【Copilot】Copilotに複数資料の共通点と相違点を抽出させるプロンプト設計と活用例

複数の資料を比較検討する際、共通点や相違点を素早く把握したい場面は多いでしょう。

Copilotを活用すれば、これらの情報を効率的に抽出できます。

この記事では、Copilotに複数資料の共通点と相違点を抽出させるためのプロンプト設計方法と、具体的な活用例を解説します。

複数資料の比較にCopilotを活用する仕組み

Copilotは、Microsoft Graphに格納された情報を基に、ユーザーの指示(プロンプト)に従って情報を処理・生成します。複数の資料をアップロードして比較を指示すると、Copilotは各資料の内容を解析し、記載されている情報の類似点や差異点を特定します。

この機能は、Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft 365アプリケーション内で利用可能です。特に、長文のレポートや複数の議事録などを比較する際に、その真価を発揮します。

複数資料の共通点・相違点を抽出させるプロンプト設計

Copilotに複数資料の共通点と相違点を正確に抽出させるためには、明確なプロンプト設計が重要です。

基本となるプロンプト例

最も基本的なプロンプトは、比較したい資料を指定し、抽出したい情報を指示するものです。

1. 資料のアップロードと指示
   Copilotのチャットインターフェースを開き、比較したい資料をアップロードします。その後、「以下の資料について、共通点と相違点を抽出してください。」といった指示を入力します。
2. 具体的な指示の追加
   必要に応じて、「特に、〇〇に関する記述に注目してください。」のように、比較の焦点を絞る指示を加えます。

比較項目を指定するプロンプト例

特定の項目に絞って比較したい場合は、その項目を明記します。

1. 比較項目の列挙
   「資料Aと資料Bの、価格、機能、サポート体制における共通点と相違点をリストアップしてください。」のように、比較したい項目を具体的に列挙します。

表形式での出力を依頼するプロンプト例

抽出結果を一覧しやすくするために、表形式での出力を依頼できます。

1. 出力形式の指定
   「これらの情報を、共通点と相違点をそれぞれ別の列に記載した表形式でまとめてください。」のように、出力形式を指定します。

Copilotでの複数資料比較の活用例

Copilotを用いた複数資料の比較は、様々なビジネスシーンで活用できます。

市場調査レポートの比較

複数の市場調査レポートを比較し、共通する市場トレンドや競合他社の動向、あるいは異なる分析結果などを抽出します。これにより、市場全体の理解を深め、戦略立案の精度を高められます。

議事録の比較による決定事項の確認

過去の会議議事録を複数比較し、決定された事項、担当者、期限などを抽出・確認します。これにより、プロジェクトの進捗管理や、過去の決定事項の再確認が容易になります。

契約書の比較によるリスク管理

複数の契約書間で、異なる条項やリスクとなりうる表現、あるいは共通して注意すべき点を抽出します。法務部門や契約担当者が、契約内容の過誤やリスクを早期に発見するのに役立ちます。

製品仕様書の比較による差異の特定

異なるバージョンの製品仕様書や、競合製品の仕様書を比較し、機能追加や変更点、あるいは競合との差異を特定します。製品開発やマーケティング戦略の立案に活用できます。

Copilotで複数資料を比較する際の注意点

Copilotを活用して複数資料の比較を行う際には、いくつか注意すべき点があります。

プロンプトの具体性

Copilotの回答精度は、プロンプトの具体性に大きく依存します。「共通点と相違点を抽出して」という指示だけでは、Copilotがどのレベルで比較を行うか判断が難しく、期待通りの結果が得られない場合があります。

対処法: 比較したい観点や、特に注目してほしい項目を具体的にプロンプトに含めることが重要です。例えば、「〇〇の機能について、資料Aと資料Bでの違いを具体的に教えてください。」のように指示します。

資料の形式と量

Copilotが処理できる資料の形式や量には制限がある場合があります。非常に大量の資料や、特殊なファイル形式の場合、正しく解析できない可能性があります。

対処法: 比較する資料は、Word、PDF、PowerPointなど、Copilotが一般的にサポートしている形式に統一します。また、一度に比較する資料の数を絞る、または長文の場合は分割して指示するなどの工夫が必要です。

機密情報の取り扱い

機密性の高い情報をCopilotに入力する際は、組織のセキュリティポリシーを確認することが不可欠です。CopilotはMicrosoft 365のセキュリティとコンプライアンスの枠組みの中で動作しますが、情報漏洩のリスクをゼロにはできません。

対処法: 機密情報を含む資料をCopilotで処理する前に、必ず社内規定を確認し、許可された範囲でのみ利用します。必要に応じて、匿名化やマスキング処理を施してからCopilotに指示することも検討してください。

Copilotの回答の検証

Copilotは高度なAIですが、誤った情報を生成する可能性(ハルシネーション)もゼロではありません。生成された情報が正確であるか、必ず人間が確認・検証する必要があります。

対処法: Copilotが抽出した共通点や相違点については、元の資料を参照して事実確認を行います。特に、重要な意思決定に関わる情報の場合は、複数人でダブルチェックを行うことが推奨されます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

Copilotの利用には、個人向けのCopilot Proと、法人向けのMicrosoft 365 Copilotがあります。複数資料の比較機能は、どちらのサービスでも利用可能ですが、利用できるアプリケーションやデータ連携の範囲に違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用可能なアプリケーション	Web版Officeアプリ、Outlook(Web)、Windows Copilot	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TeamsなどMicrosoft 365アプリ(デスクトップ版・Web版)
データ連携	Web検索、Microsoftアカウントに紐づくデータ	Microsoft Graph(組織内のメール、チャット、ドキュメント、カレンダーなど)
複数資料の比較機能	Web上の情報やアップロードしたファイルに基づき可能	組織内のMicrosoft 365上のファイルや、アップロードしたファイルに基づき可能
ライセンス形態	個人向けサブスクリプション	法人向けMicrosoft 365ライセンスへのアドオン

法人利用では、Microsoft 365 Copilotが組織内のデータと連携できるため、より広範な資料比較や情報抽出が可能です。

Copilot Proは、個人で利用する際に手軽に複数資料の比較を行いたい場合に適しています。

いずれのサービスを利用する場合でも、プロンプトの設計と生成された情報の検証は、期待通りの結果を得るために不可欠なプロセスです。

まとめ

Copilotを活用することで、複数資料の共通点や相違点を効率的に抽出できます。

明確なプロンプト設計と、比較したい項目や出力形式の指定が、精度の高い結果を得る鍵となります。

Copilot ProまたはMicrosoft 365 Copilotを利用し、市場調査レポート、議事録、契約書などの比較にこの機能を活用してみてください。

抽出結果の検証を怠らず、ビジネス上の意思決定に役立てましょう。

✨

Microsoft Copilot完全解決データベース 使い方が分からない、回答がおかしい、職場で使えないなど、Copilotのあらゆるトラブル・操作ガイドを網羅しています。