ会議アジェンダ

目的: 進捗確認と課題解決

日時: {日付} {時間}

場所: {会議室またはオンライン会議URL}

参加者: {参加者}

所要時間: 45分

議題:

• 1. 前回の会議で決定したタスクの進捗確認 (20分)
• 2. 未解決の技術的課題の議論と対策検討 (20分)
• 3. 次のアクションアイテム確認 (5分)

Copilotでアジェンダを生成する際の注意点

Copilotは強力なツールですが、より効果的に活用するためにはいくつかの注意点があります。

プロンプトの具体性が低い場合

プロンプトが曖昧だと、Copilotは意図しないアジェンダを生成する可能性があります。

原因: 会議の目的や議題が不明確。

解決策: 会議の目的、参加者、議論したい主要なトピックを具体的に記述したプロンプトを作成する。

生成されたアジェンダの誤りや不足

Copilotが生成したアジェンダに誤りがあったり、必要な項目が不足している場合があります。

原因: プロンプトの情報不足、Copilotの解釈の限界。

解決策: 生成されたアジェンダを必ず確認し、必要に応じて手動で修正・追記する。特に時間配分や担当者名は正確か確認する。

機密情報の入力に関するリスク

会議内容に機密情報が含まれる場合、Copilotへの入力には注意が必要です。

原因: Copilotの学習データとして情報が利用される可能性。

解決策: 組織のセキュリティポリシーを確認し、機密情報や個人情報を含む内容はプロンプトに入力しない。Copilot for Microsoft 365 の場合、Microsoft 365 のデータ保護機能が適用されますが、入力内容には常に注意を払う必要があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

Copilot Proは個人向け、Microsoft 365 Copilotは法人向けサービスです。

Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータ(メール、チャット、ドキュメントなど)にアクセスしてアジェンダ生成の精度を高めることが可能です。

Copilot Proは、個人のMicrosoft 365アカウントと連携し、Web版CopilotやOfficeアプリで利用できます。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
対象ユーザー	個人	法人(Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなどのライセンスが必要)
連携データ	個人のMicrosoft 365データ(メール、ファイルなど)	組織内のMicrosoft 365データ(メール、チャット、ファイル、カレンダーなど)
アジェンダ生成の精度	個人の利用履歴やファイルに基づいた生成	組織のデータ全体に基づいた、より文脈を理解した生成
利用可能なCopilot機能	Web版Copilot、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams(一部機能)	Web版Copilot、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams(全機能)

Copilotのプロンプトテンプレートを活用することで、会議アジェンダ作成にかかる時間を大幅に削減できます。

今回紹介したテンプレートを基に、会議の目的に合わせてプロンプトを調整し、Copilotでのアジェンダ生成を試してみてください。

さらに、Copilotに会議の概要を伝えて、議論すべき論点を洗い出してもらうといった応用も可能です。