【Copilot】Copilotに校正指示を出すプロンプトの書き方と業務効率化

Wordで作成した文書の校正をCopilotに依頼したいが、どのような指示(プロンプト)を送れば良いか分からない。

Copilotは、文書の誤字脱字チェックや表現の改善提案など、校正作業を強力にサポートする機能を提供する。

この記事では、Copilotに効果的な校正指示を出すプロンプトの書き方と、それによって業務効率を向上させる方法を解説する。

Copilotが文書校正を支援する仕組み

Copilotは、Microsoft 365の文書作成支援AIとして、自然言語処理技術を駆使してユーザーの指示を理解する。

Word文書上でCopilotに校正を依頼すると、AIは文書の内容を解析し、文法的な誤り、スペルミス、句読点の誤用などを検出する。

さらに、より自然で分かりやすい表現への言い換えや、文章構成の改善提案も行うことが可能だ。

これにより、人間が行う校正作業の時間と労力を大幅に削減できる。

Copilotに校正指示を出すプロンプトの基本形

Copilotに効果的な校正指示を出すためには、プロンプトの構造を理解することが重要だ。

基本的には、「誰が」「何を」「どのように」行ってほしいかを明確に伝える。

プロンプトの構成要素

効果的なプロンプトは、以下の要素で構成される。

1. 指示対象: 校正したい文書全体か、特定の段落・文章かを指定する。
2. 校正の種類: 誤字脱字チェック、文法チェック、表現の改善、トーンの調整などを具体的に指定する。
3. 求める結果: どのような状態に修正してほしいかを明確にする。例:「より簡潔に」「より専門的に」など。
4. 制約条件(任意): 文字数制限や、使用してほしくない表現などを指定できる。

プロンプト作成のポイント

プロンプトは具体的かつ簡潔に記述することが推奨される。

曖昧な指示では、Copilotが意図を正確に理解できず、期待通りの結果が得られない可能性がある。

具体的な校正指示プロンプト例

ここでは、Word文書でCopilotに校正を依頼する際の具体的なプロンプト例を紹介する。

誤字脱字・文法ミスのチェック依頼

文書全体の基本的な誤りを発見するために、以下のプロンプトが有効だ。

プロンプト例:

「この文書全体の誤字脱字、文法ミス、句読点の誤りをチェックし、修正案を提示してください。」

Copilotは、指摘箇所をハイライト表示し、修正候補を提案する。

表現の改善・言い換え依頼

より洗練された、あるいは分かりやすい表現にするための指示だ。

プロンプト例:

「この段落の表現を、より専門的で説得力のあるものに修正してください。」

または、

「この文章を、専門知識のない読者にも理解しやすいように、平易な言葉で書き換えてください。」

Copilotは、文脈を考慮した代替表現を提案してくれる。

文章のトーン調整依頼

文書の目的に応じて、文章の雰囲気を調整したい場合に利用する。

プロンプト例:

「この報告書のトーンを、よりフォーマルで客観的なものに調整してください。」

または、

「このメールの文章を、より親しみやすく、かつ丁寧な表現にしてください。」

Copilotは、指示されたトーンに沿った表現の修正を行う。

特定のキーワードや表現の置換依頼

文書内で繰り返し使われている言葉や、変更したい特定の表現がある場合に有効だ。

プロンプト例:

「文書中の『〜である』という表現を、『〜です』または『〜ます』に統一してください。」

または、

「『非常に』という言葉を、より具体的な形容詞に置き換えてください。」

Copilotは、指定されたキーワードや表現を効率的に置換する。

Copilotを使った校正作業の効率化

Copilotを校正作業に活用することで、様々な業務効率化が期待できる。

校正時間の短縮

これまで手作業で行っていた誤字脱字チェックや表現の修正にかかる時間を大幅に削減できる。

Copilotが短時間で多数の箇所を指摘・修正してくれるため、校正者はより戦略的なレビューに集中できる。

品質の向上

人間が見落としがちな細かなミスもCopilotが検出しやすいため、文書全体の品質向上が期待できる。

特に、長文や専門性の高い文書の校正において、その効果は大きい。

表現の幅の拡大

Copilotからの提案を通じて、これまで思いつかなかったような効果的な表現や言い回しを学ぶことができる。

これにより、自身のライティングスキル向上にも繋がる。

一貫性の維持

特に複数人で文書作成を行う場合、Copilotにトーンや用語の統一を指示することで、文書全体の一貫性を保ちやすくなる。

Copilotプロンプト利用上の注意点

Copilotの校正機能を最大限に活用するためには、いくつかの注意点がある。

指示の具体性と明確さ

前述の通り、プロンプトが曖昧だと期待通りの結果が得られない。

「良い感じにして」といった指示ではなく、「誤字脱字を修正し、より丁寧な表現にしてください」のように具体的に指示する必要がある。

AIの提案の鵜呑みにしない

CopilotはあくまでAIであり、文脈によっては不適切な修正を提案する可能性がある。

提案された修正内容は必ず自身の目で確認し、意図に沿っているか、誤りはないかを最終判断することが不可欠だ。

機密情報の取り扱い

CopilotはMicrosoftのクラウドサービス上で動作するため、機密性の高い情報を入力する際は、組織のセキュリティポリシーを確認する必要がある。

特に、個人情報や企業の内部情報を含む文書の校正を依頼する際は、十分な注意が必要だ。

ライセンスの確認

Copilotの利用には、Microsoft 365 CopilotアドオンまたはCopilot Proのライセンスが必要となる。

法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)と個人契約(Copilot Pro)で利用できる機能や範囲が異なる場合があるため、自身の契約内容を確認しておこう。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの校正機能比較

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotでは、校正機能の利用範囲や連携するアプリケーションに違いがある。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用可能なアプリケーション	Web版Word、Web版Excel、Web版PowerPoint、Web版Outlook、Web版Teams	デスクトップ版Word、デスクトップ版Excel、デスクトップ版PowerPoint、デスクトップ版Outlook、デスクトップ版Teams
校正機能の基本	文書校正、文章作成支援	文書校正、文章作成支援
高度な校正機能	一部機能はWeb版に限定される場合がある	デスクトップ版でよりリッチな校正機能や、オフラインでの一部利用が可能(要確認)
連携データ	主にプロンプトで指示された内容	組織内のデータ(SharePoint、OneDriveなど)と連携可能(※管理者の設定による)

※Microsoft 365 Copilotは、組織のデータと連携することで、より文脈に沿った的確な校正提案が可能となる場合がある。

ただし、これは管理者の設定に依存する。

Copilot Proは個人利用を想定しており、Webアプリケーションを中心に、より手軽に校正支援を受けられる。

どちらのライセンスであっても、基本的な校正指示プロンプトの書き方に大きな違いはない。

文書作成を行うアプリケーション(Web版かデスクトップ版か)に合わせて、Copilotのインターフェースから指示を送ることになる。