【Zoom】ブレイクアウトを事前に作成して保存する設定方法

Zoomのブレイクアウトルームは、グループワークやセミナーで参加者を小グループに分ける便利な機能です。しかし、毎回手動で参加者を割り振るのは手間がかかり、特に参加人数が多いとミーティングの進行が滞ってしまいます。そこで役立つのが、事前にブレイクアウトルームの構成を作成して保存する設定です。この記事では、ミーティング前に部屋割りを準備して保存する具体的な手順を、Webポータルとデスクトップクライアントの両方から詳しく解説します。

また、CSVファイルを使った一括インポート方法や、保存した設定をテンプレートとして再利用するコツも紹介します。事前設定をマスターすれば、毎回のブレイクアウトルーム設定にかかる時間を大幅に短縮でき、ミーティングに集中できるようになります。

ブレイクアウトルームを事前に作成する仕組みとメリット

ブレイクアウトルームの事前作成機能は、ホストがミーティング開始前に部屋の数や参加者の割り当てを設定できる便利な機能です。この設定はZoomのWebポータル(zoom.us)またはデスクトップクライアントから行えます。事前に保存しておくことで、ミーティング中に手動で部屋を作成する手間を省け、時間を有効活用できます。また、割り当ては参加者のメールアドレスに基づいて行われるため、参加者がZoomにログインしていることが前提です。この機能を使えば、大規模なグループワークや定期的なワークショップでも、スムーズにグループ分けを実施できます。

ブレイクアウトルームを事前に作成して保存する手順

Zoom Webポータルでの設定手順

1. Zoom Webポータルにログインする
   ブラウザでzoom.usにアクセスし、アカウントにサインインします。
2. 「ミーティング」タブを開く
   左側のメニューから「ミーティング」をクリックし、スケジュール済みのミーティング一覧を表示します。
3. 対象ミーティングの編集画面を開く
   事前割り当てを行いたいミーティングの「編集」ボタンをクリックします。
4. ブレイクアウトルーム設定を有効にする
   画面下部の「ブレイクアウトルーム」オプションを展開し、「ブレイクアウトルームを事前に割り当てる」のチェックボックスをオンにします。
5. ルームを追加して参加者を割り当てる
   「ルームを追加」をクリックして必要な数のルームを作成します。各ルームに、参加者リストからドラッグ&ドロップで参加者を追加します。
6. 設定を保存する
   画面の「保存」ボタンをクリックして設定を確定します。これで、ミーティング開始時に自動的にブレイクアウトルームが適用されます。

デスクトップクライアントからの設定手順

1. Zoomデスクトップクライアントを開き、サインインする
   クライアントを起動し、アカウントにログインします。
2. 「ミーティング」タブに移動する
   上部メニューの「ミーティング」をクリックし、今後開催するミーティングのリストを表示します。
3. 対象ミーティングの編集アイコンをクリックする
   該当ミーティングの右側にある鉛筆アイコンをクリックし、詳細編集画面を開きます。
4. ブレイクアウトルームの事前割り当てを有効にする
   「ブレイクアウトルーム」セクションで「事前に割り当てる」のトグルをオンにします。ルームを追加し、参加者を割り当てます。
5. 保存して閉じる
   「保存」ボタンをクリックします。デスクトップクライアントの場合も、設定はZoomサーバーに保存され、ミーティング開始時に反映されます。

CSVファイルを使った一括インポート

1. CSVテンプレートをダウンロードする
   Webポータルのブレイクアウトルーム設定画面で、「CSVからインポート」を選択し、テンプレートファイルをダウンロードします。
2. CSVファイルを編集する
   テンプレートには「Email Address」「Breakout Room」の列があります。各参加者のメールアドレスと所属ルーム名を記入します。ルーム名は任意の名前で構いません。
3. ファイルをアップロードする
   編集が完了したら、「CSVをアップロード」をクリックしてファイルを選択します。すると自動的にルームが作成され、参加者が割り当てられます。
4. 設定を保存する
   画面の「保存」ボタンをクリックして完了です。CSVインポートは大人数の場合に特に有効で、手動でのドラッグ&ドロップを省略できます。

事前作成でよくあるトラブルと注意点

事前割り当てがミーティングで反映されない場合

事前に保存した設定がミーティング開始時に適用されないことがあります。主な原因は、参加者がZoomにログインしていないことです。事前割り当てはメールアドレスをキーとして動作するため、参加者が招待メールのリンクから入室しても、Zoomアカウントにログインしていないと割り当てが認識されません。また、ホストが「参加者を自由にルームを選択させる」オプションを有効にしていると、事前割り当てが無効になります。必ず「事前に割り当てられたルームに自動的に移動する」設定を確認してください。

参加者を追加・変更したい場合の注意点

ミーティングのスケジュールを変更した後、事前割り当てがリセットされることがあります。例えば、日時を変更した場合、一度保存したブレイクアウト設定が消えることがあるため、変更後は必ずブレイクアウトルームの設定を再確認しましょう。また、参加者リストを編集した際、既存の事前割り当てが自動調整されないため、新規参加者を追加した場合は手動で各ルームに割り振る必要があります。

部屋数の上限に注意する

Zoomのライセンスによって、作成できるブレイクアウトルームの数に上限があります。無料版では最大5つ、有料版では最大50〜100(アカウントタイプによる)まで作成可能です。事前作成時に上限を超えようとするとエラーが表示されます。また、各ルームに割り当てられる参加者数にも制限がないわけではありません。参加者が多すぎる場合は、ルームを増やすか参加者を分散させてください。

ミーティング中に作成する場合と事前作成の比較

この比較表から、事前作成は安定したグループ分けが必要な場面に、ミーティング中作成は柔軟性が求められる場面に適しています。用途に応じて使い分けるとよいでしょう。

まとめとして、ブレイクアウトルームを事前に作成して保存する設定をマスターすれば、ミーティング中の設定時間を大幅に短縮できます。定期的なグループワークやセミナーでは、テンプレートとして保存することで毎回同じ構成を簡単に呼び出せます。Zoom Webポータルの「ブレイクアウトルームを事前に割り当てる」機能をぜひ活用して、スムーズなグループ運営を実現してください。