【Teams】Teamsの情報バリア(Information Barriers)で部門間の通信を制限する手順

Teams会議やチャットで、意図しない情報共有が行われていませんか?

特定の部門間での情報共有を制限する必要がある場合、Microsoft Teamsの情報バリア機能が役立ちます。

この記事では、Teamsの情報バリアの概要と、部門間の通信を制限するための具体的な設定手順を解説します。

情報バリアを設定することで、コンプライアンスや機密情報の保護を強化できます。

情報バリアの仕組みと目的

Microsoft Teamsの情報バリアは、Microsoft 365のコンプライアンス機能の一つです。金融機関などで求められる、特定の部門間での情報交換を制限するために使用されます。

例えば、投資銀行部門とリサーチ部門の間で、未公開情報が安易に共有されることを防ぐといったケースが考えられます。情報バリアを設定することで、これらの部門のユーザーは、互いにチャットや会議を行うことができなくなります。

この機能は、Azure Active Directory(Azure AD)のユーザー属性に基づいて動作します。情報バリアポリシーを作成し、Azure ADで定義されたユーザーの属性(部署、役職など)に基づいて通信を制限します。

情報バリアポリシーの作成手順

情報バリアを設定するには、Microsoft 365コンプライアンスセンターでポリシーを作成する必要があります。この操作には、コンプライアンス管理者または情報ガバナンス管理者の権限が必要です。

まず、情報バリアの対象となるユーザーを定義するための「情報バリアポリシー」を作成します。ポリシーでは、通信を許可する関係と、通信を禁止する関係を定義します。

1. Microsoft 365コンプライアンスセンターへアクセス
   WebブラウザでMicrosoft 365コンプライアンスセンター(compliance.microsoft.com)にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 「情報バリア」メニューを選択
   左側のナビゲーションペインから「コンプライアンスソリューション」を展開し、「情報バリア」を選択します。
3. 「ポリシー」タブを選択
   情報バリアの管理画面が表示されたら、「ポリシー」タブを選択します。
4. 「ポリシーの作成」をクリック
   画面中央または右上の「ポリシーの作成」ボタンをクリックします。
5. ポリシー名と説明を入力
   ポリシーに分かりやすい名前(例:「部門間通信制限ポリシー」)と、必要に応じて説明を入力し、「次へ」をクリックします。
6. 「関係」の定義
   ここで、情報バリアの対象となるユーザーグループ間の関係を定義します。
7. 「関係の作成」をクリック
   「関係の作成」ボタンをクリックします。
8. 関係名を入力
   関係の名前を入力します(例:「リサーチ部門と投資銀行部門の通信禁止」)。
9. 「通信を制限する」を選択
   「この関係にあるユーザー間の通信を制限する」というオプションを選択します。
10. 対象ユーザーの選択
    「ユーザーの選択」をクリックし、通信を制限したいユーザーまたはグループを選択します。Azure ADで定義された部署などの属性に基づいた条件で選択することも可能です。
11. 「選択」をクリック
    選択したユーザーまたはグループを確認し、「選択」をクリックします。
12. 「次へ」をクリック
    入力内容を確認し、「次へ」をクリックします。
13. 「完了」をクリック
    関係の定義が完了したら、「完了」をクリックします。
14. 「次へ」をクリック
    作成した関係を確認し、「次へ」をクリックします。
15. ポリシーのレビュー
    作成したポリシーの概要が表示されます。内容を確認し、「送信」をクリックします。
16. ポリシーの有効化
    送信後、ポリシーは審査待ちの状態になります。審査が完了すると有効化され、設定が反映されます。

情報バリアポリシーの割り当て手順

ポリシーを作成したら、次はそれを特定のユーザーまたはグループに割り当てる必要があります。これにより、情報バリアの効果が適用されます。

ポリシーの割り当ては、作成したポリシーの詳細画面から行います。ここで、どのユーザーがどのポリシーの影響を受けるかを具体的に指定します。

1. Microsoft 365コンプライアンスセンターにアクセス
   再度、Microsoft 365コンプライアンスセンターにアクセスします。
2. 「情報バリア」メニューを選択
   左側のナビゲーションペインから「情報バリア」を選択します。
3. 「ポリシー」タブを選択
   「ポリシー」タブを選択し、作成済みのポリシー一覧を表示します。
4. 割り当てたいポリシーを選択
   割り当てたい情報バリアポリシーの名前をクリックして、詳細画面を開きます。
5. 「割り当て」または「ユーザーを割り当てる」ボタンをクリック
   ポリシーの詳細画面にある「割り当て」または「ユーザーを割り当てる」ボタンをクリックします。
6. 対象ユーザーまたはグループの選択
   通信を制限したいユーザーまたはグループを検索し、選択します。Azure ADの条件に基づいて選択することも可能です。
7. 「割り当て」をクリック
   選択したユーザーまたはグループを確認し、「割り当て」ボタンをクリックします。
8. 割り当ての確認
   割り当てが完了すると、ポリシーの詳細画面で「割り当てられたユーザー」として表示されます。

情報バリアの適用確認

情報バリアの設定が完了したら、実際に意図した通りに機能しているかを確認することが重要です。これにより、設定ミスや予期せぬ通信が発生していないかを把握できます。

確認は、情報バリアの対象となるユーザーアカウントを使用して、Teams上で実際に行います。制限されているはずのユーザー間でチャットや会議を試み、通信がブロックされることを確認します。

1. 対象ユーザーアカウントでTeamsにサインイン
   情報バリアが適用されるユーザーアカウント(例:リサーチ部門のユーザーA)でTeamsにサインインします。
2. 制限対象ユーザーにチャットを試みる
   通信が制限されているはずの別のユーザー(例:投資銀行部門のユーザーB)の名前を検索し、チャットを開始しようとします。
3. チャットのブロックを確認
   ユーザーBとのチャットが開始できない、または「このユーザーとの通信は制限されています」といったメッセージが表示されることを確認します。
4. Teams会議を試みる
   同様に、ユーザーBとのTeams会議をスケジュールまたは開始しようとします。
5. 会議のブロックを確認
   会議が開始できない、または参加できない旨のメッセージが表示されることを確認します。
6. 別ユーザーでの確認
   制限対象となる別のユーザーアカウント(例:投資銀行部門のユーザーB)でも同様のテストを行い、ユーザーAとの通信がブロックされることを確認します。
7. 管理センターでの確認
   必要に応じて、Microsoft 365コンプライアンスセンターの情報バリアの「割り当て」セクションで、ユーザーが正しくポリシーに紐づいているかを確認します。

情報バリア設定時の注意点とよくある誤解

情報バリアの設定は強力な機能ですが、誤った設定は意図しない通信の遮断や、逆に必要な通信まで制限してしまう可能性があります。設定前に、いくつかの注意点とよくある誤解を理解しておくことが重要です。

情報バリアの適用は即時ではない

情報バリアポリシーを作成・割り当てても、その設定がすべてのユーザーに反映されるまでには時間がかかる場合があります。一般的には数時間から最大24時間程度かかることがあります。

そのため、設定直後にテストしても期待通りの結果が得られないことがあります。設定後は、十分な時間を置いてから適用確認を行うようにしましょう。

Azure ADのユーザー属性の重要性

情報バリアは、Azure ADに登録されているユーザーの属性(部署、役職、カスタム属性など)に強く依存します。これらの属性情報が不正確または最新でない場合、情報バリアの意図した動作が保証されません。

ポリシーを作成する前に、対象となるユーザーのAzure AD属性情報が正確かつ最新であることを確認してください。必要であれば、Azure AD側で属性情報を更新する作業が必要です。

情報バリアと他のTeams機能との兼ね合い

情報バリアは、Teamsの他の機能(例:共有チャネル、外部ユーザーとのチャット)に影響を与える可能性があります。情報バリアの設定が、これらの機能の利用にどのように影響するかを事前に評価することが重要です。

例えば、情報バリアで制限されたユーザー同士が、共有チャネルを通じて間接的に通信できてしまうといったケースも考えられます。組織のコンプライアンス要件に合わせて、Teams全体のコミュニケーションポリシーを検討してください。

ポリシーの管理と定期的な見直し

組織の構造変更や人員異動に伴い、情報バリアのポリシーも定期的に見直す必要があります。不要になったポリシーの削除や、変更が必要なポリシーの更新を怠ると、コンプライアンス上のリスクにつながる可能性があります。

情報バリアの設定は、IT管理者やコンプライアンス担当者が定期的に確認し、最新の状態に保つように運用体制を構築することが推奨されます。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの違い

Microsoft Teamsの新しいバージョン(v2)でも、情報バリアの基本的な機能と設定方法は従来バージョンと大きく変わりません。コンプライアンスセンターでのポリシー管理が中心となります。

ただし、新しいTeamsのUIや一部機能の挙動は変更される可能性があります。情報バリアの設定自体はバックエンドのMicrosoft 365サービスで行われるため、Teamsクライアントのバージョンによる直接的な影響は少ないと考えられます。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

情報バリアの設定自体は、Microsoft 365コンプライアンスセンターというWebベースの管理ポータルで行われます。そのため、Mac、Windows、Webブラウザのいずれからアクセスしても、設定手順に違いはありません。

ただし、情報バリアが適用されたユーザーがTeamsを使用する際の挙動は、各クライアント(Mac版Teams、モバイル版Teams、Web版Teams)で共通です。通信が制限されているユーザーとのチャットや会議は、どのクライアントからでもブロックされます。

モバイル版Teamsでは、プッシュ通知の挙動など、一部UIの違いによる影響があるかもしれませんが、情報バリアの基本機能である「通信をブロックする」という動作はすべてのプラットフォームで一貫しています。

まとめ

Microsoft Teamsの情報バリア機能を利用することで、特定の部門間での不要な情報共有を効果的に制限できます。

この記事では、情報バリアポリシーの作成から割り当て、適用確認までの手順を解説しました。

情報バリア設定には管理者権限が必要ですが、コンプライアンス強化や機密情報保護のために非常に有効な手段です。

組織のセキュリティポリシーに合わせて、Azure ADの属性情報と連携させながら、情報バリアの活用を検討してください。

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