【Copilot】TeamsでCopilotに会議中の専門用語を用語集形式で整理させる手順と活用例

Microsoft Teams会議中に専門用語が飛び交い、内容を正確に理解するのが難しい場合があります。

Copilotを使えば、会議の議事録から専門用語を抽出し、用語集形式で整理させることが可能です。

この記事では、Teams会議での専門用語整理の手順と、その活用例を解説します。

Teams会議の専門用語をCopilotで用語集化する仕組み

Teams会議中にCopilotが専門用語を認識し、それを整理する機能は、会議の文字起こしデータとCopilotの自然言語処理能力に基づいています。

Copilotは、会議のトランスクリプト(文字起こし)を解析します。その際、文脈から専門性が高いと判断される単語やフレーズを特定します。

さらに、これらの専門用語を定義や簡単な説明と共に用語集形式でまとめるよう指示することで、参加者全員の理解を助ける資料を作成できます。

Teams会議の専門用語を用語集形式でCopilotに整理させる手順

Teams会議の議事録をCopilotに送信し、専門用語を用語集形式で整理させる手順は以下の通りです。

1. Teams会議の文字起こしを保存する
   会議終了後、Teams会議の文字起こし(トランスクリプト)を保存します。会議の主催者または参加者が、会議チャットからトランスクリプトをダウンロードできます。
2. Copilotに議事録を要約させる
   WordまたはCopilotアプリを開きます。保存した会議のトランスクリプトをCopilotに読み込ませ、「この会議の議事録を要約してください」と指示します。
3. 専門用語の抽出と用語集化を依頼する
   議事録の要約が完了したら、続けて「この議事録の中から専門用語を抽出し、用語集形式でまとめてください。各用語には簡単な説明を加えてください。」と指示します。
4. 生成された用語集を確認・編集する
   Copilotが生成した用語集を確認します。必要に応じて、説明の追加や修正を行います。

Copilotによる用語集作成の活用例

Copilotが生成した専門用語集は、様々な場面で活用できます。

会議参加者間の理解促進

専門用語が多い会議で、参加者全員が共通の理解を持てるようにします。特に、他部署や社外の関係者が参加する会議で有効です。

新人教育・研修資料への活用

新人研修やOJTの際に、会議で使われる専門用語をまとめた資料として活用できます。学習効率の向上に繋がります。

議事録の補足資料として

議事録だけでは理解が難しい専門的な内容を、用語集で補足することで、後から議事録を見返す際の助けになります。

プロジェクト固有用語の整理

特定のプロジェクトで頻繁に使用される専門用語を整理し、プロジェクトメンバー間で共有する際のインフラとして利用できます。

Copilotでの用語集作成における注意点

専門用語の定義精度

Copilotが抽出する専門用語やその説明は、必ずしも完璧ではありません。文脈によっては誤った用語を抽出したり、説明が不十分な場合があります。

生成された用語集は、必ず人間が内容を確認し、必要に応じて修正・追記することが重要です。

機密情報・個人情報の取り扱い

会議のトランスクリプトには、機密情報や個人情報が含まれる可能性があります。

Copilotに入力する前に、これらの情報が含まれていないか確認し、必要であればマスキング(伏字化)するなどの対応が必要です。組織のセキュリティポリシーに従って利用してください。

Copilotの利用権限

Copilotを利用するには、Microsoft 365 Copilotアドオンがライセンスに紐づいている必要があります。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)または個人契約(Copilot Pro)が必要です。

また、Teams会議の文字起こし機能自体も、会議の参加者または主催者に適切な権限が必要です。通常、組織のTeams設定で許可されている場合に使用できます。

Web版Copilotとデスクトップ版Copilotでの違い

Web版Copilot(Copilotアプリ、Edge Copilot)

Webブラウザ上で動作するため、特別なソフトウェアのインストールは不要です。WordやExcelなど、他のMicrosoft 365アプリとの連携機能も利用できます。

トランスクリプトファイルを直接アップロードしてCopilotに指示を出す形式になります。

デスクトップ版Copilot(Windows Copilot)

Windows 11に統合されているCopilotです。デスクトップ上で直接操作できます。

ファイル操作との連携がスムーズな場合がありますが、Teams会議のトランスクリプトを直接読み込ませる機能は、Web版Copilotの方が直感的です。

どちらのバージョンでも、基本的な指示内容は共通しています。利用しやすい方を選択してください。

項目	Web版Copilot (Copilotアプリ/Edge)	デスクトップ版Copilot (Windows Copilot)
利用方法	Webブラウザ経由	Windows 11に統合
ファイル入力	ドラッグ&ドロップまたはアップロード	ファイルエクスプローラーからの連携
Teams連携	間接的(トランスクリプトを保存・アップロード)	間接的(トランスクリプトを保存・アップロード)
操作感	Webアプリに準拠	OS統合型

Teams会議の専門用語をCopilotで整理することで、会議内容の理解度を深め、議事録の活用価値を高めることができます。

Copilotに会議トランスクリプトを読み込ませ、専門用語を抽出・用語集化する手順を試してみてください。

生成された用語集を基に、プロジェクト固有の用語集を作成するなどの応用も可能です。

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