【Zoom】ブレイクアウトの自由参加を有効にする手順

ブレイクアウトルームを利用する際、参加者に自分で好きな部屋を選ばせたいと思ったことはありませんか。通常、ホストが参加者を各部屋に割り当てますが、自由参加を有効にすれば、参加者自身が希望のルームを選択できます。この記事では、Zoomでブレイクアウトルームの自由参加を有効にする方法を、ミーティング中とスケジュール時の両方のケースで詳しく解説します。

ブレイクアウトルームの自由参加とは

ブレイクアウトルームの自由参加とは、ホストが参加者をあらかじめ割り当てなくても、参加者自身が画面上の「参加」ボタンから任意のブレイクアウトルームに入室できる機能です。この機能を有効にすると、参加者は複数あるルームの中から自分が話し合いたいテーマやグループを選べるため、柔軟な進行が可能になります。また、ホストが割り当て作業をする手間も省けます。ただし、この機能を使うには、Zoomのライセンスでブレイクアウトルームが有効になっている必要があります。無料版ではブレイクアウトルーム自体が使えないため注意してください。

自由参加を有効にする具体的な手順

ミーティング中に設定する方法

ミーティングを開始した後でも、ブレイクアウトルーム作成時に自由参加を設定できます。以下の手順で操作してください。

1. ブレイクアウトルームを開く
   画面下部のツールバーにある「ブレイクアウトルーム」アイコンをクリックします。アイコンが表示されていない場合は、「その他」ボタンから選択してください。
2. ルーム数と割り当て方法を選択する
   表示されるダイアログで、作成するルームの数を設定します。次に「割り当て」の項目で「参加者にルームを選択させる」を選びます。これで自由参加が有効になります。
3. ルームを作成する
   「作成」ボタンをクリックすると、ブレイクアウトルームが生成されます。参加者には「ルームを選択してください」というポップアップが表示され、各自が好きなルームに入れるようになります。

ミーティングをスケジュールするときに事前設定する方法

あらかじめミーティングのスケジュール時に自由参加を有効にしておくこともできます。この方法を使えば、ミーティング開始後にいちいち設定する必要がなくなります。

1. ミーティングをスケジュールする
   ZoomのWebポータルまたはデスクトップアプリから「スケジュール」を開き、日時やトピックなど基本情報を入力します。
2. ブレイクアウトルームのオプションを開く
   画面下部の「オプション」をクリックし、「ブレイクアウトルームの事前割り当て」を選択します。
3. 自由参加を有効にする
   「ブレイクアウトルームの事前割り当て」画面で、「参加者にルームを選択させる」のトグルをオンにします。必要に応じてルームの数や名前も設定します。設定が完了したら「保存」をクリックします。

自由参加に関する注意点と失敗しやすいポイント

参加者にルーム選択の画面が表示されない場合

自由参加が有効になっているにもかかわらず、参加者にルーム選択のポップアップが表示されないことがあります。この原因として、参加者がZoomのバージョンが古い可能性があります。参加者に最新バージョンにアップデートするよう案内してください。また、ホストがブレイクアウトルームを開く前に参加者が十分にミーティングに参加していないと、選択画面が表示されないこともあります。一度すべての参加者がメインルームにいる状態でブレイクアウトルームを開き直してください。

自由参加を許可しても、参加者がルームを移動できない

自由参加が有効な場合、参加者は最初に選択したルームから、後で別のルームに移動することも可能です。しかし、参加者が移動操作をしても反映されないときは、ホスト側で「参加者はいつでもルームに戻れる」設定が無効になっていないか確認してください。ブレイクアウトルームの設定画面で、「参加者はいつでもメインルームに戻れる」のチェックが外れていると、移動が制限されることがあります。また、ホストがすべての参加者を強制的にルームに割り当てる設定をしている場合も、自由参加が機能しません。設定を再度見直してください。

画面共有やホワイトボードとの併用時の注意

ブレイクアウトルームで画面共有やホワイトボードを使用する場合、自由参加の挙動に影響はありませんが、参加者がルームを移動すると共有中の画面やホワイトボードの内容は新しいルームに引き継がれません。そのため、グループワークで画面共有を多用する場合は、参加者にルーム移動のタイミングを事前に伝えておくことをおすすめします。

自由参加の有無によるメリットの比較

まとめ

ブレイクアウトルームの自由参加を有効にすると、参加者自身がルームを選択できるため、より主体的なグループワークが実現します。設定はミーティング中とスケジュール時のどちらでも簡単に行えます。特に、参加者の希望を尊重したい場合や、ホストの割り当て作業を減らしたい場合に便利です。次回のオンラインミーティングでは、ぜひ「参加者にルームを選択させる」オプションをオンにして、柔軟な進行を試してみてください。あわせて、参加者への事前周知やバージョン確認も忘れずに行うと、よりスムーズに運用できます。