【Copilot】社内FAQ自動生成用のCopilotプロンプト設計手順と業務効率化

社内FAQの作成・更新は、担当者の負担が大きい業務です。

Copilotを活用すれば、FAQ作成の時間を大幅に短縮できます。

本記事では、社内FAQを自動生成するためのCopilotプロンプト設計手順を解説します。

CopilotによるFAQ自動生成で、業務効率化を実現しましょう。

Copilotで社内FAQを自動生成するメリット

Copilotを利用して社内FAQを自動生成する最大のメリットは、作成時間の劇的な短縮です。

これまで担当者が情報を収集・整理し、文章を作成していた手間が不要になります。

Copilotは、既存の社内ドキュメントや過去の問い合わせ履歴を基に、FAQの候補を迅速に生成します。

これにより、担当者は生成されたFAQの確認・修正作業に集中でき、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。

また、FAQの網羅性や一貫性を保ちやすくなる点も利点です。

FAQ自動生成に最適なCopilotプロンプトの設計

Copilotに社内FAQを効果的に生成させるためには、明確で具体的なプロンプト設計が不可欠です。

プロンプトは、Copilotに「何を」「どのように」生成してほしいかを指示するものです。

FAQ生成においては、元となる情報源、FAQの形式、対象読者などを具体的に指定します。

ここでは、FAQ自動生成に特化したプロンプト設計の手順を解説します。

CopilotにFAQ生成を依頼する手順

CopilotにFAQ生成を依頼するには、WordやTeamsなどのCopilot連携機能を使用します。

ここでは、WordのCopilot機能を使った手順を例に説明します。

1. Copilotを起動する
   Wordを開き、画面右上のCopilotアイコンをクリックするか、Ctrl + Alt + I キーを押してCopilotパネルを表示します。
2. プロンプトを入力する
   Copilotパネルの入力欄に、FAQ生成のためのプロンプトを入力します。
3. 生成されたFAQを確認・編集する
   Copilotがプロンプトに基づいてFAQを生成します。内容を確認し、必要に応じて修正・加筆を行います。

FAQ生成プロンプトの具体例と設計ポイント

効果的なFAQ生成プロンプトは、Copilotに明確な指示を与えることが重要です。

以下に、具体的なプロンプト例と、設計する上でのポイントを解説します。

プロンプト例:新入社員向けPC設定FAQ

「あなたは経験豊富なITサポート担当者です。

以下の社内ドキュメント([ドキュメント名またはURL])と、過去1ヶ月のヘルプデスク問い合わせ履歴([履歴ファイル名またはURL])を基に、新入社員がPC設定でつまずきやすい事項をFAQ形式で10項目作成してください。

各FAQは「質問」「回答」の形式で、回答は簡潔かつ具体的に記述してください。

専門用語は避け、新入社員が理解しやすい平易な言葉で説明してください。」

プロンプト設計のポイント

上記のプロンプト例には、以下の設計ポイントが含まれています。

• 役割設定: 「あなたは経験豊富なITサポート担当者です。」のように、Copilotに特定の役割を与えることで、生成される回答の質やトーンを調整できます。
• 情報源の指定: 「以下の社内ドキュメント([ドキュメント名またはURL])と、過去1ヶ月のヘルプデスク問い合わせ履歴([履歴ファイル名またはURL])を基に」と、参照すべき情報を具体的に指定します。これにより、生成されるFAQの正確性と関連性が高まります。
• 生成内容の指示: 「新入社員がPC設定でつまずきやすい事項をFAQ形式で10項目作成してください。」のように、生成するFAQのテーマ、形式、数量を明確に指示します。
• 回答形式の指定: 「各FAQは「質問」「回答」の形式で、回答は簡潔かつ具体的に記述してください。」と、回答のフォーマットや記述スタイルを指定します。
• 表現の指示: 「専門用語は避け、新入社員が理解しやすい平易な言葉で説明してください。」のように、ターゲット読者に合わせた言葉遣いを指示します。

プロンプトを改善するための追加要素

より高度なFAQ生成を目指す場合、以下の要素をプロンプトに追加することを検討してください。

• 優先順位付け: 「特に問い合わせが多い項目を優先してください。」のように、生成するFAQの優先順位を指定します。
• 除外事項: 「既にFAQとして整備されている内容は除外してください。」のように、生成対象から除外したい項目を指定します。
• トーン&マナー: 「親しみやすいトーンで記述してください。」や「フォーマルなトーンで記述してください。」のように、回答のトーンを指定します。
• 具体例の要求: 「必要に応じて、具体的な操作画面のイメージを説明に含めてください。」のように、回答に含めるべき具体例を指示します。

CopilotによるFAQ生成でよくある課題と対策

Copilotを活用したFAQ生成では、いくつかの課題に直面することがあります。

ここでは、よくある課題とその対策について解説します。

FAQの内容が不正確・不十分な場合

原因: プロンプトの指示が曖昧、参照した情報源が古い・不完全、Copilotの解釈ミスなどが考えられます。

対策:

1. プロンプトの具体性を高める
   参照すべきドキュメントや、回答に含めるべき情報をより詳細に指定します。
2. 情報源を最新化・整理する
   Copilotが参照するドキュメントや履歴が最新かつ正確であることを確認します。
3. 追加質問で補完する
   生成されたFAQに対して、さらに質問を重ねて内容を深掘りします。
4. 人間によるレビューを徹底する
   生成されたFAQは必ず人間が確認し、正確性や網羅性をチェックします。

期待した形式で生成されない場合

原因: 回答形式の指定が不十分、Copilotが指示を誤解している可能性があります。

対策:

1. 回答形式を明確に指示する
   「箇条書きで」「表形式で」「質問と回答のペアで」など、具体的な形式をプロンプトに含めます。
2. 例を示す
   「以下のような形式で生成してください:
   質問:〇〇
   回答:△△」のように、具体的な例を示すと効果的です。

生成に時間がかかりすぎる場合

原因: 参照する情報量が多い、プロンプトが複雑すぎる、システム負荷などが考えられます。

対策:

1. 参照情報を絞る
   プロンプトで指定するドキュメントや履歴の範囲を限定します。
2. プロンプトを簡潔にする
   不要な指示を削除し、Copilotが理解しやすいシンプルなプロンプトにします。
3. 生成後に分割・編集する
   一度に大量生成せず、小分けにして生成し、後でまとめる方法も有効です。

Copilot ProとMicrosoft 365 CopilotのFAQ生成における違い

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotでは、FAQ生成における利用シーンや機能に違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用環境	Webブラウザ、Copilotアプリ、Windows Copilot	Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどのMicrosoft 365アプリ
情報参照範囲	Web上の情報、ユーザーがアップロードしたファイル	Microsoft 365内のデータ(SharePoint、OneDrive、Outlookなど)
FAQ生成の精度	一般的な情報に基づいたFAQ生成	社内ドキュメントや過去の問い合わせ履歴など、社内固有の情報に基づいたFAQ生成に強い
連携機能	限定的	Microsoft 365アプリとの高度な連携

社内FAQの自動生成においては、Microsoft 365 Copilotが、自社のデータにアクセスできるため、より的確で実用的なFAQを生成できます。

Copilot Proは、Web上の一般的な情報に基づいたFAQ生成や、個人的なドキュメントからのFAQ生成に向いています。

まとめ

Copilotを活用することで、社内FAQの作成・更新にかかる時間を大幅に削減できます。

本記事で解説したプロンプト設計の手順とポイントを参考に、FAQ自動生成の精度を高めましょう。

今後は、Teamsでの会議議事録からFAQを自動生成する機能なども活用し、さらなる業務効率化を目指せます。