【Copilot】Outlookで複数言語の受信メールをCopilotに統一言語で要約させる手順

Outlookで受信するメールが複数言語にわたる場合、内容把握に時間がかかります。Copilotを使えば、これらのメールを統一言語で要約できます。この記事では、Outlookで受信した複数言語のメールをCopilotに指示して、指定した言語で要約させる手順を解説します。これにより、言語の壁を越えてメールの内容を迅速に理解できるようになります。

Copilotによるメール要約の仕組み

Copilotは、Microsoft Graphのデータと大規模言語モデルを連携させ、ユーザーのコンテキストを理解して応答を生成します。Outlookでは、受信トレイ内のメールの内容を読み取り、指示に基づいて要約や下書き作成などのタスクを実行します。複数言語のメールも、Copilotは内部で言語を認識し、指定された言語への翻訳や要約を試みます。この機能は、グローバルなコミュニケーションを行うビジネスパーソンにとって、情報収集の効率を大幅に向上させます。

複数言語メールをCopilotに要約させる手順

1. OutlookでCopilotを開く
   OutlookデスクトップアプリまたはWeb版を開きます。メール一覧画面で、Copilotのアイコン(通常はリボンメニューにあります)をクリックしてCopilotペインを開きます。

   ※Web版Outlookでは、メールを選択した際に表示されるCopilotアイコンから操作を開始する場合もあります。

2. 要約したいメールを選択する
   要約したいメールを複数選択します。Ctrlキーを押しながらクリックするか、Shiftキーを使って連続したメールを選択できます。
3. Copilotに指示を入力する
   Copilotペインのプロンプト入力欄に、要約を依頼する指示を入力します。複数言語のメールを特定の言語で要約したい場合は、以下のようなプロンプトを使用します。

   例:「選択したメールをすべて日本語で要約してください。」

   例:「これらのメールの内容を、英語で箇条書きにまとめてください。」

   例:「受信したメール群の要点を、フランス語で3行にまとめて。」

   ※指示する言語は、日本語、英語、フランス語など、Copilotが対応する言語を指定してください。

4. 要約結果を確認する
   指示を入力後、送信ボタンをクリックします。Copilotが選択されたメールを解析し、指定した言語での要約を生成します。生成された要約はCopilotペイン内に表示されます。

Copilotによるメール要約の注意点とコツ

プロンプトの具体性

Copilotに的確な要約を生成させるためには、プロンプトを具体的にすることが重要です。単に「要約して」と指示するだけでなく、「箇条書きで」「3行で」「重要なポイントを」など、どのような形式で要約したいかを明確に指定すると、より目的に合った結果が得られます。また、要約対象のメールが多数にわたる場合は、「直近3通のメールを」のように範囲を限定すると、Copilotの処理も安定します。

言語認識の限界

Copilotは多くの言語に対応していますが、非常に専門的な用語や、スラング、非標準的な表現が多く含まれるメールの場合、言語の認識や翻訳、要約の精度が低下する可能性があります。このような場合は、まずメールクライアントの翻訳機能などで内容を把握し、Copilotに指示するプロンプトを調整することを検討してください。また、指示する言語がCopilotの対応言語に含まれているか確認することも重要です。

機密情報の取り扱い

Copilotは、Microsoft 365のセキュリティおよびプライバシーポリシーに準拠して動作します。しかし、機密情報や個人情報を含むメールを要約させる際は、組織のセキュリティポリシーに従ってください。Copilotに送信されるデータは、Microsoft 365のテナント内で処理されますが、万が一のリスクを考慮し、機密性の高い情報はプロンプトやメール本文に含めないように注意が必要です。法人向けのMicrosoft 365 Copilotでは、データはテナント外に送信されず、組織のデータとして保護されます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは個人利用に最適化されており、Outlookでのメール要約機能も利用できます。一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けであり、組織内のデータとの連携やセキュリティが強化されています。どちらのプランでも、複数言語のメールを統一言語で要約する基本的な機能は利用可能です。

今回の手順は、どちらのプランでも共通して適用できます。法人ユーザーの場合は、組織のIT管理者によってCopilotの利用が許可されている必要があります。