【Teams】Teamsの会議ポリシーでクラウド録画を特定ユーザーだけに許可する手順

Microsoft Teams会議の録画は、会議の内容を後から確認したり、欠席者に共有したりするのに非常に便利です。しかし、機密情報が含まれる会議の場合、録画できるユーザーを制限したいと考えることもあるでしょう。組織全体のポリシーで録画を無効にすると、必要な会議でも録画ができなくなってしまいます。この記事では、Teamsの会議ポリシーを使い、特定のユーザーグループだけにクラウド録画を許可する方法を解説します。これにより、セキュリティを確保しつつ、必要な会議での録画機能を活用できます。

Teams会議のクラウド録画機能は、会議の参加者全員に開放されているわけではありません。この機能は、Teamsの管理者によって設定された会議ポリシーによって制御されています。組織によっては、情報漏洩リスクを考慮し、録画機能を制限している場合があります。しかし、特定の部署やプロジェクトチームでは、議事録作成や情報共有のために録画機能が不可欠なケースも多いでしょう。本記事を読めば、そのような状況で、管理者権限を持つ方が、誰に録画を許可するかを細かく設定できるようになります。

この設定を行うことで、組織全体のセキュリティポリシーを維持しながら、必要なユーザーグループに対してのみ、Teams会議のクラウド録画機能を有効化できます。これにより、情報管理の厳格化と、業務効率化の両立が可能となります。

Teams会議ポリシーにおけるクラウド録画の仕組み

Microsoft Teamsの会議ポリシーは、管理者(Teams管理者またはグローバル管理者)がTeams環境全体または特定のユーザーグループに対して、会議や通話に関する様々な設定を制御するための仕組みです。このポリシーには、会議の参加方法、画面共有の許可、チャット機能、そしてクラウド録画機能の有効/無効などが含まれます。クラウド録画機能がオンになっている場合、会議の参加者は録画を開始・停止するオプションを利用できるようになります。録画された会議は、通常、会議の主催者や開始したユーザーのOneDrive for BusinessまたはSharePointサイトに保存されます。この保存場所もポリシーで設定可能です。特定ユーザーだけに録画を許可するということは、そのユーザーが所属するグループに、クラウド録画がオンになった会議ポリシーを適用することを意味します。

組織全体のデフォルトポリシーでクラウド録画が無効になっている場合、個々のユーザーは録画を開始できません。しかし、管理者権限を持つユーザーは、個別の会議ポリシーを作成し、そのポリシーを特定のユーザー(またはユーザーグループ)に割り当てることができます。これにより、全社的なセキュリティポリシーを維持しつつ、特定のプロジェクトチームや部門など、業務上録画が必要なグループにのみ、この機能を提供することが可能になります。この設定は、Azure Active Directory(Azure AD)グループや、Teamsで作成されたグループを利用して行われることが一般的です。

特定ユーザーにクラウド録画を許可する会議ポリシーの設定手順

この手順はTeams管理者またはグローバル管理者権限が必要です。設定はMicrosoft Teams管理センターで行います。

1. Microsoft Teams管理センターへのサインイン
   Webブラウザを開き、Microsoft 365管理センター(admin.microsoft.com)に管理者アカウントでサインインします。左側のナビゲーションメニューから「すべて表示」を選択し、「Teams」をクリックしてTeams管理センターを開きます。
2. 会議ポリシーの設定画面への移動
   Teams管理センターで、左側のナビゲーションメニューから「会議」を展開し、「会議ポリシー」を選択します。
3. 新しい会議ポリシーの作成または既存ポリシーの編集
   新しいポリシーを作成する場合:
   「ポリシーの追加」ボタンをクリックします。ポリシーに分かりやすい名前(例:「特定ユーザー向け録画許可ポリシー」)と説明を入力します。既存のポリシーを編集する場合:
   リストから編集したいポリシー(例:デフォルトポリシーや、既に存在する特定のグループ用ポリシー)を選択し、クリックします。
4. クラウド録画設定の構成
   ポリシー設定画面で、「会議の録画と文字起こし」セクションを探します。このセクションで、「会議の録画」または「クラウド録画」という項目を見つけます。この設定を「オン」に変更します。
5. その他の録画関連設定の確認(任意)
   必要に応じて、「会議の文字起こし」や「会議で録画されたコンテンツを保存する場所」などの設定も確認・変更します。保存場所は、通常「OneDrive for Business」または「SharePoint」が選択できます。
6. ポリシーの保存
   設定が完了したら、画面下部にある「保存」ボタンをクリックして、ポリシーへの変更を保存します。
7. ポリシーをユーザーに割り当てる
   Teams管理センターの左側ナビゲーションメニューで、「ユーザー」を選択します。録画を許可したいユーザーを検索して選択します。ユーザー設定画面で、「ポリシー」タブを選択します。
8. 会議ポリシーの割り当て
   「会議ポリシー」の横にある「編集」ボタンをクリックします。ドロップダウンリストから、先ほど作成または編集した(クラウド録画がオンになっている)ポリシーを選択します。
9. 変更の保存
   「保存」ボタンをクリックして、ユーザーへのポリシー割り当てを保存します。
10. グループへの割り当て(推奨)
    個々のユーザーに割り当てる代わりに、Azure ADグループやMicrosoft 365グループを作成し、そのグループにポリシーを割り当てることを推奨します。これにより、ユーザー管理が容易になります。
    グループへの割り当て手順:
    Teams管理センターの左側ナビゲーションメニューで、「組織」>「ユーザー」を選択します。画面上部の「グループにポリシーを割り当てる」をクリックします。グループを選択し、会議ポリシーを割り当てます。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの会議ポリシー設定の違い

新しいTeams (v2) と従来Teamsの管理センターにおける会議ポリシーの設定手順は、基本的な操作感や機能面で大きな違いはありません。Teams管理センターのインターフェースは、新しいTeamsのデザインに合わせて若干変更されている可能性はありますが、会議ポリシーの作成・編集、クラウド録画機能のオン/オフ設定、そしてユーザーやグループへの割り当てといった主要な機能は、いずれのバージョンでも同様に利用できます。管理者は、Teams管理センターにアクセスすれば、どちらのTeamsクライアントを使用しているユーザーに対しても、一貫したポリシー管理を行うことが可能です。したがって、新しいTeamsクライアントを使用している場合でも、上記の手順で問題なく設定できます。

特定ユーザーへのクラウド録画許可に関する注意点とよくある誤解

録画権限がすぐに反映されない

会議ポリシーの変更は、即座にすべてのユーザーに反映されない場合があります。変更が適用されるまで、数分から数時間かかることがあります。これは、Microsoft 365のサービス全体で設定が同期されるのに時間がかかるためです。

割り当てたポリシーが適用されているか確認する方法

ユーザーがどの会議ポリシーを使用しているかを確認するには、Teams管理センターでそのユーザーを選択し、「ポリシー」タブを確認します。そこに割り当てられている会議ポリシーが表示されます。また、ユーザー自身がTeamsクライアントの「設定」>「一般」で、自分がどのポリシーを使用しているかを確認できる場合もありますが、管理者権限での確認が確実です。

グループへの割り当てが管理を容易にする

個々のユーザーにポリシーを割り当てるのではなく、Azure ADグループやMicrosoft 365グループを作成し、そのグループにポリシーを割り当てる方法が推奨されます。これにより、新しいメンバーの追加や移動があった際に、グループ設定を変更するだけでポリシーが自動的に適用されるため、管理の手間が大幅に削減されます。

機密情報に対する追加のセキュリティ対策

クラウド録画を許可するポリシーを適用しても、会議の内容自体が機密であることには変わりありません。録画されたファイルは、OneDrive for BusinessやSharePointに保存されますが、これらの場所へのアクセス権限は別途適切に管理する必要があります。必要に応じて、保存場所のアクセス権限を制限したり、機密性の高い会議については、録画機能自体を無効にするか、参加者を限定するなどの追加措置を検討してください。

会議ポリシーの競合

ユーザーが複数のグループに所属しており、それらのグループに異なる会議ポリシーが割り当てられている場合、どのポリシーが優先されるかについて、Teamsの仕様に基づいた優先順位が存在します。一般的には、個別に割り当てられたポリシーがグループに割り当てられたポリシーよりも優先されます。この優先順位を理解しておくことは、予期せぬ設定になってしまうことを防ぐために重要です。

組織のコンプライアンス要件の確認

会議の録画は、組織のコンプライアンスやデータ保持ポリシーに関わる場合があります。録画機能を有効にする前に、組織のコンプライアンス部門や法務部門と連携し、録画に関する規定や要件を十分に確認してください。特に、外部との会議や、個人情報を含む可能性のある会議では注意が必要です。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

今回解説した会議ポリシーの設定は、Teamsの管理者(Teams管理者またはグローバル管理者)がTeams管理センター(Webブラウザ経由)で行うものです。この設定は、クライアントアプリケーション(Windows版、Mac版、Web版)やモバイルアプリ(iOS版、Android版)のいずれを使用しているユーザーに対しても同様に適用されます。つまり、管理者が特定ユーザーにクラウド録画を許可するポリシーを設定すれば、そのユーザーはどのデバイスからTeams会議に参加しても、録画を開始・停止する機能を利用できるようになります。ただし、会議の録画を開始・停止する操作自体は、各クライアントアプリケーションのUI(ユーザーインターフェース)に依存するため、表示が若干異なる場合があります。

例えば、モバイルアプリでは、画面上のメニューアイコンをタップして録画オプションにアクセスする必要があるかもしれません。しかし、ポリシーによって機能が有効化されている限り、その機能自体は利用可能です。Web版Teamsでも、デスクトップ版と同様のUIで録画操作が行えます。管理者が行うポリシー設定は、プラットフォームに依存しないグローバルな設定となります。