【Teams】Teamsのチャットで送信済みメッセージの編集・削除を管理者が制限する手順

Teamsのチャットで、送信済みのメッセージを編集・削除できないように制限したいとお考えですか?

誤送信や不適切な内容の拡散を防ぐために、管理者がこの設定を行うことは重要です。

この記事では、Teams管理者がチャットメッセージの編集・削除を制限する具体的な手順を解説します。

組織内のコミュニケーションをより安全に管理するための方法を学びましょう。

Teamsチャットメッセージの編集・削除機能の概要

Microsoft Teamsのチャット機能では、送信済みのメッセージを後から編集したり、削除したりすることが可能です。

この機能は、誤字脱字の修正や、不適切な発言の取り消しなど、コミュニケーションを円滑にするために役立ちます。

しかし、組織によっては、情報の正確性を保つため、あるいはコンプライアンスの観点から、これらの操作を制限する必要が出てくる場合があります。

管理者は、Teamsの管理センターを通じて、メッセージの編集・削除に関するポリシーを細かく設定できます。

これにより、組織全体のチャット利用に関するルールを統一し、より安全なコミュニケーション環境を構築することが可能になります。

メッセージポリシーの編集・削除制限の仕組み

Microsoft Teamsでは、組織全体のチャットや会議に関する様々な設定を「メッセージポリシー」で管理しています。

このメッセージポリシーの中に、ユーザーが送信したチャットメッセージを「編集できる時間」や「削除できるか」といった項目が含まれています。

管理者がこれらのポリシー設定を変更することで、ユーザーの操作権限を制限できます。

例えば、「メッセージの編集を無効にする」という設定にすることで、ユーザーは送信済みのメッセージを編集できなくなります。

同様に、「メッセージの削除を無効にする」設定を行えば、メッセージを削除する操作もできなくなります。

これらの設定は、特定のユーザーグループに適用することも、組織全体に適用することも可能です。

ただし、これらの設定変更は、Teamsのグローバル管理者またはTeamsサービス管理者の権限を持つユーザーのみが行えます。

Teams管理センターでメッセージ編集・削除を制限する手順

Teamsのチャットで送信済みのメッセージを編集・削除できないように制限するには、Teams管理センターでメッセージポリシーの設定を変更します。

この操作は、Teamsのグローバル管理者またはTeamsサービス管理者の権限が必要です。

1. Teams管理センターにサインインする
   Webブラウザを開き、Teams管理センターのURL(admin.teams.microsoft.com)にアクセスします。
2. メッセージポリシーの設定画面に移動する
   管理センターの左側ナビゲーションメニューから「メッセージングポリシー」を選択します。
3. 既存のポリシーを選択または新規作成する
   組織全体に適用されている「グローバル(組織全体の設定)」ポリシーを編集するか、特定のユーザーグループ用に新しいポリシーを作成します。新規作成する場合は、「ポリシーの追加」ボタンをクリックします。
4. メッセージ編集に関する設定を変更する
   ポリシー設定画面で、「メッセージの編集」という項目を探します。
5. 「メッセージの編集」を無効にする
   「メッセージの編集」のトグルスイッチを「オフ」に切り替えます。これにより、ユーザーは送信済みのメッセージを編集できなくなります。
6. メッセージ削除に関する設定を変更する
   次に、「メッセージの削除」という項目を探します。
7. 「メッセージの削除」を無効にする
   「メッセージの削除」のトグルスイッチを「オフ」に切り替えます。これにより、ユーザーは送信済みのメッセージを削除できなくなります。
8. 設定を保存する
   画面下部にある「保存」ボタンをクリックして、変更内容を保存します。

特定のユーザーグループにポリシーを適用する場合

組織全体ではなく、一部のユーザーのみに編集・削除制限を適用したい場合は、新しいメッセージポリシーを作成し、それを特定のユーザーに割り当てる必要があります。

1. 新しいポリシーを作成する
   「メッセージングポリシー」画面で、「ポリシーの追加」をクリックし、ポリシーに分かりやすい名前(例: 「編集・削除禁止ポリシー」)を付けます。
2. 編集・削除を無効にする
   上記の手順5と7と同様に、「メッセージの編集」と「メッセージの削除」を「オフ」にします。
3. ポリシーを保存する
   「保存」ボタンをクリックします。
4. ユーザーにポリシーを割り当てる
   左側ナビゲーションメニューから「ユーザー」を選択し、ポリシーを適用したいユーザーの名前をクリックします。
5. 「ポリシー」タブに移動する
   ユーザーの詳細画面で「ポリシー」タブを選択します。
6. メッセージングポリシーを割り当てる
   「メッセージングポリシー」の項目で、先ほど作成した新しいポリシー(例: 「編集・削除禁止ポリシー」)を選択し、「保存」をクリックします。

設定変更の反映と確認方法

Teams管理センターでメッセージポリシーの設定を変更した後、その変更がユーザーに反映されるまでには時間がかかる場合があります。

通常、変更は数分から最大で24時間以内に反映されます。

反映までの時間

Teamsのポリシー変更は、Exchange Onlineなどの他のMicrosoft 365サービスと同期して適用されます。

そのため、変更が即時反映されないことがあります。しばらく待ってから、ユーザーに確認してもらうのが確実です。

設定の確認方法

設定が正しく反映されたかを確認するには、ポリシーが適用されたユーザーアカウントでTeamsにサインインし、以下の操作を試します。

1. チャットメッセージを送信する
   任意のチャットでメッセージを送信します。
2. 送信済みメッセージにカーソルを合わせる
   送信したメッセージにマウスカーソルを合わせます。
3. 編集・削除オプションを確認する
   通常表示されるはずの編集(鉛筆アイコン)や削除(ゴミ箱アイコン)のオプションが表示されないことを確認します。

もし、これらのオプションが表示されず、メッセージを編集・削除できないようであれば、設定は正しく適用されています。

逆に、オプションが表示される場合は、ポリシーの適用に時間がかかっているか、別のポリシーが優先されている可能性があります。

組織ポリシー・テナント設定による影響

Teamsのメッセージポリシー設定は、組織の全体的なMicrosoft 365テナント設定や、他のポリシーとの兼ね合いによって動作が変わることがあります。

特に、Azure Active Directory (Azure AD) の条件付きアクセス ポリシーや、情報ガバナンスの保持ポリシーなどが影響を与える可能性があります。

保持ポリシーとの兼ね合い

もし組織で「保持ポリシー」が設定されている場合、メッセージは削除できなくなります。これは、コンプライアンスや法的要件のために、一定期間メッセージを保持する必要があるためです。

この場合、メッセージポリシーで削除を無効にしても、保持ポリシーによって削除が事実上制限されている状態となります。

したがって、メッセージの削除を制限したい場合は、保持ポリシーの設定も確認することが重要です。

管理者権限の確認

Teams管理センターで設定を変更するには、グローバル管理者またはTeamsサービス管理者の権限が必要です。

もし、これらの権限がない場合、メッセージポリシーの項目自体が表示されないか、変更ボタンがグレーアウトして操作できません。

この場合は、組織のIT管理者やMicrosoft 365管理者にご相談ください。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの違い

新しいTeams(v2)は、ユーザーインターフェースやパフォーマンスの改善が中心であり、管理者がメッセージポリシーを設定する基本的な仕組みに変更はありません。

Teams管理センターでのポリシー設定手順は、従来Teamsと新しいTeams(v2)のどちらを使用している場合でも、基本的に同じです。

管理センターはWebベースで提供されているため、クライアントアプリケーションのバージョンに依存せずに操作できます。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Teams管理センターでのポリシー設定は、Webブラウザを通じて行われるため、管理者側の操作にOS(Windows、Mac)やデバイス(PC、タブレット、スマートフォン)による違いはありません。

しかし、ユーザー側がTeamsクライアント(デスクトップアプリ、モバイルアプリ、Webアプリ)でメッセージを編集・削除できるかどうかは、管理者が設定したポリシーに依存します。

ポリシー設定は、どのクライアントからアクセスしても一貫して適用されます。

したがって、管理者がメッセージ編集・削除を無効にした場合、Mac版、モバイル版、Web版のいずれのTeamsクライアントからでも、ユーザーはその操作ができなくなります。

まとめ

この記事では、Microsoft Teamsのチャットで送信済みメッセージの編集・削除を管理者が制限する手順を解説しました。

Teams管理センターのメッセージポリシー設定を変更することで、組織のコミュニケーションルールを強化できます。

今後、組織のコンプライアンス要件に合わせて、メッセージポリシーを適切に管理していきましょう。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。