【Word】変更履歴の文字色を校閲者別に指定する!「ユーザー」設定の手順

Wordで文書を校閲するとき、変更履歴を使うと誰がどの部分を編集したかが一目でわかります。しかし、初期設定ではすべての校閲者の変更が同じ色で表示されるため、複数人で作業するときに混乱しやすいという課題があります。この記事では、Wordの「ユーザー」設定を変更して、校閲者ごとに変更履歴の文字色を指定する方法を解説します。設定を変えれば、誰の修正かを色で瞬時に見分けられるようになります。

変更履歴の文字色を校閲者別に指定するための「ユーザー」設定の仕組み

Wordの変更履歴は、既定では校閲者ごとに異なる色が自動的に割り当てられます。この色は、Wordが内部的にユーザー名とイニシャルを識別して決めており、最大で8色まで異なる色が使われます。9人目以降は色が再利用されるため、区別が難しくなる場合があります。また、ユーザー名を変更すると、そのユーザーに割り当てられた色も変わります。つまり、校閲者別に色を指定するには、各校閲者のユーザー名を正しく設定し、かつ変更履歴のオプションで色の割り当て方法を適切に選ぶ必要があります。

具体的には、以下の2つの設定が重要です。

ユーザー設定で名前とイニシャルを決める

[ファイル]タブの[オプション]にある[ユーザー設定]では、自分が文書に加えた変更の作者名とイニシャルを設定します。この名前が変更履歴の「作成者」として記録され、色の割り当てに使われます。複数の校閲者がそれぞれ自分のアカウントでWordを使っていれば、自動的に別々の色が割り当てられますが、同じPCを共有する場合などは、事前にユーザー名を変更しておく必要があります。

変更履歴のオプションで色のルールを選ぶ

[校閲]タブの[変更履歴のオプション]ダイアログでは、挿入、削除、書式変更など各変更の種類に使う色を指定できます。[色]ドロップダウンリストで「作成者ごと」を選ぶと、校閲者ごとに自動で色が変わります。一方で、特定の色を固定したい場合は、色を直接指定することもできますが、その場合は全員が同じ色になります。

校閲者別に変更履歴の色を設定する具体的な手順

ここからは、実際に手順を追って設定を変更する方法を説明します。大きく分けて、ユーザー名の変更と変更履歴オプションの設定の2ステップです。

手順1: ユーザー名とイニシャルを設定する

1. [ファイル]タブを開く
   Wordの左上にある[ファイル]タブをクリックします。
2. [オプション]をクリック
   画面左下にある[オプション]をクリックして、Wordのオプションダイアログを開きます。
3. [ユーザー設定]セクションを確認
   ダイアログの左側で[ユーザー設定]が選択されていることを確認します。右側に[ユーザー名]と[イニシャル]の入力欄があります。
4. ユーザー名とイニシャルを入力
   自分の名前とイニシャルを入力します。例えば「山田太郎」の場合、ユーザー名に「山田太郎」、イニシャルに「YT」と入力します。この名前が変更履歴の作成者として表示されます。
5. [OK]をクリック
   設定を保存してダイアログを閉じます。

注意点として、ユーザー名を変更しても、既に記録されている変更履歴の作成者は変更されません。新しい編集から新しい名前で記録されます。過去の変更の色を変えたい場合は、後述の設定で色のルールを変更すると、既存の変更履歴にも色が反映されます。

手順2: 変更履歴の色を「作成者ごと」に設定する

1. [校閲]タブを開く
   リボンの[校閲]タブをクリックします。
2. [変更履歴のオプション]を開く
   [変更履歴]グループの右下にある小さな矢印アイコンをクリックします。または、[変更履歴]ボタンの▼をクリックして[変更履歴のオプション]を選びます。
3. [色]のドロップダウンを確認
   [変更履歴のオプション]ダイアログが開きます。[挿入]、[削除]、[書式変更]などの項目があります。それぞれの右側に[色]というドロップダウンリストがあります。
4. [色]で「作成者ごと」を選ぶ
   各項目の[色]をクリックして、一覧から「作成者ごと」を選択します。これで校閲者ごとに異なる色が自動的に割り当てられます。すべての項目に同じ設定を適用するには、[すべてを既定値として設定]をクリックすると便利です。
5. [OK]をクリック
   設定を保存してダイアログを閉じます。

この設定を行えば、文書内の既存の変更履歴も校閲者別の色に自動で更新されます。新しく加える変更も、ユーザー名に応じた色で表示されます。

変更履歴の色設定でよくあるトラブルと注意点

設定を変更してもうまく色が変わらない場合や、意図しない色になることがあります。ここではよくある問題とその対処法を紹介します。

すべての校閲者が同じ色で表示されてしまう

[変更履歴のオプション]で[色]が「作成者ごと」になっていない可能性があります。手順2をもう一度確認してください。また、[挿入]、[削除]、[書式変更]のそれぞれが「作成者ごと」になっているか確認します。特に[移動]など他の項目も同様に設定する必要があります。[すべてを既定値として設定]をクリックすると、すべての項目に一括で適用できます。

ユーザー名を変更しても、既存の変更履歴の色が変わらない

ユーザー名の変更は、新しい編集に対してのみ有効です。過去の変更履歴の作成者は変更されません。ただし、[変更履歴のオプション]で色を「作成者ごと」に設定すると、Wordが文書内のすべての変更履歴を解析して、作成者ごとに色を割り当て直します。そのため、既存の変更履歴の色も自動的に変わります。もし変わらない場合は、文書をいったん閉じてから開き直してみてください。

9人以上の校閲者がいる場合、色が重複する

Wordの変更履歴で使える色は最大8色です。9人目以降は、最初の色から再利用されます。そのため、どうしても区別が必要な場合は、ユーザー名をグループ分けして、同じグループ内ではイニシャルを見分けるなどの工夫が必要です。また、[変更履歴のオプション]で特定の変更の種類に固定色を設定することもできますが、その場合、全員が同じ色になります。

変更履歴の色が画面に反映されない

変更履歴の表示モードが「すべての変更履歴」になっていることを確認してください。[校閲]タブの[変更履歴の表示]で、[すべての変更履歴]が選択されている必要があります。また、[校閲]タブの[変更履歴]がオフになっていると、変更履歴自体が表示されません。

変更履歴の色設定に関するQ&A

その他、よくある質問をまとめました。

特定の校閲者にだけ特定の色を割り当てたい

残念ながら、Wordの標準機能では特定のユーザーに固定色を割り当てることはできません。「作成者ごと」は自動割り当てのみです。どうしても固定したい場合は、VBAマクロを使用するか、アドインを利用する必要があります。

イニシャルは変更履歴の色に関係あるか

イニシャルはコメントや変更履歴のマークに表示されるだけで、色の割り当てには直接影響しません。色はユーザー名に基づいて割り振られます。ただし、ユーザー名が空欄の場合はイニシャルが使われることもあります。

既存の文書で設定を変更したら、ほかの校閲者の色も変わってしまう

その通りです。「作成者ごと」は文書全体の設定であり、すべての校閲者の色が変わります。個別に固定できないため、注意してください。

まとめ

この記事では、Wordの変更履歴で校閲者ごとに異なる色を表示する方法を解説しました。[ファイル]>[オプション]>[ユーザー設定]でユーザー名を適切に設定し、[校閲]タブの[変更履歴のオプション]で色を「作成者ごと」にすることで、どの校閲者がどの変更を加えたかが一目でわかるようになります。特に複数人で共同編集する際に、この設定は作業効率を大きく向上させます。次に文書を共有する前に、この設定を一度確認してみてください。また、[変更履歴のオプション]では表示する変更の種類を細かく調整できるので、合わせて活用すると便利です。

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