【Word】特定の校閲者の変更履歴だけを表示する!フィルタリングの設定手順

Word文書を複数人で校正すると、変更履歴が膨大になり、誰の修正がどこにあるのか把握しにくくなります。特に、特定の校閲者による変更だけを確認したい場合、フィルタリング機能を使うと効率的です。この記事では、Wordの校閲者の変更履歴をフィルタリングして、特定のユーザーの変更だけを表示する手順を詳しく解説します。

校閲者の変更履歴をフィルタリングする仕組み

Wordの校閲機能では、文書に加えられたすべての変更に校閲者名が記録されます。この校閲者名は、変更履歴吹き出しやインライン表示に表示され、誰がどの部分を修正したかを特定できます。しかし、複数人で校正すると、すべての変更履歴が表示されるため、特定の人の修正だけを見たい場合に不便です。

そこで役立つのがフィルタリング機能です。この機能を使うと、表示する校閲者を限定できるため、特定の人の変更だけを確認できます。フィルタリングは校閲タブの「表示設定」から行います。「表示設定」には、変更履歴の表示方法を細かく制御するオプションが用意されており、校閲者ごとの表示・非表示を切り替えられます。

フィルタリングは変更履歴の編集や削除には影響を与えません。あくまで表示のフィルターであり、実際の変更履歴データは保持されたままです。そのため、フィルターを解除すれば、再びすべての校閲者の変更を表示できます。

特定の校閲者の変更履歴だけを表示する手順

ここでは、Wordで特定の校閲者の変更履歴だけを表示する手順を説明します。Windows版WordとMac版Wordでメニューが異なるため、それぞれの手順を記載します。

Windows版Wordの手順

1. 校閲タブを開く
   リボンメニューから「校閲」タブをクリックします。「変更履歴」グループが表示されます。
2. 表示設定をクリック
   「変更履歴」グループの右下にある小さな矢印アイコンをクリックします。吹き出しの設定画面が開きます。
3. 校閲者を選択する
   「表示設定」ダイアログボックスが開きます。ここで「校閲者」セクションにあるチェックボックス一覧から、表示したい校閲者のチェックをオンにします。不要な校閲者はチェックを外します。
4. 設定を確定する
   「OK」ボタンをクリックします。文書上に、選択した校閲者の変更履歴だけが表示されます。
5. 表示を確認する
   変更履歴がフィルタリングされ、指定した校閲者の変更のみが吹き出しやインライン表示に現れます。すべての校閲者を表示したい場合は、再度「表示設定」を開き、すべての校閲者にチェックを入れます。

Mac版Wordの手順

1. 校閲タブを開く
   リボンメニューから「校閲」タブをクリックします。
2. 表示オプションを開く
   「変更履歴」グループの「表示設定」ボタンをクリックします。吹き出しの設定画面が開きます。
3. 校閲者を選択する
   「表示設定」ダイアログが表示されます。ここで「校閲者」の一覧から、表示したい校閲者にチェックを入れます。特定の校閲者のみ表示したい場合は、他の校閲者のチェックを外します。
4. 適用する
   「OK」ボタンをクリックすると、選択した校閲者の変更履歴のみが文書に表示されます。
5. フィルターを解除したい場合
   再度「表示設定」を開き、すべての校閲者にチェックを入れて「OK」をクリックします。

フィルタリング時の注意点とよくあるトラブル

校閲者名が一覧に表示されない

変更履歴が存在しない校閲者は一覧に表示されません。まず文書に少なくとも1つの変更履歴が必要です。変更履歴があるにもかかわらず校閲者名が表示されない場合は、変更履歴のプロパティで校閲者名が空欄になっていないか確認してください。

フィルタリングが正しく機能しない

フィルターを適用しても表示が変わらない場合、変更履歴の表示モードが「すべての変更履歴」になっているか確認します。校閲タブの「変更履歴」グループで「変更履歴の表示」が「すべての変更履歴」になっていないと、フィルターが正しく適用されません。

フィルタリングを一時的に解除する方法

フィルタリングを解除するには、「表示設定」を開いてすべての校閲者にチェックを入れてください。また、変更履歴の表示モードを「なし」にすると、一時的にすべての変更履歴を非表示にできます。ただし、フィルター設定は保持されるため、再度「すべての変更履歴」を選ぶとフィルターが復活します。

フィルタリングは印刷やPDF出力に影響する

フィルタリングを適用した状態で印刷やPDF出力を行うと、表示されている変更履歴のみが出力されます。一部の校閲者の変更だけを印刷したい場合に便利ですが、すべての変更履歴を含める必要がある場合は、フィルターを解除してから出力してください。

校閲者名が同じ場合の注意

同じ名前の校閲者が複数存在する場合、Wordはそれらを区別できません。そのため、特定の人物のみをフィルタリングしたい場合は、事前に校閲者名をユニークに設定しておくことを推奨します。

校閲者フィルタリングと変更履歴の表示モードの比較

表示モード	動作	主な用途
すべての変更履歴	すべての校閲者の変更を表示	全体の確認
フィルタリング	選択した校閲者の変更のみ表示	特定の人の確認
変更履歴なし	すべての変更履歴を非表示	最終確認

この表からわかるように、フィルタリングは特定の校閲者の変更だけを表示したい場合に最適です。一方、すべての変更を確認したい場合は「すべての変更履歴」を選択し、一時的に非表示にしたい場合は「変更履歴なし」を選びます。

まとめ

この記事では、Wordで特定の校閲者の変更履歴だけを表示するフィルタリングの設定手順を解説しました。校閲タブの「表示設定」から校閲者を選択するだけで、簡単にフィルタリングできます。この機能を使えば、複数人で校正した文書でも、特定の人の修正だけを効率的に確認できます。次に、複数の校閲者を同時にフィルタリングしたり、変更履歴の種類(挿入、削除、書式設定)ごとに表示を絞り込む方法も試してみてください。

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