【Copilot】OutlookでCopilotに問い合わせ対応テンプレを作成させる手順

Outlookで顧客からの問い合わせに対する返信テンプレートをCopilotに作成させたい。

定型的な返信文を素早く生成できれば、業務効率が向上する。

この記事では、OutlookでCopilotを活用して問い合わせ対応テンプレートを作成する手順を解説する。

Copilotを使えば、複雑なプロンプトなしで、目的に合ったテンプレートが簡単に手に入る。

OutlookでのCopilot利用は、Microsoft 365 Copilotアドオンが必要です。

OutlookでCopilotに問い合わせ対応テンプレートを作成させる方法

Copilotは、Outlook内でメールの作成や要約、返信などを支援する機能を提供する。

問い合わせ対応テンプレートの作成も、Copilotの得意とする領域の一つである。

ユーザーは、どのようなテンプレートが必要かを具体的に指示するだけで、Copilotがそれを生成してくれる。

この機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotアドオンがユーザーに割り当てられている必要がある。

また、Outlookのデスクトップアプリ(Windows版/Mac版)で利用可能である。

Copilotに問い合わせ対応テンプレートを作成させる手順

1. 新しいメールを作成する
   Outlookを開き、[新しいメール]ボタンをクリックする。
2. Copilotを起動する
   メール作成画面のツールバーにあるCopilotアイコン(緑色のアイコン)をクリックする。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのサイドパネルが表示されるので、「プロンプト」欄に作成したいテンプレートの内容を具体的に記述する。
   例:「〇〇という製品に関する問い合わせに対する返信テンプレートを作成してください。内容は、謝罪、原因調査の申し出、代替案の提示を含めてください。」
4. テンプレートを生成させる
   プロンプトを入力したら、[生成]ボタンをクリックする。Copilotがプロンプトに基づいてメール本文のテンプレートを生成する。
5. 生成されたテンプレートを確認・編集する
   Copilotが生成したテンプレートを確認し、必要に応じて修正や加筆を行う。
6. テンプレートを保存する(手動)
   生成されたテンプレートをコピーし、OutlookのクイックパーツやWord文書などに保存して、次回以降利用できるようにする。Copilotが直接テンプレートとして保存する機能は現時点では提供されていない。

Copilotでテンプレート作成を依頼する際の注意点

プロンプトの具体性が重要

Copilotのテンプレート生成精度は、入力するプロンプトの具体性に大きく依存する。

どのような状況で、誰に、どのような目的で使うテンプレートなのかを明確に指示することが重要だ。

例えば、「〇〇について問い合わせがあった場合の返信」といった曖昧な指示ではなく、「〇〇製品の価格に関する問い合わせに対する、見積もり提示を促す返信テンプレート」のように、より詳細な情報を加えることで、期待に近いテンプレートが生成されやすくなる。

生成されたテンプレートの編集・校正は必須

Copilotが生成するテンプレートは、あくまで下書きやたたき台として捉えるべきである。

生成された文章が、企業のブランドイメージやトーンに合っているか、誤字脱字はないか、法的に問題のある表現は含まれていないかなどを、必ず人間が確認し、必要に応じて修正する必要がある。

特に、専門用語の誤用や、顧客に誤解を与える可能性のある表現には注意が必要だ。

Outlookのクイックパーツへの保存方法

Copilotで生成したメール本文を、Outlookの機能である「クイックパーツ」に保存しておくと便利である。

メール本文の作成画面で[挿入]タブ > [クイックパーツ] > [自動テキスト] > [新規作成]を選び、件名と本文を入力して保存することで、次回以降メール作成時に簡単に挿入できるようになる。

Copilotで生成した内容を元に、このクイックパーツを作成すると、効率的なテンプレート管理が可能になる。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用対象	個人ユーザー(Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションが必要)	法人ユーザー(Microsoft 365 Business/Enterpriseライセンスが必要)
利用可能なアプリ	Web版Copilot、Edge、Windows Copilot、モバイルCopilotアプリ、Outlook/Word/Excel/PowerPoint(Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションと連携)	Outlook、Word、Excel、PowerPoint、Teamsなど、Microsoft 365ビジネスアプリ全体
主な用途	個人の情報収集、文章作成、画像生成、Microsoft 365アプリでの作業支援	組織内のコラボレーション、ドキュメント作成・分析、会議支援、メール管理など、ビジネス業務全般の効率化
Outlookでの機能	メールの要約、下書き作成、返信提案など(Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションと連携時)	メールの要約、下書き作成、返信提案、問い合わせ対応テンプレート作成支援など、より高度なビジネスメール支援

まとめ

Copilotを活用することで、Outlookでの問い合わせ対応テンプレート作成が格段に容易になった。

今後は、生成されたテンプレートを元に、Outlookのクイックパーツに登録し、実際の業務で活用することを推奨する。

さらに、Teams連携で会議の議事録からFAQテンプレートを生成するなどの応用も可能である。