【Teams】Teams会議の同時通訳チャネルを設定して多言語会議を運営する手順

Microsoft Teams会議で、参加者が異なる言語を話す場合、円滑なコミュニケーションは難しくなります。そんな時、Teams会議の同時通訳機能が役立ちます。この機能を使えば、リアルタイムで言語の壁を越えた会議運営が可能です。この記事では、Teams会議で同時通訳チャネルを設定し、多言語会議をスムーズに運営するための具体的な手順を解説します。グローバルなチームとの連携を強化したい方は、ぜひ参考にしてください。

Teams会議の同時通訳機能は、会議の主催者や発表者が設定することで、参加者が自身の母国語で会議に参加できるようになります。これにより、言語の壁による誤解や遅延を防ぎ、より多くの参加者が積極的に会議へ貢献できるようになります。この機能は、国際的なビジネスシーンや多国籍なチームでの情報共有に不可欠です。

Teams会議の同時通訳機能の概要と前提条件

Microsoft Teamsの同時通訳機能は、リアルタイムで会議の音声を別の言語に翻訳し、参加者に提供するものです。これにより、異なる言語を話す参加者同士でも、互いの言語で会議に参加できます。この機能を利用するには、いくつかの前提条件があります。まず、会議の主催者または発表者が、同時通訳機能を利用できるライセンス(Microsoft 365 Enterprise E3/E5、Microsoft 365 A3/A5、Microsoft 365 Government E3/E5など)を所持している必要があります。また、利用するTeamsクライアントは最新の状態に保たれていることが推奨されます。この機能は、会議のスケジュール段階で設定する必要があり、会議開始後に設定を変更することはできません。そのため、事前に計画を立てておくことが重要です。

同時通訳者は、会議の参加者の中から指定されます。同時通訳者は、自身の言語で話された内容を、指定された言語にリアルタイムで翻訳して伝えます。このプロセスは、会議の主催者が設定した言語ペアに基づいて行われます。例えば、英語で話された内容を日本語に翻訳する場合、同時通訳者は英語を聞きながら日本語で話すことになります。参加者は、会議中に自分の聴きたい言語を選択でき、オリジナルの音声と同時通訳された音声を切り替えることが可能です。これにより、会議の理解度が向上し、より多くの参加者が積極的に発言できるようになります。

Teams会議で同時通訳チャネルを設定する手順

Teams会議で同時通訳チャネルを設定するには、会議のスケジュール設定時に特別な項目を構成する必要があります。この設定は、会議の主催者のみが行えます。以下に、具体的な手順を示します。

1. Teams会議をスケジュールする
   Microsoft Teamsの「カレンダー」を開き、新しい会議をスケジュールします。または、既存の会議の編集画面を開きます。
2. 会議の詳細を入力する
   会議のタイトル、参加者、日時などの基本情報を入力します。
3. 「会議のオプション」を開く
   会議の詳細画面の上部にある「会議のオプション」をクリックします。これにより、新しいブラウザタブで会議のオプション設定画面が開きます。
4. 「同時通訳」セクションを見つける
   会議のオプション画面をスクロールダウンし、「同時通訳」セクションを探します。
5. 同時通訳者を指定する
   「同時通訳者」の横にあるテキストボックスに、会議の参加者の中から同時通訳を担当する人の名前を入力します。複数名指定することも可能です。
6. 通訳言語を設定する
   「通訳言語」のプルダウンメニューから、会議で利用する言語のペアを設定します。「話される言語」と「通訳される言語」を選択します。例えば、話される言語を「英語」、通訳される言語を「日本語」と設定します。
7. 設定を保存する
   画面下部にある「保存」ボタンをクリックして、設定を完了します。

会議参加者が同時通訳を利用する方法

会議の主催者が同時通訳チャネルを設定した後、参加者は会議中に自分の聴きたい言語を選択して、同時通訳を聞くことができます。この操作は、会議の進行中にいつでも行えます。

1. Teams会議に参加する
   スケジュールされたTeams会議に参加します。
2. 会議コントロールを表示する
   会議ウィンドウの上部または下部にある会議コントロールを表示します。
3. 「その他の操作」メニューを開く
   「その他の操作」(「…」アイコン)をクリックします。
4. 「言語と音声」を選択する
   ドロップダウンメニューから「言語と音声」を選択します。
5. 「音声の言語」を選択する
   「音声の言語」という項目が表示されるので、ここで自分が聴きたい言語を選択します。例えば、英語の会議で日本語の通訳を聞きたい場合は、「日本語」を選択します。
6. オリジナルの音声に戻す場合
   オリジナルの会議の音声を聞きたい場合は、再度「音声の言語」メニューから「元の音声」を選択します。

参加者が言語を選択すると、Teamsは自動的にその言語の同時通訳音声に切り替えます。オリジナルの会議の音声はミュートされます。これにより、参加者は自分の母国語で会議の内容を理解できます。この機能は、会議の生産性を大幅に向上させることが期待できます。

同時通訳機能の注意点とよくある誤解

Teams会議の同時通訳機能は非常に便利ですが、利用する上でいくつか注意すべき点や、参加者が誤解しやすいポイントがあります。

同時通訳者は会議の主催者である必要はない

同時通訳者は、会議の主催者でなくても指定できます。会議の主催者は、会議の参加者リストから適切なスキルを持つ人物を選択して、同時通訳者として割り当てることが可能です。ただし、同時通訳者は会議の招待に含まれている必要があります。

同時通訳の言語ペア数には制限がある

会議ごとに設定できる同時通訳の言語ペア数には制限があります。一般的に、1つの会議で最大で約25言語のペアを設定できます。ただし、組織のテナント設定によってこの数は変更される可能性があります。設定できる言語数を超えた場合は、不要な言語ペアを削除して調整する必要があります。

会議開始後の同時通訳者・言語の追加・変更はできない

同時通訳者の追加や、通訳言語の変更は、会議のスケジュール設定時にのみ可能です。会議が開始された後では、これらの設定を変更することはできません。もし、急遽通訳者が必要になったり、通訳言語を変更する必要が生じた場合は、会議を一度終了し、スケジュール設定に戻って再設定する必要があります。このため、会議の前に必ず最終確認を行うことが重要です。

同時通訳は自動翻訳ではない

Teamsの同時通訳機能は、AIによる自動翻訳ではありません。指定された同時通訳者が、リアルタイムで人の手によって翻訳を行います。そのため、通訳の品質は、同時通訳者のスキルや経験に大きく依存します。正確で自然な翻訳のためには、十分なスキルを持つ人材を選任することが不可欠です。

参加者のデバイスや設定による影響

参加者が同時通訳を聞くためには、利用しているTeamsクライアントが最新の状態であること、およびデバイスの音声設定が適切であることが必要です。古いバージョンのTeamsアプリや、マイク・スピーカーの設定に問題がある場合、同時通訳音声が聞こえない可能性があります。また、Web版Teamsでは一部機能が制限される場合があるため、デスクトップアプリの利用が推奨されます。

新しいTeams (v2) と従来Teamsの違い

新しいTeams (v2) では、ユーザーインターフェースやパフォーマンスが改善されていますが、同時通訳機能の基本的な設定方法や利用方法に大きな変更はありません。会議のスケジュール設定時に「会議のオプション」から同時通訳者を指定し、会議中に参加者が言語を選択するという流れは従来通りです。ただし、UIの配置やデザインが変更されているため、操作に迷う場合は、Teamsのヘルプドキュメントを参照することをお勧めします。

新しいOutlookと従来Outlookの違い

Teams会議の同時通訳機能は、Teamsの機能であり、Outlookの機能ではありません。OutlookでTeams会議をスケジュールする場合でも、同時通訳の設定はTeamsの会議オプションで行います。新しいOutlook(Outlook for Windows)と従来Outlookのインターフェースの違いは、Teams会議の同時通訳機能の設定方法には直接影響しません。Teams会議のスケジュール設定は、OutlookからTeams会議へのリンクを挿入する形で行われることが一般的です。

Mac版・モバイル版・Web版Teamsでの違い

Mac版Teams: 同時通訳機能の設定・利用方法は、Windows版Teamsとほぼ同じです。会議のスケジュール設定時に「会議のオプション」から設定し、参加者は会議中に言語を選択できます。

モバイル版Teams: モバイル版Teamsでも同時通訳機能は利用可能です。会議のスケジュール設定はPC版で行う必要がありますが、参加者は会議中に自身の言語設定を変更できます。ただし、画面が小さいため、操作がやや煩雑に感じる場合があります。

Web版Teams: Web版Teamsでも同時通訳機能は利用できます。会議のスケジュール設定はPC版デスクトップアプリで行う必要があります。参加者はWeb版でも言語設定を変更できますが、一部の高度な機能やパフォーマンスにおいて、デスクトップアプリ版に劣る場合があります。安定した利用のためには、デスクトップアプリの利用が推奨されます。

まとめ

Microsoft Teamsの同時通訳チャネルを設定することで、多言語会議を円滑に運営できるようになります。この記事では、会議のスケジュール設定時に同時通訳者を指定し、参加者が聴きたい言語を選択する手順を解説しました。この機能を活用すれば、言語の壁を越えて、より多くの参加者が会議に貢献できるようになります。次に、実際に会議をスケジュールする際に、この同時通訳機能の設定を試してみてください。グローバルなチームとのコミュニケーションが、より一層スムーズになるはずです。